هل أنت مسؤول عن ميزانية القطاع العام؟
إذا كان الأمر كذلك ، فأنت تفهم أن الضغوط المالية على مؤسسات القطاع العام تتزايد.
يواجه المديرون مجموعة متنوعة من مشاكل ميزانية القطاع العام. الإدارة ذات المسؤولية المالية لديها مهمة صعبة بسبب نقص التدريب ، أو تخفيض التمويل أو عدم القدرة على إجراء تغييرات.
تابع القراءة للحصول على إجابات لثلاث مشاكل في ميزانية القطاع العام وحسِّن مهارات وضع ميزانيتك.
ثلاث مشاكل في ميزانية القطاع العام وكيفية حلها
1. "ليس لدي سلطة إجراء التغييرات اللازمة."
مشكلة:
"ليس لدي سلطة إجراء تغييرات على الميزانية لصالح الخدمة. لا يمكنني استخدام ميزانيات الرواتب لتمويل أنواع أخرى من السلع والخدمات لأن الرواتب محمية. لا يمكنني تغيير مستوى رواتب الموظفين الذين أديرهم لأن هذه ثابتة ، وقسم شؤون الموظفين لا يسمح بإجراء تغييرات. "
حل:
إذا كان لصاحب الميزانية ، أو المدير ، التحكم في خدمة ما بشكل كاف ، فيجب أن يكونوا قادرين على إنشاء هيكل التوظيف الذي يطابق الخدمة. يجب إجراء أي تغييرات على الموظفين في سياق سياسات الموظفين في المنظمة. في بعض المنظمات ، قد يستغرق هذا بعض الوقت للتنفيذ. لذلك ، سيتم تحديد تكاليف الرواتب في المدى القصير ولكن يمكن تغييرها عادة على المدى الطويل مع خطة إعادة التنظيم ، والتي ستكون في كثير من الأحيان جزءًا من خطة إدارة التغيير.
من أجل العمل بنجاح داخل المنظمة ، يجب على صاحب الميزانية توضيح ما يمكن القيام به مع تحقيق وفورات في ميزانيات الرواتب. على سبيل المثال ، هل يمكن استخدامها لدعم العمل الإضافي أو مدفوعات الموظفين المؤقتة؟ قد يوفر ذلك بعض المرونة في الطريقة التي يمكن بها نشر موارد التوظيف على المدى القصير.
أفضل نصيحة لتحقيق التغييرات هي تقديم اقتراح لصناع القرار في المنظمة. يعد الحصول على دعم الإدارة العليا ضروريًا لمواءمة سلطة اتخاذ القرار مع مسؤولية الميزانية.
قد تتطلب تخفيضات الميزانية من المديرين وضع خطة بديلة لميزانيتهم.
2. "يتم خفض ميزانيتي في منتصف العام!"
مشكلة:
"أعتبر نفسي أن لديّ مهارات جيدة في مراقبة الميزانية ، لكنني محبط من جهودي في إدارة ميزانيتي لأن ميزانيتي غالباً ما يتم تخفيضها دون سابق إنذار".
حل:
غالبًا ما يكون التحكم في إنفاق القطاع العام جزءًا من السياسة المالية الوطنية. نتيجة لذلك ، تم التوفير في الكفاءة من جميع مجالات الحياة العامة التي تتلقى تمويلًا عامًا: قوات الشرطة والقوات المسلحة والسلطات المحلية والسلطات التعليمية والصحية على سبيل المثال لا الحصر. هذا هو أكثر انتشارا في وقت التقشف. في هذه الظروف ، من الصعب تحديد الميزانية المثالية بغض النظر عن العناية التي تحظى بها.
الإدارة المتسقة للميزانية على مدار العام هي الطريقة الوحيدة التي يمكن أن تظل بها المنظمة في حدود الميزانية بنهاية العام. وهذا يشمل حساب توقعات الانهيار الشهري.
قد يتم تخفيض الميزانيات في بعض المناطق لتعويض الإنفاق الزائد في مناطق أخرى. قد يواجه المديرون الذين ربما يكونون يسيطرون على ميزانياتهم بشكل جيد خلال العام تخفيضات من أجل المنظمة. قد يبدو هذا غير عادل ، لكنه يساعد إذا كان جميع الموظفين على دراية "بالصورة الكبيرة" لمنظمتهم والمتطلبات المالية العامة.
