Sind Sie für ein öffentliches Budget verantwortlich?
Wenn ja, verstehen Sie, dass der finanzielle Druck auf öffentliche Organisationen zunimmt.
Manager stehen vor einer Reihe von Haushaltsproblemen des öffentlichen Sektors. Manager mit finanzieller Verantwortung haben eine schwierige Aufgabe aufgrund mangelnder Schulungen, Kürzungen bei der Finanzierung oder der Unfähigkeit, Änderungen vorzunehmen.
Lesen Sie weiter, um Antworten auf drei Haushaltsprobleme des öffentlichen Sektors zu erhalten, und verbessern Sie Ihr Budget.
Drei Probleme des öffentlichen Haushalts und deren Lösung
1. "Ich habe nicht die Berechtigung, notwendige Änderungen vorzunehmen."
Problem:
„Ich habe nicht die Befugnis, das Budget zum Wohle des Dienstes zu ändern. Ich kann keine Gehaltsbudgets verwenden, um andere Arten von Waren und Dienstleistungen zu finanzieren, da die Gehälter geschützt sind. Ich kann die Gehaltsstufe der von mir verwalteten Mitarbeiter nicht ändern, da diese fix sind und die Personalabteilung keine Änderungen zulässt. “
Lösung:
Wenn ein Budgethalter oder ein Manager einen Dienst angemessen steuern soll, sollte er in der Lage sein, eine dem Dienst entsprechende Personalstruktur zu schaffen. Alle Änderungen an der Besetzung sollten im Rahmen der Personalrichtlinien der Organisation vorgenommen werden. In einigen Organisationen kann die Implementierung einige Zeit in Anspruch nehmen. Daher werden die Gehaltskosten kurzfristig festgelegt, können jedoch in der Regel längerfristig mit einem Reorganisationsplan geändert werden, der häufig Bestandteil eines Änderungsmanagementplans ist.
Um innerhalb der Organisation erfolgreich zu arbeiten, muss der Budgethalter klären, was mit Einsparungen bei den Gehaltsbudgets erreicht werden kann. Können sie beispielsweise zur Unterstützung von Überstunden oder temporären Zahlungen von Mitarbeitern verwendet werden? Dies kann zu einer gewissen Flexibilität in der Art und Weise führen, wie Personalressourcen kurzfristig eingesetzt werden können.
Der beste Rat, um Veränderungen zu erreichen, ist, den Entscheidungsträgern der Organisation einen Vorschlag zu unterbreiten. Die Unterstützung von Führungskräften ist unerlässlich, um die Entscheidungsbefugnis mit der Haushaltsverantwortung in Einklang zu bringen.
Bei Haushaltskürzungen müssen die Manager möglicherweise einen alternativen Plan für ihr Budget erstellen.
2. "Mein Budget wird zur Hälfte des Jahres gekürzt!"
Problem:
"Ich halte mich für gute Haushaltskontrollfähigkeiten, aber ich bin frustriert in meinen Bemühungen, mein Budget zu verwalten, da mein Budget oft ohne Vorwarnung gekürzt wird."
Lösung:
Die Kontrolle der Ausgaben des öffentlichen Sektors ist häufig Teil einer nationalen Steuerpolitik. Infolgedessen wurden in allen Bereichen des öffentlichen Lebens, die öffentliche Mittel erhalten, Effizienzgewinne angestrebt: Polizei, Streitkräfte, lokale Behörden, Bildungs- und Gesundheitsbehörden, um nur einige zu nennen. Dies gilt umso mehr in Zeiten der Sparpolitik. Unter diesen Umständen ist es schwierig, unabhängig von der Sorgfalt das perfekte Budget festzulegen.
Eine konsistente Budgetverwaltung während des ganzen Jahres ist die einzige Möglichkeit, mit der eine Organisation bis zum Jahresende im Budget bleiben kann. Dies beinhaltet die Berechnung der monatlichen Ertragsprognosen.
