Proses penetapan anggaran sangat penting untuk pengendalian anggaran yang efektif. Anggaran harus secara akurat mencerminkan layanan yang disediakan. Ada beberapa teknik pengaturan anggaran yang dapat digunakan untuk anggaran pengeluaran dan pendapatan.
Teknik-teknik ini dapat digunakan secara independen atau kombinasi, tergantung pada jenis anggaran yang diterapkan.
6 teknik pengaturan anggaran yang banyak digunakan adalah:
- Penganggaran bertahap
- Penganggaran berbasis nol
- Penganggaran terbatas uang tunai
- Penganggaran terbatas sumber daya
- Penganggaran berbasis aktivitas
- Penganggaran kontingensi
1. Penganggaran tambahan
Teknik penganggaran tambahan menggunakan data pendapatan dan pengeluaran historis sebagai titik awal. Data ini biasanya diperoleh dari anggaran tahun sebelumnya, akun, atau kombinasi keduanya. Data historis digunakan sebagai garis dasar untuk merumuskan anggaran untuk tahun berikutnya.
Anggaran dapat ditetapkan dengan menerapkan prosedur berikut:
- Pertimbangkan setiap pos anggaran secara terpisah
- Tambahkan atau kurangi faktor inflasi ke data historis
- Sesuaikan faktor-faktor lain yang diketahui seperti tabungan atau pertumbuhan yang disetujui
Keuntungan
- Sederhana
- Cepat
- Akurat - hanya jika ada sedikit perubahan dalam aktivitas
Kekurangan
- Bersejarah
- Tidak mempertimbangkan perubahan di masa depan yang diperlukan
- Asumsikan basisnya akurat
- Menggabungkan kesalahan historis
Anggaran tambahan harus digunakan untuk pengeluaran yang tidak mungkin berubah. Sebagai contoh: ketika staf konstan, gaji dapat dianggarkan secara bertahap. Faktor-faktor seperti kenaikan gaji karena bonus atau tingkat inflasi tahunan dapat ditambahkan.
2. Penganggaran Berbasis Nol
Teknik penganggaran berbasis nol adalah teknik yang paling direkomendasikan dan populer, karena terkait dengan proses perencanaan bisnis. Anggaran berbasis nol mengasumsikan bahwa semua anggaran berasal dari prinsip pertama dan bahwa organisasi dapat memulai anggaran baru - dengan basis nol.
Anggaran kemudian didasarkan pada tujuan yang ingin dicapai dalam periode waktu, tanpa harus mengacu pada masa lalu.
Keuntungan
- Proaktif dan fokus pada tujuan bisnis
- Realistis dan akurat
- Tautan ke dalam rencana bisnis
Dis-Keuntungan
- Membuang-buang waktu
- Membutuhkan tujuan yang jelas
- Banyak organisasi tidak dapat memulai dengan basis nol karena mereka memiliki komitmen sebelumnya untuk ditegakkan. Ini dapat mencakup staf, bangunan, dan kontrak yang sudah ada, yang wajib mereka teruskan - setidaknya dalam jangka pendek
Keuntungan dari penganggaran berbasis nol umumnya lebih besar daripada kerugiannya. Jika memungkinkan, prinsip-prinsip berbasis nol harus diadopsi, bahkan ketika sebuah organisasi tidak dapat memiliki anggaran berbasis nol sepenuhnya untuk memulai.
3. Penganggaran Terbatas Tunai
Teknik penganggaran terbatas kas sesuai ketika batas ditetapkan pada total pengeluaran bersih. Manajer harus menentukan apa yang dapat disampaikan dalam batas kas ini dan membuat anggaran yang sesuai. Teknik ini bisa sulit untuk diterapkan ketika tujuan bisnis untuk periode waktu tersebut telah ditetapkan tanpa mempertimbangkan batas kas.
Anggaran dapat ditetapkan dengan menerapkan prosedur berikut:
- Identifikasi biaya tetap, yaitu biaya yang tidak dapat dikurangi
- Sebarkan saldo anggaran di seluruh item yang fleksibel
Keuntungan
- Hapus parameter pengeluaran
- Cepat
- Memberikan insentif untuk meningkatkan tabungan
Kekurangan
- Layanan mungkin harus menurunkan kualitas, kuantitas, atau keduanya agar tetap dalam batas kas
- Tidak harus dikaitkan dengan tujuan bisnis, yang mungkin mencakup kebutuhan untuk perubahan atau pengembangan
- Menganggap bahwa ada fleksibilitas yang cukup dalam anggaran untuk beroperasi dalam batas kas keseluruhan
- Tidak fleksibel - Tidak praktis untuk permintaan yang dipimpin / layanan hukum
4. Penganggaran Terbatas Sumber Daya
Penganggaran terbatas sumber daya berguna ketika sumber daya yang akan digunakan oleh bisnis dibatasi. Pembatasan sumber daya biasanya akan berlaku untuk:
- Staf
- Peralatan
- Milik
- Keuangan (anggaran terbatas kas adalah bentuk anggaran terbatas sumber daya)
Ada banyak alasan untuk membatasi sumber daya.