الجانب الأكثر إحباطا للعملية هو عندما يتم إجراء تغييرات في الميزانية دون سابق إنذار أو تفسير. إذا كان على المديرين تجربة تخفيضات في الميزانية في منتصف السنة المالية ، مما سيؤثر على خططهم ، فيجب دائمًا شرح أسباب التغييرات مقدمًا.
يجب على مديري الميزانية أيضًا إبلاغ الإدارة العليا بالتأثير الذي ستحدثه تخفيضات الميزانية على تحقيق الأهداف. لا يمكن القيام بذلك إلا بدقة إذا كان المدير يفهم حقًا عوامل الميزانية وملف تعريف ميزانيتهم والمكان الذي يحققون فيه الخطة الأصلية.
عند إجراء تغييرات على الميزانيات ، يجب على صاحب الميزانية إعادة التنبؤ بالميزانية بأكملها ، ثم وضع خطة جديدة للخدمة.
التدريب والتواصل الجيد ضروريان لحل مشاكل ميزانية القطاع العام.
3. "لا يوجد أحد في المنظمة لديه تدريب مالي مناسب."
مشكلة:
"في هذه المنظمة ، لم يكن هناك تدريب مالي لأصحاب الميزانية. إنها ليست مفاجأة أن لدينا أكثر من الإنفاق ، لأنه لم يتلق أي شخص أي تدريب. ومع ذلك ، يبدو أنه يوجد دائمًا ما يكفي من أموال الطوارئ للمساعدة في خدمتنا ، لذا لا يبدو أن هناك من يدعو للقلق! "
حل:
هذه واحدة من أكثر مشاكل ميزانية القطاع العام شيوعًا.
التدريب المالي ضروري عندما يكون للمؤسسة ميزانية منقولة. من الأهمية بمكان تدريب كل عضو من الموظفين يتحمل مسؤولية الميزانية.
التدريب المالي تقني وقد يكون من الصعب تقديمه داخليًا ، حيث لا يتمتع الموظفون الماليون بمهارات التدريب المناسبة. قد تكون ميزانيات التدريب محدودة أيضًا ، وغالبًا ما تكون هدفًا لخفض الميزانية عندما تكون هناك حاجة إلى توفير المال ، لكن هذا نهج قصير النظر. يجب إعطاء الأولوية لتمويل التدريب بحيث يمكن للموظفين اتخاذ قرارات مالية فعالة والمساعدة في توفير أموال المنظمة في المستقبل.
توقيت التدريب مهم أيضا. يمكن للموظفين الانضمام إلى المنظمة وتركها بشكل متكرر ، لذلك يوصى ببرنامج تدريبي مستمر. يجب أن يكون هذا التدريب على مستويات مختلفة ، بحيث يمكن لجميع الموظفين تطوير مهاراتهم فيما يتعلق بدورهم في إدارة الميزانيات.
إذا تعذر تقديم التدريب الداخلي ، تكون الدورات الخارجية متاحة. تدير هذه الدورات هيئات تمثيلية في القطاع ومعاهد ورابطات مهنية. هناك أيضًا شركات تدريب تقدم دورات تدريبية خارجية ومخصصة.
من الممكن أيضًا الحصول على أدوات التدريب ، مثل الكتب ومقاطع الفيديو والمواد التعليمية ، لمساعدة أصحاب الميزانية في تنمية أنفسهم. هناك العديد من المنتجات في السوق ، ولكن معظمها يركز على تمويل القطاع الخاص. هذا لا يساعد المديرين في حل مشاكل ميزانية القطاع العام.
سلسلة كتب HB Publications مخصصة للقطاع العام وتوفر مواد تعليمية ممتازة لمساعدة المديرين على تحسين مهاراتهم.
ماذا يمكنك أن تفعل بعد ذلك؟
يتطلب حل مشاكل ميزانية القطاع العام كفاءة مالية. يحدد كتابنا "إدارة الميزانية المنقولة" المشكلات والحلول الأخرى التي قد تجدها مفيدة.
لتطوير المهارات المالية الخاصة بك ، قم بتنزيل دليل مهارات إعداد الميزانية المجاني الخاص بنا. يأخذك الدليل إلى بعض الجوانب المهمة لإعداد الميزانية ويحتوي على تمارين لمساعدتك على تطبيق المعرفة النظرية في مكان العمل.