In einigen Bereichen können die Budgets gekürzt werden, um die übermäßigen Ausgaben in anderen Bereichen auszugleichen. Manager, die ihre Budgets im Laufe des Jahres möglicherweise gut kontrolliert haben, können im Interesse der Organisation Kürzungen erfahren. Dies mag ungerecht erscheinen, aber es ist hilfreich, wenn alle Mitarbeiter sich des "großen Ganzen" für ihre Organisation und des gesamten finanziellen Bedarfs bewusst sind.
Der frustrierendste Aspekt des Prozesses ist, wenn Budgetänderungen ohne Warnung oder Erklärung vorgenommen werden. Wenn die Manager während des Geschäftsjahres Haushaltskürzungen vornehmen müssen, die sich auf ihre Pläne auswirken, sollten die Gründe für Änderungen immer vorab erläutert werden.
Budgetmanager müssen das obere Management darüber informieren, welche Auswirkungen die Budgetkürzungen auf die Erreichung der Ziele haben werden. Dies kann nur dann genau erfolgen, wenn der Manager die Budgetfaktoren, das Profil des Budgets und den Stand der Erreichung des ursprünglichen Plans wirklich versteht.
Wenn Änderungen an den Budgets vorgenommen werden, sollte der Budgetinhaber das gesamte Budget neu prognostizieren und dann einen neuen Plan für den Service entwickeln.
Schulungen und eine gute Kommunikation sind für die Lösung der Haushaltsprobleme im öffentlichen Sektor von wesentlicher Bedeutung.
3. "Niemand in der Organisation hat eine angemessene finanzielle Ausbildung."
Problem:
„In dieser Organisation gab es keine finanziellen Schulungen für die Budgethalter. Es ist keine Überraschung, dass wir über Ausgaben verfügen, weil niemand eine Ausbildung erhalten hat. Es scheint jedoch immer genug Geld für Notfälle zu geben, um unserem Service zu helfen, sodass sich niemand Sorgen zu machen scheint! “
Lösung:
Dies ist eines der häufigsten Probleme des öffentlichen Haushalts.
Finanzielle Schulungen sind wichtig, wenn eine Organisation über ein Budget verfügt. Es ist wichtig, jeden Mitarbeiter zu schulen, der für ein Budget verantwortlich ist.
Finanzschulungen sind technisch und können intern schwer durchführbar sein, da Finanzmitarbeiter nicht über die entsprechenden Schulungsfähigkeiten verfügen. Schulungsbudgets können auch begrenzt sein und sind häufig ein Ziel für Budgetkürzungen, wenn Geld eingespart werden muss. Dies ist jedoch ein kurzsichtiger Ansatz. Die Finanzierung der Schulungen sollte priorisiert werden, damit die Mitarbeiter effektive finanzielle Entscheidungen treffen und der Organisation helfen können, Geld für die Zukunft zu sparen.
Der Zeitpunkt des Trainings ist ebenfalls wichtig. Mitarbeiter können häufig der Organisation beitreten und diese verlassen, daher wird ein fortlaufendes Schulungsprogramm empfohlen. Diese Schulung sollte auf verschiedenen Ebenen erfolgen, damit alle Mitarbeiter ihre Fähigkeiten in Bezug auf ihre Rolle bei der Verwaltung des Budgets entwickeln können.
Wenn keine internen Schulungen angeboten werden können, stehen externe Kurse zur Verfügung. Diese Kurse werden von Vertretern der Branche sowie von Fachinstituten und Verbänden durchgeführt. Es gibt auch Schulungsfirmen, die sowohl externe als auch maßgeschneiderte Schulungen anbieten.
Es ist auch möglich, Schulungshilfen wie Bücher, Videos und Lernmaterialien zu erhalten, um den Budget-Inhabern bei ihrer Selbstentwicklung zu helfen. Es gibt viele Produkte auf dem Markt, aber die meisten konzentrieren sich auf die Finanzierung des privaten Sektors. Dies hilft Managern nicht bei der Lösung öffentlicher Haushaltsprobleme.
Die Buchreihe von HB Publications ist spezifisch für den öffentlichen Sektor und bietet hervorragendes Lernmaterial, mit dem Manager ihre Fähigkeiten verbessern können.
Was kannst du als nächstes tun?
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