Sebagai contoh: mungkin bermanfaat bagi seluruh organisasi untuk membatasi jumlah staf. Ini mungkin diperlukan karena merekrut staf penuh waktu tambahan adalah komitmen berkelanjutan yang mungkin tidak dapat dipenuhi oleh organisasi. Oleh karena itu, membatasi sumber daya kepegawaian adalah pendekatan pengaturan anggaran bersama.
Keuntungan
- Hapus parameter pengeluaran
- Cepat
- Organisasi mempertahankan kontrol yang kuat atas sumber dayanya
Kekurangan
- Tidak ada pertimbangan dampak praktis dari membatasi sumber daya dan dampak pada layanan
- Tidak terkait dengan tujuan bisnis, yang mungkin mencakup kebutuhan untuk perubahan atau pengembangan
- Tidak fleksibel - Tidak praktis untuk permintaan yang dipimpin / layanan hukum
5. Penganggaran Berbasis Aktivitas
Penganggaran berbasis aktivitas didasarkan pada biaya menyediakan suatu kegiatan atau layanan. Ketika anggaran perlu dikurangi atau disesuaikan, setiap kegiatan perlu diperiksa. Suatu keputusan akan diperlukan mengenai aktivitas mana yang harus dihentikan atau dikurangi.
Metode penganggaran ini hanya mungkin jika ada pembagian yang jelas antara setiap kegiatan, untuk menunjukkan dengan jelas di mana sumber daya dialokasikan. Ketika sumber daya dibagikan (seperti staf, tempat, dll.) Melaksanakan anggaran berbasis aktivitas itu sulit. Metode alokasi sumber daya yang akurat seperti waktu yang dibebankan oleh staf, mengalokasikan rekaman persegi, dan penggunaan utilitas, dll. Akan diperlukan.
Keuntungan
- Sumber daya jelas dicocokkan dengan penyediaan layanannya
- Membentuk basis untuk penetapan biaya unit
- Sorot kegiatan yang paling mahal
Kekurangan
- Alokasi sumber daya mungkin tidak akurat
- Pekerjaan terperinci perlu dilakukan untuk mengisolasi setiap kegiatan dan sumber daya yang dikonsumsi
- Ini tidak praktis untuk layanan di mana pendekatan yang fleksibel diperlukan dan / atau di mana sumber daya perlu dipindahkan antara kegiatan dalam menanggapi permintaan
6. Penganggaran Kontinjensi
Teknik penganggaran kontingensi menggunakan pendekatan luas untuk penganggaran. Upaya terbatas digunakan untuk menetapkan perkiraan untuk setiap pos anggaran. Jumlah kontingensi disediakan untuk mengkompensasi estimasi yang buruk, perubahan permintaan, dan sumber daya yang tidak memadai.
Anggaran kontingensi dapat digunakan secara fleksibel di semua judul anggaran. Tingkat kontingensi akan tergantung pada perkiraan risiko kesalahan dalam anggaran. Jika dianggap bahwa anggaran telah dihitung ke tingkat akurasi 80%, maka kontingensi 20% dapat ditambahkan ke anggaran.
Keuntungan
- Cepat
- Mudah
- Fleksibel
Kekurangan
- Tidak akurat - melibatkan banyak pekerjaan menebak
- Kurangnya pemikiran yang diberikan untuk menghubungkan layanan dengan keuangan
- Sulit dipantau
Apa selanjutnya?
Penting untuk memahami berbagai faktor penganggaran yang perlu dipertimbangkan saat menetapkan anggaran. Faktor-faktor ini adalah elemen input yang menentukan pengeluaran dan pendapatan, dan karenanya anggaran. Memahami faktor-faktor ini memungkinkan pembuat anggaran untuk berpikir kreatif dan menerapkan kontrol yang efektif.
Menggunakan teknik pengaturan anggaran yang benar sangat penting untuk menetapkan anggaran yang realistis. Pelajari lebih lanjut tentang semua aspek penting yang diperlukan untuk menetapkan anggaran dari panduan 'keterampilan pengaturan Anggaran' gratis kami. Sumber belajar berisi contoh dan latihan yang memungkinkan Anda menerapkan pengetahuan teoretis Anda dalam praktik.