El proceso de establecimiento del presupuesto es crucial para un control presupuestario efectivo. Los presupuestos deben reflejar con precisión los servicios que se prestan. Existen varias técnicas para establecer el presupuesto que se pueden usar para los presupuestos de gastos e ingresos.
Estas técnicas se pueden utilizar de forma independiente o en combinación, según el tipo de presupuesto implementado.
Las 6 técnicas de configuración de presupuesto más utilizadas son:
- Presupuesto incremental
- Presupuesto basado en cero
- Presupuesto limitado en efectivo
- Presupuesto de recursos restringidos
- Presupuesto basado en actividades
- Presupuesto de contingencia
1. Presupuesto incremental
La técnica de presupuesto incremental utiliza datos históricos de ingresos y gastos como punto de partida. Estos datos generalmente se obtienen del presupuesto del año anterior, las cuentas o una combinación de los dos. Los datos históricos se utilizan como base para formular el presupuesto para el año siguiente.
El presupuesto se puede establecer implementando el siguiente procedimiento:
- Considere cada partida del presupuesto por separado
- Sumar o restar el factor de inflación a los datos históricos.
- Ajuste por otros factores conocidos, como ahorros o crecimiento aprobado
Ventajas
- Sencillo
- Rápido
- Preciso - solo si hay pocos cambios en la actividad
Desventajas
- Histórico
- No considera cambios futuros necesarios.
- Asume que la base es precisa
- Errores históricos compuestos
El presupuesto incremental se debe utilizar para gastos que probablemente no cambien. Por ejemplo: cuando el personal es constante, los salarios se pueden presupuestar de forma incremental. Se pueden agregar factores como el aumento en el pago debido a una bonificación o tasa de inflación anual.
2. Presupuesto de base cero
La técnica de presupuestación basada en cero es la técnica más recomendada y popular, ya que está vinculada al proceso de planificación de negocios. El presupuesto de base cero supone que todos los presupuestos se derivan de los primeros principios y que la organización puede comenzar el presupuesto de nuevo, con una base cero.
El presupuesto se basa entonces en los objetivos que se deben alcanzar en el período de tiempo, sin referirse necesariamente al pasado.
Ventajas
- Proactivo y enfocado al objetivo empresarial.
- Realista y precisa
- Enlaces a planes de negocio.
Dis-ventajas
- Pérdida de tiempo
- Requiere objetivos claros
- Muchas organizaciones no pueden comenzar con una base cero, ya que tienen compromisos previos que cumplir. Esto puede incluir el personal, los edificios y los contratos existentes, que están obligados a continuar, al menos a corto plazo.
Las ventajas del presupuesto basado en cero generalmente superan las desventajas. Donde sea posible, se deberían adoptar principios basados en cero, incluso cuando una organización no puede tener un presupuesto completo de base cero para empezar.
3. Presupuesto limitado en efectivo
La técnica de presupuesto de efectivo limitado es apropiada cuando se establece un límite en el gasto neto total. El gerente debe determinar qué se puede entregar dentro de este límite de efectivo y crear un presupuesto en consecuencia. Esta técnica puede ser difícil de implementar cuando los objetivos del negocio para ese período de tiempo se han establecido sin tener en cuenta el límite de efectivo.
El presupuesto se puede establecer implementando el siguiente procedimiento:
- Identificar costos fijos, es decir, aquellos que no pueden ser reducidos.
- Distribuya el saldo del presupuesto en ítems flexibles.
Ventajas
- Parámetros claros sobre el gasto
- Rápido
- Proporciona incentivo para aumentar el ahorro.
Desventajas
- Es posible que los servicios deban disminuir la calidad, la cantidad o ambos para permanecer dentro del límite de efectivo
- No necesariamente vinculado a los objetivos de negocios, que pueden incluir una necesidad de cambio o desarrollo
- Presume que hay suficiente flexibilidad en el presupuesto para operar dentro del límite general de efectivo
- Inflexible - No es práctico para servicios de demanda / estatutarios.
