प्रभावी बजटीय नियंत्रण के लिए बजट सेटिंग प्रक्रिया महत्वपूर्ण है। बजट में प्रदान की जा रही सेवाओं को सटीक रूप से प्रतिबिंबित करना चाहिए। कई बजट सेटिंग तकनीकें हैं जिनका उपयोग व्यय और आय बजट दोनों के लिए किया जा सकता है।
इन तकनीकों का उपयोग स्वतंत्र रूप से या संयोजन में किया जा सकता है, जो लागू किए गए बजट के प्रकार पर निर्भर करता है।
6 व्यापक रूप से इस्तेमाल बजट सेटिंग तकनीक हैं:
- वृद्धिशील बजट
- शून्य आधारित बजट
- नकद सीमित बजट
- संसाधन सीमित बजट
- गतिविधि आधारित बजट
- आकस्मिक बजट
1. वृद्धिशील बजट
वृद्धिशील बजट तकनीक एक प्रारंभिक बिंदु के रूप में ऐतिहासिक आय और व्यय डेटा का उपयोग करती है। यह डेटा आमतौर पर पिछले साल के बजट, खातों या दोनों के संयोजन से हासिल किया जाता है। अगले वर्ष के लिए बजट तैयार करने के लिए बेसलाइन के रूप में ऐतिहासिक डेटा का उपयोग किया जाता है।
निम्नलिखित प्रक्रिया को लागू करके बजट निर्धारित किया जा सकता है:
- प्रत्येक बजट शीर्ष पर विचार करें
- ऐतिहासिक डेटा में मुद्रास्फीति कारक जोड़ें या घटाएं
- अन्य ज्ञात कारकों जैसे कि बचत या स्वीकृत वृद्धि के लिए समायोजित करें
लाभ
- सरल
- शीघ्र
- सटीक - केवल तभी जब गतिविधि में थोड़ा परिवर्तन हो
नुकसान
- ऐतिहासिक
- भविष्य के किसी भी परिवर्तन पर विचार नहीं करता है
- आधार को सटीक मानते हैं
- ऐतिहासिक त्रुटियों को कम करता है
वृद्धिशील बजट का उपयोग उन खर्चों के लिए किया जाना चाहिए जो बदलने की संभावना नहीं है। उदाहरण के लिए: जब कर्मचारी स्थिर होता है, तो वेतन वृद्धि के लिए बजट में लिया जा सकता है। बोनस या वार्षिक मुद्रास्फीति दर के कारण वेतन में वृद्धि जैसे कारक जोड़े जा सकते हैं।
2. शून्य आधारित बजट
शून्य-आधारित बजट तकनीक सबसे अधिक अनुशंसित और लोकप्रिय तकनीक है, क्योंकि यह व्यवसाय नियोजन प्रक्रिया से जुड़ी है। शून्य-आधारित बजट मानता है कि सभी बजट पहले सिद्धांतों से प्राप्त होते हैं और संगठन शून्य आधार के साथ बजट नए सिरे से शुरू कर सकता है।
बजट तब अतीत के आवश्यक संदर्भ के बिना, समय अवधि में प्राप्त किए जाने वाले उद्देश्यों पर आधारित होता है।
लाभ
- सक्रिय और व्यावसायिक उद्देश्य पर केंद्रित है
- यथार्थवादी और सटीक
- व्यावसायिक योजनाओं में लिंक
असंतुष्ट लाभ
- बहुत समय लगेगा
- स्पष्ट उद्देश्यों की आवश्यकता है
- कई संगठन एक शून्य आधार के साथ शुरू नहीं कर सकते हैं क्योंकि उन्हें बनाए रखने के लिए पिछली प्रतिबद्धताएं हैं। इसमें मौजूदा कर्मचारी, भवन और अनुबंध शामिल हो सकते हैं, जिन्हें वे जारी रखने के लिए बाध्य हैं - कम से कम अल्पावधि में
शून्य आधारित बजटिंग के फायदे आम तौर पर नुकसान से आगे निकल जाते हैं। जहां संभव हो, शून्य आधारित सिद्धांतों को अपनाया जाना चाहिए, तब भी जब किसी संगठन के पास शुरू करने के लिए पूर्ण शून्य-आधार बजट नहीं हो सकता है।
3. कैश लिमिटेड बजट
कुल सीमित व्यय पर एक सीमा निर्धारित होने पर नकद सीमित बजट तकनीक उपयुक्त होती है। प्रबंधक को यह निर्धारित करना चाहिए कि इस नकदी सीमा के भीतर क्या दिया जा सकता है और तदनुसार बजट बनाएं। इस तकनीक को लागू करना मुश्किल हो सकता है जब उस समय की अवधि के लिए व्यवसाय के उद्देश्य नकदी सीमा पर विचार किए बिना निर्धारित किए गए हों।
निम्नलिखित प्रक्रिया को लागू करके बजट निर्धारित किया जा सकता है:
- निर्धारित लागत को पहचानें, अर्थात जिन्हें कम नहीं किया जा सकता है
- बजट का संतुलन उन वस्तुओं में फैलाएं जो लचीली हैं
लाभ
- व्यय पर स्पष्ट पैरामीटर
- शीघ्र
- बचत बढ़ाने के लिए प्रोत्साहन प्रदान करता है
नुकसान
- सेवाओं को नकद सीमा के भीतर रहने के लिए गुणवत्ता, मात्रा, या दोनों में कमी करनी पड़ सकती है
- आवश्यक रूप से व्यावसायिक उद्देश्यों से जुड़ा नहीं है, जिसमें परिवर्तन या विकास की आवश्यकता शामिल हो सकती है
