Budgetindstillingsprocessen er afgørende for effektiv budgetkontrol. Budgetter bør nøjagtigt afspejle de ydelser, der leveres. Der er flere budgetindstillingsteknikker, som kan bruges til både udgifter og indtægtsbudgetter.
Disse teknikker kan anvendes uafhængigt eller i kombination, afhængigt af hvilken type budget der implementeres.
De 6 almindeligt anvendte budgetindstillingsteknikker er:
- Øget budgettering
- Nulbaseret budgettering
- Kontantbegrænset budgettering
- Ressourcebegrænset budgettering
- Aktivitetsbaseret budgettering
- Beredskabsbudgettering
1. Øget budgettering
Den trinvise budgetteringsteknik bruger historiske indtægts- og udgiftsdata som udgangspunkt. Disse data er normalt erhvervet fra det foregående års budget, konti eller en kombination af de to. De historiske data bruges som basislinje til at formulere budgettet for det følgende år.
Budgettet kan fastsættes ved at gennemføre følgende procedure:
- Overvej hver budgetpost særskilt
- Tilføj eller subtrakt inflationsfaktor til de historiske data
- Juster for andre kendte faktorer som besparelser eller godkendt vækst
Fordele
- Enkel
- Hurtig
- Nøjagtigt - kun hvis der er lille ændring i aktivitet
Ulemper
- Historisk
- Overvejer ikke eventuelle fremtidige ændringer
- Forudsætter at basen er nøjagtig
- Forbindelser historiske fejl
Øget budgettering bør anvendes til udgifter, der ikke forventes at ændre sig. For eksempel: Når medarbejderne er konstante, kan lønninger budgetteres trinvist. Faktorer som lønstigning på grund af bonus eller årlig inflation kan tilføjes.
2. Nulbaseret budgettering
Den nulbaserede budgetteringsteknik er den mest anbefalede og populære teknik, da den er knyttet til forretningsplanlægningsprocessen. Det nulbaserede budget forudsætter, at alle budgetter er afledt af første principper, og at organisationen kan starte budgettet på ny - med en nulbase.
Budgettet er så baseret på de mål, der skal nås i tidsperioden uden nødvendigvis at henvise til fortiden.
Fordele
- Proaktiv og fokuseret på forretningsmål
- Realistisk og præcis
- Links til forretningsplaner
Dis-fordele
- Tidskrævende
- Kræver klare mål
- Mange organisationer kan ikke begynde med en nul base, da de har tidligere forpligtelser til at opretholde. Dette kan omfatte eksisterende personale, bygninger og kontrakter, som de er forpligtede til at fortsætte - i hvert fald på kort sigt
Fordelene ved nulbaseret budgettering opvejer generelt ulemperne. Hvor det er muligt, bør nulbaserede principper vedtages, selv når en organisation ikke kan have et komplet nulbaseret budget til at begynde med.
3. Kontantbegrænset budgettering
Kontantbegrænset budgetteringsteknik er hensigtsmæssig, når der fastsættes en grænse for de samlede nettoudgifter. Lederen skal bestemme, hvad der kan leveres inden for denne kontante grænse og oprette et budget i overensstemmelse hermed. Denne teknik kan være svær at gennemføre, når målene for virksomheden for den pågældende periode er blevet sat uden hensyntagen til kontantgrænsen.
Budgettet kan fastsættes ved at gennemføre følgende procedure:
- Identificer faste omkostninger, dvs. dem, der ikke kan reduceres
- Fordel budgettet på tværs af elementer, der er fleksible
Fordele
- Klare parametre på udgifterne
- Hurtig
- Tilbyder incitament til at øge besparelserne
Ulemper
- Tjenester må muligvis reducere kvalitet, mængde eller begge dele for at forblive inden for kontantgrænsen
- Ikke nødvendigvis forbundet med forretningsmæssige målsætninger, hvilket kan omfatte et behov for forandring eller udvikling
- Det antages, at der er tilstrækkelig fleksibilitet i budgettet til at fungere inden for den samlede pengegrænse
- Ufleksibel - Det er ikke praktisk for efterspørgselsledede / lovpligtige tjenester
4. Ressourcebegrænset budgettering
Ressourcebegrænset budgettering er nyttig, når ressourcer, som udnyttes af virksomheden, er begrænset. Ressourcebegrænsning vil normalt gælde for:
- Personale
- Udstyr
- Ejendom
- Finansiering (kontanter begrænset budget er en form for ressourcebegrænset budget)
Der er mange grunde til at begrænse ressourcerne.