4. Presupuesto restringido de recursos
El presupuesto de recursos restringidos es útil cuando los recursos que utilizará la empresa están restringidos. La restricción de recursos generalmente se aplicará a:
- Personal
- Equipo
- Propiedad
- Finanzas (presupuesto limitado en efectivo es una forma de presupuesto con recursos limitados)
Hay muchas razones para restringir los recursos.
Por ejemplo: puede ser beneficioso para toda la organización restringir los números de personal. Esto puede ser necesario porque reclutar un personal adicional de tiempo completo es un compromiso continuo que la organización no puede cumplir. Por lo tanto, la restricción de recursos de personal es un enfoque de configuración de presupuesto común.
Ventajas
- Parámetros claros sobre el gasto
- Rápido
- La organización mantiene un fuerte control sobre sus recursos.
Desventajas
- No se tiene en cuenta el impacto práctico de la restricción de recursos y el impacto en los servicios
- No está vinculado a los objetivos del negocio, que pueden incluir una necesidad de cambio o desarrollo
- Inflexible - No es práctico para servicios de demanda / estatutarios.
5. Presupuesto basado en actividades
El presupuesto basado en actividades se basa en el costo de proporcionar una actividad o servicio. Cuando el presupuesto deba reducirse o ajustarse, se deberá examinar cada actividad. Se requerirá una decisión sobre qué actividad debe cesar o reducirse.
Este método de presupuestación solo es posible si hay divisiones claras entre cada actividad, para indicar claramente dónde se asignan los recursos. Cuando se comparten recursos (como personal, locales, etc.), la implementación del presupuesto basado en actividades es difícil. Se requerirán métodos de asignación de recursos precisos, como el tiempo que cobra el personal, la asignación de pies cuadrados, el uso de servicios públicos, etc.
Ventajas
- Los recursos se ajustan claramente a su prestación de servicios.
- Forma una base para el costeo unitario.
- Destacan las actividades más caras.
Desventajas
- La asignación de recursos puede no ser precisa
- Se debe realizar un trabajo detallado para aislar cada actividad y los recursos consumidos
- No es práctico para servicios donde se requiere un enfoque flexible y / o donde los recursos deben moverse entre las actividades en respuesta a la demanda.
6. Presupuesto de contingencia
La técnica de presupuesto de contingencia utiliza un enfoque amplio para el presupuesto. Se utiliza un esfuerzo limitado para establecer estimaciones para cada partida presupuestaria. Se proporciona una cantidad de contingencia para compensar las estimaciones deficientes, los cambios en la demanda y los recursos insuficientes.
El presupuesto de contingencia se puede utilizar de manera flexible en cualquiera de las líneas presupuestarias. El nivel de la contingencia dependerá de una estimación del riesgo de error dentro del presupuesto. Si se considera que el presupuesto se ha calculado con un nivel de precisión del 80%, se puede agregar una contingencia del 20% al presupuesto.
Ventajas
- Rápido
- Fácil
- Flexible
Desventajas
- Inexacto - implica mucho trabajo de adivinanzas
- Insuficiente pensamiento para vincular el servicio con las finanzas.
- Difícil de monitorear
¿Qué sigue?
Es importante comprender los diferentes factores de presupuesto que deben considerarse al establecer el presupuesto. Estos factores son el elemento de entrada que determinó el gasto y los ingresos, y por lo tanto el presupuesto. La comprensión de estos factores permite a los responsables del presupuesto pensar creativamente e implementar un control efectivo.
Usar las técnicas de configuración de presupuesto correctas es crucial para establecer presupuestos realistas. Obtenga más información sobre todos los aspectos importantes que se requieren para establecer los presupuestos en nuestra guía gratuita "Habilidades para establecer el presupuesto". El recurso de aprendizaje contiene ejemplos y ejercicios que le permiten aplicar sus conocimientos teóricos en la práctica.