Le processus de fixation du budget est crucial pour un contrôle budgétaire efficace. Les budgets doivent refléter avec précision les services fournis. Plusieurs techniques d’établissement de budget peuvent être utilisées pour les budgets de dépenses et de revenus.
Ces techniques peuvent être utilisées indépendamment ou en combinaison, en fonction du type de budget mis en œuvre.
Les 6 techniques d'établissement du budget les plus utilisées sont:
- Budgétisation incrémentale
- Budgétisation zéro
- Budget limité en espèces
- Budgétisation restreinte en ressources
- Budgétisation par activité
- Budgétisation pour imprévus
1. La budgétisation incrémentale
La technique de budgétisation incrémentale utilise les données historiques de revenus et de dépenses comme point de départ. Ces données sont généralement acquises à partir du budget, des comptes de l’année précédente ou d’une combinaison des deux. Les données historiques sont utilisées comme base pour formuler le budget pour l'année suivante.
Le budget peut être défini en appliquant la procédure suivante:
- Considérez chaque poste budgétaire séparément
- Ajouter ou soustraire le facteur d'inflation aux données historiques
- Ajustement pour d'autres facteurs connus tels que l'épargne ou la croissance approuvée
Avantages
- Simple
- Rapide
- Précis - seulement s'il y a peu de changement d'activité
Désavantages
- Historique
- Ne considère pas les modifications futures nécessaires
- Suppose que la base est exacte
- Compose des erreurs historiques
La budgétisation incrémentielle doit être utilisée pour les dépenses qui ne risquent pas de changer. Par exemple: lorsque le personnel est constant, les salaires peuvent être budgétisés de manière incrémentielle. Des facteurs tels que l'augmentation de la rémunération due à un bonus ou au taux d'inflation annuel peuvent être ajoutés.
2. La budgétisation à base zéro
La technique de budgétisation de base zéro est la technique la plus recommandée et la plus répandue, car elle est liée au processus de planification des activités. Le budget de base zéro suppose que tous les budgets sont dérivés des principes premiers et que l’organisation peut recommencer le budget à nouveau - avec une base zéro.
Le budget est ensuite basé sur les objectifs à atteindre dans la période, sans nécessairement faire référence au passé.
Avantages
- Proactif et axé sur l'objectif commercial
- Réaliste et précis
- Liens dans les plans d'affaires
Désavantages
- Long
- Nécessite des objectifs clairs
- De nombreuses organisations ne peuvent pas commencer avec une base zéro car elles ont des engagements antérieurs à respecter. Cela peut inclure le personnel, les immeubles et les contrats existants, qu’ils sont obligés de maintenir - du moins à court terme.
Les avantages de la budgétisation à base zéro l'emportent généralement sur les inconvénients. Dans la mesure du possible, des principes de base zéro devraient être adoptés, même lorsqu'une organisation ne peut pas disposer d'un budget de base zéro complet.
3. Budget limité en espèces
La technique de budgétisation limitée en espèces est appropriée quand une limite est fixée aux dépenses nettes totales. Le responsable doit déterminer ce qui peut être livré dans les limites de cette limite de trésorerie et créer un budget en conséquence. Cette technique peut être difficile à mettre en œuvre lorsque les objectifs de l'entreprise pour cette période ont été définis sans tenir compte de la limite de trésorerie.
Le budget peut être défini en appliquant la procédure suivante:
- Identifier les coûts fixes, c'est-à-dire ceux qui ne peuvent pas être réduits
- Répartir le solde du budget sur des postes flexibles
Avantages
- Paramètres clairs sur les dépenses
- Rapide
- Incite à augmenter les économies
Désavantages
- Les services peuvent devoir diminuer la qualité, la quantité ou les deux pour rester dans les limites de trésorerie
- Pas nécessairement lié aux objectifs de l'entreprise, ce qui peut inclure un besoin de changement ou de développement
- Présume que le budget est suffisamment flexible pour fonctionner dans les limites de la limite de trésorerie globale
- Inflexible - Ce n'est pas pratique pour les services basés sur la demande / statutaires
4. Budgétisation restreinte en ressources
La budgétisation restreinte aux ressources est utile lorsque les ressources devant être utilisées par l'entreprise sont restreintes. La restriction de ressources s'appliquera généralement à:
- Personnel
- Équipement
- Propriété
- Finance (le budget limité en espèces est une forme de budget limité en ressources)
Il existe de nombreuses raisons pour limiter les ressources.