For eksempel: Det kan være til gavn for hele organisationen at begrænse antallet af ansatte. Dette kan være nødvendigt, fordi rekrutteringen af en ekstra fuldtidsansatte er en løbende forpligtelse, som organisationen muligvis ikke kan opfylde. Derfor er begrænsning af personaleressourcer en fælles budgetindstilling.
Fordele
- Klare parametre på udgifterne
- Hurtig
- Organisationen opretholder stærk kontrol over sine ressourcer
Ulemper
- Ingen hensyntagen til den praktiske påvirkning af begrænsning af ressourcer og konsekvenserne for tjenester
- Ikke forbundet med forretningsmæssige målsætninger, hvilket kan omfatte et behov for forandring eller udvikling
- Ufleksibel - Det er ikke praktisk for efterspørgselsledede / lovpligtige tjenester
5. Aktivitetsbaseret budgettering
Aktivitetsbaseret budgettering er baseret på omkostningerne ved at levere en aktivitet eller tjenesteydelse. Når budgettet skal reduceres eller tilpasses, skal hver aktivitet undersøges. Der skal træffes beslutning om, hvilken aktivitet der skal ophøre eller reduceres.
Denne budgetmetode er kun mulig, hvis der er klare opdelinger mellem hver aktivitet, for at tydeligt angive, hvor ressourcerne tildeles. Når ressourcerne deles (f.eks. Personale, lokaler mv.) Er det vanskeligt at gennemføre aktivitetsbaseret budget. Nøjagtige ressourceallokeringsmetoder som den tid, der er opkrævet af personale, tildeling af kvadratmønstre og brugsforbrug mv. Vil blive påkrævet.
Fordele
- Ressourcer er tydeligt tilpasset deres serviceydelser
- Danner en base for enhedsomkostninger
- Fremhæver de dyreste aktiviteter
Ulemper
- Ressourceallokering er muligvis ikke korrekt
- Detaljeret arbejde skal udføres for at isolere hver aktivitet og de forbrugte ressourcer
- Det er ikke praktisk for tjenester, hvor der kræves en fleksibel tilgang og / eller hvor ressourcer skal flyttes mellem aktiviteter som svar på efterspørgslen
6. Beredskabsbudgettering
Beredskabsbudgetteringsteknikken anvender en bred tilgang til budgettering. Begrænset indsats bruges til at fastlægge estimater for hver budgetpost. Der ydes et beredskabsbeløb til kompensation for dårlige skøn, ændringer i efterspørgslen og utilstrækkelige ressourcer.
Beredskabsbudgettet kan anvendes fleksibelt på tværs af alle budgetposter. Beredskabets niveau afhænger af en vurdering af risikoen for fejl inden for budgettet. Hvis det vurderes, at budgettet er beregnet til et nøjagtighedsniveau på 80%, kan der tilføjes en 20% beredskab til budgettet.
Fordele
- Hurtig
- Let
- Fleksibel
Ulemper
- Unøjagtige - indebærer en masse gæt arbejde
- Utilstrækkelig tanke givet til at forbinde service med økonomi
- Svært at overvåge
Hvad er det næste?
Det er vigtigt at forstå de forskellige budgeteringsfaktorer, der skal overvejes, når budgettet indstilles. Disse faktorer er input elementet, der bestemmer udgifter og indtægter, og dermed budgettet. At forstå disse faktorer gør det muligt for budgetproducenterne at tænke kreativt og gennemføre effektiv kontrol.
Brug af de korrekte budgetindstillingsteknikker er afgørende for at indføre realistiske budgetter. Lær mere om alle de vigtige aspekter, der kræves for at fastsætte budgetter fra vores gratis vejledning til budgetindstillinger. Læringsressursen indeholder eksempler og øvelser, der gør det muligt for dig at anvende din teoretiske viden i praksis.