Er du ansvarlig for et offentligt budget?
I så fald forstår du, at det finansielle pres på de offentlige organisationer er stigende.
Ledere står over for en række offentlige budgetproblemer. Forvaltning med økonomisk ansvar har et svært arbejde på grund af manglende træning, finansieringsnedskæringer eller manglende evne til at foretage ændringer.
Læs videre for svar på tre offentlige budgetproblemer og forbedre dine budgetindstillinger.
Tre offentlige budgetproblemer og hvordan man løser dem
1. "Jeg har ikke beføjelse til at foretage nødvendige ændringer."
Problem:
"Jeg har ikke beføjelse til at foretage ændringer i budgettet til gavn for tjenesten. Jeg kan ikke bruge lønbudgetter til at finansiere andre typer varer og tjenesteydelser, fordi lønningerne er beskyttede. Jeg kan ikke ændre lønniveauet for det personale, jeg forvalter, fordi disse er faste, og personaleafdelingen tillader ikke ændringer. "
Opløsning:
Hvis en budgetindehaver eller leder skal kontrollere en tjeneste tilstrækkeligt, skal de kunne oprette en bemandingsstruktur, der svarer til tjenesten. Eventuelle ændringer i bemanding skal udføres inden for rammerne af organisationens personalepolitik. I nogle organisationer kan det tage tid at gennemføre. Derfor fastsættes lønomkostninger på kort sigt, men kan som regel ændres på længere sigt med en omorganiseringsplan, som ofte vil indgå i en forandringsplan.
For at arbejde med succes inden for organisationen skal budgetindehaveren afklare hvad der kan gøres med besparelser på lønbudgetter. Kan de f.eks. Bruges til at yde støtte til overarbejde eller midlertidigt ansatte? Dette kan give en vis fleksibilitet i, hvordan medarbejderressourcer kan udnyttes på kort sigt.
Det bedste råd til at opnå ændringer er at fremlægge et forslag til organisationens beslutningstagere. At opnå ledelsesstøtte er afgørende for at tilpasse beslutningsprocessen med budgetansvar.
Budgetnedskæringer kan kræve, at ledere foretager en alternativ plan for deres budget.
2. "Mit budget er skåret halvvejs gennem året!"
Problem:
"Jeg anser mig selv for at have gode budgetkontrolevner, men jeg er frustreret over mine bestræbelser på at styre mit budget, fordi mit budget ofte skæres uden advarsel."
Opløsning:
Styring af offentlige udgifter er ofte en del af en national finanspolitik. Som resultat heraf er der søgt om effektivitetsbesparelser fra alle områder af det offentlige liv, der modtager offentlig finansiering: politistyrken, væbnede styrker, lokale myndigheder, uddannelses- og sundhedsmyndighederne for at nævne nogle få. Dette er endnu mere udbredt i en tid med besparelse. Under disse omstændigheder er det svært at indstille det perfekte budget uanset den omsorg, der er taget.
Konsekvent budgetstyring i hele året er den eneste måde, som en organisation kan holde inden for budgettet ved årets udgang. Dette omfatter beregning af månedlige indtægtsfremskrivninger.
Budgetter kan skæres i nogle områder for at kompensere for overskydende udgifter i andre. Ledere, der måske har styret deres budgetter godt i løbet af året, kan opleve nedskæringer for organisationens skyld. Dette kan virke uretfærdigt, men det hjælper, hvis alle medarbejdere er opmærksomme på det "store billede" for deres organisation og de samlede finansielle krav.
Det mest frustrerende aspekt ved processen er, når budgetændringer foretages uden advarsel eller forklaring. Hvis ledere skal opleve budgetnedskæringer halvvejs gennem regnskabsåret, hvilket vil påvirke deres planer, skal årsagerne til ændringer altid forklares på forhånd.
Budgetchefer skal også informere den øverste ledelse om de konsekvenser, som budgetnedskæringer vil have for opnåelsen af målene. Dette kan kun gøres nøjagtigt, hvis lederen virkelig forstår budgetfaktorerne, profilen for deres budget og hvor de er i at nå den oprindelige plan.
Når budgettet ændres, skal budgetindehaveren omregne hele budgettet og derefter udvikle en ny plan for tjenesten.
Uddannelse og god kommunikation er afgørende for at løse offentlige budgetproblemer.
3. "Ingen i organisationen har en ordentlig økonomisk uddannelse."
Problem:
"I denne organisation har der ikke været nogen økonomisk uddannelse for budgetindehavere. Det er ikke en overraskelse, at vi har over udgifterne, fordi ingen har modtaget nogen uddannelse. Der ser dog altid til at være nok nødhjælp til at hjælpe vores service, så ingen synes at bekymre sig! "
Opløsning:
Dette er et af de mest almindelige budgetproblemer.
Finansiel uddannelse er afgørende, når en organisation har et decentralt budget. Det er vigtigt at uddanne hvert medarbejder, der har ansvaret for et budget.
Finansiel uddannelse er teknisk og kan være svært at levere internt, da finanspersonale ikke har de rette træningsevner. Uddannelsesbudgettet kan også være begrænset og er ofte et mål for budgetnedskæringer, når penge skal reddes, men det er en kortsynet tilgang. Finansiering til uddannelse bør prioriteres, så medarbejderne kan træffe effektive økonomiske beslutninger og hjælpe med at spare organisationens penge i fremtiden.
Timing af træningen er også vigtig. Medarbejdere kan ofte tilmelde sig og forlade organisationen, så et løbende træningsprogram anbefales. Denne uddannelse skal være på forskellige niveauer, så alle medarbejdere kan udvikle deres færdigheder i forhold til deres rolle i forvaltningen af budgetter.
Hvis intern træning ikke kan leveres, er eksterne kurser tilgængelige. Disse kurser drives af repræsentative organer i sektoren og af faglige institutter og foreninger. Der er også træningsfirmaer, der leverer både eksterne og skræddersyede kurser.
Det er også muligt at få uddannelseshjælpemidler, såsom bøger, videoer og læringsmaterialer, for at hjælpe budgetindehavere med deres selvudvikling. Der er mange produkter på markedet, men de fleste er fokuseret på privat sektor finansiering. Dette hjælper ikke ledere med at løse offentlige budgetproblemer.
HB Publications serier er specifikke for den offentlige sektor og giver fremragende læringsmateriale til at hjælpe ledere med at forbedre deres færdigheder.
Hvad kan du gøre næste?
At løse offentlige budgetproblemer kræver finansiel kompetence. Vores bog "Managing the Devolved Budget" beskriver andre problemer og løsninger, som du måske finder nyttige.
For at udvikle dine egne økonomiske færdigheder kan du downloade vores gratis budgetindstilling færdighedsguide. Vejledningen tager dig gennem nogle vigtige aspekter ved at oprette et budget og indeholder øvelser til at hjælpe dig med at anvende teoretisk viden på arbejdspladsen.