Êtes-vous responsable d'un budget du secteur public?
Si tel est le cas, vous comprenez que la pression financière sur les organisations du secteur public augmente.
Les gestionnaires sont confrontés à divers problèmes budgétaires du secteur public. Les gestionnaires ayant des responsabilités financières ont un travail difficile en raison du manque de formation, de coupes budgétaires ou de leur incapacité à apporter des changements.
Poursuivez votre lecture pour trouver des réponses à trois problèmes budgétaires du secteur public et améliorer vos compétences en matière d'établissement de budget.
Trois problèmes de budget du secteur public et comment les résoudre
1. «Je n'ai pas le pouvoir de faire les changements nécessaires.»
Problème:
«Je n'ai pas le pouvoir de modifier le budget pour le bien du service. Je ne peux pas utiliser les budgets salariaux pour financer d'autres types de biens et services, car les salaires sont protégés. Je ne peux pas modifier le niveau de rémunération du personnel que je gère, car celui-ci est fixe et que le service du personnel n'autorise pas de changement. ”
Solution:
Si un titulaire de budget ou un responsable doit contrôler de manière adéquate un service, il devrait être en mesure de créer une structure de recrutement correspondant au service. Toute modification de la dotation en personnel doit être effectuée dans le contexte des politiques du personnel de l'organisation. Dans certaines organisations, la mise en œuvre peut prendre du temps. Par conséquent, les coûts salariaux seront fixés à court terme mais peuvent généralement être modifiés à plus long terme avec un plan de réorganisation, qui fera souvent partie d'un plan de gestion du changement.
Pour pouvoir travailler avec succès au sein de l'organisation, le responsable du budget doit clarifier les possibilités d'économies réalisées sur les budgets salariaux. Par exemple, peuvent-ils être utilisés pour financer des heures supplémentaires ou des rémunérations de personnel temporaire? Cela peut offrir une certaine flexibilité dans la manière dont les ressources en personnel peuvent être déployées à court terme.
Le meilleur conseil pour obtenir des changements est de présenter une proposition aux décideurs de l'organisation. Obtenir l'appui de la haute direction est essentiel pour aligner le pouvoir décisionnel sur la responsabilité budgétaire.
Les coupes budgétaires peuvent obliger les gestionnaires à élaborer un autre plan pour leur budget.
2. "Mon budget est réduit au milieu de l'année!"
Problème:
«Je considère que j'ai de bonnes compétences en contrôle budgétaire, mais je suis frustré dans mes efforts pour gérer mon budget car mon budget est souvent réduit sans préavis."
Solution:
Le contrôle des dépenses du secteur public fait souvent partie d’une politique budgétaire nationale. En conséquence, des économies d’efficacité ont été recherchées dans tous les domaines de la vie publique bénéficiant d’un financement public: forces de police, forces armées, autorités locales, autorités de l’éducation et de la santé, pour ne nommer que ceux-là. Ceci est encore plus répandu en période d'austérité. Dans ces circonstances, il est difficile de définir le budget idéal, quels que soient les soins apportés.
Une gestion budgétaire cohérente tout au long de l'année est la seule façon pour une organisation de respecter son budget d'ici la fin de l'année. Cela inclut le calcul des projections de résultats mensuels.
Les budgets peuvent être réduits dans certains domaines pour compenser les dépenses excédentaires dans d'autres. Les gestionnaires qui ont peut-être bien contrôlé leur budget au cours de l'année risquent de subir des coupures dans l'intérêt de l'organisation. Cela peut sembler injuste, mais il est utile que tous les membres du personnel soient conscients de la situation dans son ensemble et de leurs besoins financiers.
L'aspect le plus frustrant du processus réside dans les modifications de budget effectuées sans avertissement ni explication. Si les gestionnaires doivent faire face à des coupes budgétaires à mi-parcours de l'exercice, ce qui affectera leurs projets, les raisons des modifications doivent toujours être expliquées à l'avance.
Les gestionnaires de budget doivent également informer la direction générale de l'impact des coupes budgétaires sur la réalisation des objectifs. Cela ne peut être fait avec précision que si le responsable comprend vraiment les facteurs budgétaires, le profil de son budget et où il se situe dans la réalisation du plan initial.
Lorsque des modifications sont apportées aux budgets, le responsable du budget doit procéder à une nouvelle planification de l'ensemble du budget, puis élaborer un nouveau plan pour le service.
La formation et une bonne communication sont essentielles pour résoudre les problèmes budgétaires du secteur public.
3. "Personne dans l'organisation n'a une formation financière adéquate."
Problème:
«Dans cette organisation, il n’ya pas eu de formation financière pour les responsables de budget. Ce n’est pas une surprise si nous avons trop dépensé, car personne n’a reçu de formation. Cependant, il semble toujours y avoir assez d'argent d'urgence pour aider notre service, donc personne ne semble s'inquiéter!
Solution:
C'est l'un des problèmes budgétaires les plus courants du secteur public.
La formation financière est essentielle quand une organisation a un budget décentralisé. Il est essentiel de former chaque membre du personnel responsable d'un budget.
La formation financière est technique et peut être difficile à dispenser en interne, car le personnel financier n’a pas les compétences de formation appropriées. Les budgets de formation peuvent également être limités et constituent souvent une cible pour les réductions budgétaires lorsqu'il est nécessaire d'économiser de l'argent, mais il s'agit d'une approche à courte vue. Le financement de la formation doit être priorisé afin que le personnel puisse prendre des décisions financières efficaces et contribuer à faire économiser de l'argent à l'organisation à l'avenir.
Le timing de la formation est également important. Les employés peuvent fréquemment rejoindre et quitter l'organisation. Un programme de formation continue est donc recommandé. Cette formation devrait se situer à différents niveaux, afin que tous les membres du personnel puissent développer leurs compétences en relation avec leur rôle dans la gestion des budgets.
Si la formation interne ne peut être dispensée, des cours externes sont disponibles. Ces cours sont animés par des organismes représentatifs du secteur, des instituts professionnels et des associations. Il existe également des entreprises de formation qui offrent des cours de formation externes et sur mesure.
Il est également possible d'obtenir du matériel de formation, tel que des livres, des vidéos et du matériel d'apprentissage, pour aider les responsables de budget à s'auto-développer. Il existe de nombreux produits sur le marché, mais la plupart sont axés sur le financement du secteur privé. Cela n’aide pas les gestionnaires à résoudre les problèmes budgétaires du secteur public.
La série de livres de HB Publications est spécifique au secteur public et fournit un excellent matériel d’apprentissage pour aider les gestionnaires à améliorer leurs compétences.
Que pouvez-vous faire ensuite?
La résolution des problèmes budgétaires du secteur public nécessite des compétences financières. Notre livre «Managing the Decolved Budget» (Gestion du budget décentralisé) expose d'autres problèmes et solutions pouvant vous être utiles.
Pour développer vos propres compétences financières, téléchargez notre guide gratuit de compétences en établissement de budget. Le guide décrit certains aspects importants de la configuration d'un budget et contient des exercices destinés à vous aider à appliquer des connaissances théoriques sur le lieu de travail.