- माना जाता है कि समग्र नकदी सीमा के भीतर संचालित करने के लिए बजट में पर्याप्त लचीलापन है
- अनम्य - यह मांग के नेतृत्व वाली / वैधानिक सेवाओं के लिए व्यावहारिक नहीं है
4. संसाधन प्रतिबंधित बजट
संसाधन प्रतिबंधित बजट तब उपयोगी होता है जब व्यवसाय द्वारा उपयोग किए जाने वाले संसाधन प्रतिबंधित होते हैं। आमतौर पर संसाधन प्रतिबंध लागू होगा:
- कर्मचारी
- उपकरण
- संपत्ति
- वित्त (नकद सीमित बजटिस संसाधन प्रतिबंधित बजट का एक रूप)
संसाधनों को प्रतिबंधित करने के कई कारण हैं।
उदाहरण के लिए: पूरे संगठन के लिए कर्मचारियों की संख्या को प्रतिबंधित करना फायदेमंद हो सकता है। इसकी आवश्यकता हो सकती है क्योंकि अतिरिक्त पूर्णकालिक कर्मचारियों की भर्ती एक चालू प्रतिबद्धता है जिसे संगठन पूरा नहीं कर सकता है। इसलिए, स्टाफिंग संसाधन को सीमित करना एक आम बजट सेटिंग दृष्टिकोण है।
लाभ
- व्यय पर स्पष्ट पैरामीटर
- शीघ्र
- संगठन अपने संसाधनों पर मजबूत नियंत्रण रखता है
नुकसान
- संसाधनों को प्रतिबंधित करने और सेवाओं पर प्रभाव के व्यावहारिक प्रभाव पर कोई विचार नहीं
- व्यावसायिक उद्देश्यों से जुड़ा नहीं है, जिसमें परिवर्तन या विकास की आवश्यकता शामिल हो सकती है
- अनम्य - यह मांग के नेतृत्व वाली / वैधानिक सेवाओं के लिए व्यावहारिक नहीं है
5. बजट आधारित गतिविधि
गतिविधि आधारित बजट एक गतिविधि या सेवा प्रदान करने की लागत पर आधारित है। जब बजट को कम या समायोजित करने की आवश्यकता होती है, तो प्रत्येक गतिविधि की जांच करनी होगी। एक निर्णय की आवश्यकता होगी कि किस गतिविधि को कम या कम किया जाना चाहिए।
बजट का यह तरीका केवल तभी संभव है जब प्रत्येक गतिविधि के बीच स्पष्ट विभाजन हों, यह स्पष्ट रूप से इंगित करने के लिए कि संसाधन कहाँ आवंटित किए गए हैं। जब संसाधनों को साझा किया जाता है (जैसे कर्मचारी, परिसर, आदि) तो गतिविधि-आधारित बजट को लागू करना मुश्किल है। संसाधन आवंटन के सटीक तरीके जैसे कि कर्मचारियों द्वारा लगाया गया समय, चौकोर फुटेज आवंटित करना और उपयोगिता उपयोग इत्यादि की आवश्यकता होगी।
लाभ
- संसाधन स्पष्ट रूप से इसके सेवा प्रावधान से मेल खाते हैं
- इकाई लागत के लिए एक आधार बनाता है
- सबसे महंगी गतिविधियों पर प्रकाश डाला गया
नुकसान
- संसाधन आवंटन सटीक नहीं हो सकता है
- प्रत्येक गतिविधि और भस्म संसाधनों को अलग करने के लिए विस्तृत कार्य किए जाने की आवश्यकता है
- यह उन सेवाओं के लिए व्यावहारिक नहीं है जहां मांग के जवाब में गतिविधियों के बीच लचीले दृष्टिकोण की आवश्यकता होती है और / या जहां संसाधनों को स्थानांतरित करने की आवश्यकता होती है
6. आकस्मिक बजट
आकस्मिक बजट तकनीक, बजट के लिए एक व्यापक दृष्टिकोण का उपयोग करती है। सीमित प्रयास का उपयोग प्रत्येक बजट शीर्षक के लिए अनुमान लगाने के लिए किया जाता है। खराब अनुमानों, मांग में परिवर्तन और अपर्याप्त संसाधनों की भरपाई के लिए एक आकस्मिक राशि प्रदान की जाती है।
आकस्मिक बजट का उपयोग बजट में से किसी भी शीर्ष पर लचीले ढंग से किया जा सकता है। आकस्मिकता का स्तर बजट के भीतर त्रुटि के जोखिम के आकलन पर निर्भर करेगा। यदि यह माना जाता है कि बजट की गणना 80% की सटीकता स्तर पर की गई है, तो बजट में 20% आकस्मिकता को जोड़ा जा सकता है।
लाभ
- शीघ्र
- आसान
- लचीला
नुकसान
- गलत - अनुमान कार्य का एक बहुत कुछ शामिल है
- वित्त के साथ सेवा को जोड़ने के लिए अपर्याप्त विचार
- निगरानी करना मुश्किल
आगे क्या?
विभिन्न बजट कारकों को समझना महत्वपूर्ण है जिन्हें बजट निर्धारित करते समय विचार करने की आवश्यकता होती है। ये कारक इनपुट तत्व हैं जो व्यय और आय, और इसलिए बजट निर्धारित करते हैं। इन कारकों को समझना बजट निर्माताओं को रचनात्मक रूप से सोचने और प्रभावी नियंत्रण को लागू करने में सक्षम बनाता है।
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