Par exemple: il peut être avantageux pour l’ensemble de l’organisation de limiter les effectifs. Cela peut être nécessaire car recruter du personnel supplémentaire à temps plein est un engagement permanent que l’organisation ne sera peut-être pas en mesure de remplir. Par conséquent, la limitation des ressources en personnel est une approche commune d'établissement du budget.
Avantages
- Paramètres clairs sur les dépenses
- Rapide
- L'organisation maintient un fort contrôle sur ses ressources
Désavantages
- Absence de prise en compte de l'impact pratique de la limitation des ressources et de l'impact sur les services
- Pas de lien avec les objectifs de l'entreprise, pouvant inclure un besoin de changement ou de développement
- Inflexible - Ce n'est pas pratique pour les services basés sur la demande / statutaires
5. Budgétisation par activité
La budgétisation basée sur les activités est basée sur le coût de la fourniture d'une activité ou d'un service. Lorsque le budget doit être réduit ou ajusté, chaque activité devra être examinée. Une décision sera nécessaire quant à l'activité à cesser ou à réduire.
Cette méthode de budgétisation n'est possible que s'il existe des divisions claires entre chaque activité, pour indiquer clairement où les ressources sont allouées. Lorsque les ressources sont partagées (personnel, locaux, etc.), il est difficile d’exécuter le budget par activité. Des méthodes précises d’allocation des ressources telles que le temps facturé par le personnel, l’attribution de la superficie en pieds carrés, l’utilisation des services publics, etc. seront nécessaires.
Avantages
- Les ressources sont clairement adaptées à sa prestation de service
- Forme une base pour les coûts unitaires
- Met en évidence les activités les plus chères
Désavantages
- L'allocation des ressources peut ne pas être exacte
- Des travaux détaillés doivent être entrepris pour isoler chaque activité et les ressources consommées
- Il n’est pas pratique pour les services exigeant une approche flexible et / ou des ressources devant être déplacées d’une activité à l’autre en réponse à la demande.
6. Budgétisation pour imprévus
La technique de budgétisation pour imprévus utilise une approche large de la budgétisation. Des efforts limités sont utilisés pour établir des estimations pour chaque poste budgétaire. Un montant pour éventualités est fourni pour compenser les mauvaises estimations, les changements de la demande et les ressources insuffisantes.
Le budget pour imprévus peut être utilisé de manière flexible dans toutes les rubriques du budget. Le niveau de l’éventualité dépendra d’une estimation du risque d’erreur dans le budget. Si l'on considère que le budget a été calculé avec un niveau de précision de 80%, une réserve pour imprévus de 20% peut être ajoutée au budget.
Avantages
- Rapide
- Facile
- Flexible
Désavantages
- Imprécis - implique beaucoup de travail de conjecture
- Pensée insuffisante pour lier le service à la finance
- Difficile à surveiller
Et ensuite?
Il est important de comprendre les différents facteurs budgétaires à prendre en compte lors de l'établissement du budget. Ces facteurs sont l’élément d’intrant qui a déterminé les dépenses et les revenus, et donc le budget. La compréhension de ces facteurs permet aux responsables des budgets de penser de manière créative et d’appliquer un contrôle efficace.
L'utilisation des techniques de fixation du budget correct est cruciale pour la définition de budgets réalistes. Pour en savoir plus sur tous les aspects importants nécessaires à la définition des budgets, consultez notre guide gratuit «Compétences en établissement de budget» La ressource d’apprentissage contient des exemples et des exercices qui vous permettent d’appliquer concrètement vos connaissances théoriques.