Apakah Anda bertanggung jawab atas anggaran sektor publik?
Jika demikian, Anda memahami bahwa tekanan keuangan pada organisasi sektor publik meningkat.
Manajer menghadapi berbagai masalah anggaran sektor publik. Mengelola dengan tanggung jawab keuangan memiliki pekerjaan yang sulit karena kurangnya pelatihan, pemotongan dana atau ketidakmampuan untuk melakukan perubahan.
Baca terus untuk jawaban atas tiga masalah anggaran sektor publik dan tingkatkan keterampilan pengaturan anggaran Anda.
Tiga masalah anggaran sektor publik dan cara mengatasinya
1. "Saya tidak memiliki wewenang untuk melakukan perubahan yang diperlukan."
Masalah:
“Saya tidak memiliki wewenang untuk melakukan perubahan pada anggaran untuk kebaikan layanan. Saya tidak dapat menggunakan anggaran gaji untuk mendanai jenis barang dan jasa lain karena gaji dilindungi. Saya tidak dapat mengubah tingkat gaji staf yang saya kelola karena ini sudah pasti, dan departemen personalia tidak mengizinkan perubahan. ”
Larutan:
Jika pemegang anggaran, atau manajer ingin mengendalikan layanan secara memadai, mereka harus dapat membuat struktur kepegawaian yang cocok dengan layanan tersebut. Setiap perubahan kepegawaian harus dilakukan dalam konteks kebijakan personalia organisasi. Di beberapa organisasi, ini mungkin memerlukan waktu untuk diterapkan. Oleh karena itu, biaya gaji akan diperbaiki dalam jangka pendek tetapi biasanya dapat diubah dalam jangka panjang dengan rencana reorganisasi, yang seringkali akan menjadi bagian dari rencana manajemen perubahan.
Agar berhasil dalam organisasi, pemegang anggaran harus mengklarifikasi apa yang dapat dilakukan dengan penghematan yang dilakukan pada anggaran gaji. Sebagai contoh, dapatkah mereka digunakan untuk mendukung pembayaran lembur atau staf sementara? Ini mungkin memberikan beberapa fleksibilitas dalam cara di mana sumber daya kepegawaian dapat digunakan dalam jangka pendek.
Saran terbaik untuk mencapai perubahan adalah menyajikan proposal kepada pembuat keputusan organisasi. Mendapatkan dukungan manajemen senior sangat penting untuk menyelaraskan kekuatan pengambilan keputusan dengan tanggung jawab anggaran.
Pemotongan anggaran mungkin mengharuskan manajer untuk membuat rencana alternatif untuk anggaran mereka.
2. "Anggaran saya dipotong setengah jalan sepanjang tahun!"
Masalah:
"Saya menganggap diri saya memiliki keterampilan kontrol anggaran yang baik, tetapi saya frustrasi dalam upaya saya mengelola anggaran saya karena anggaran saya sering dipotong tanpa peringatan."
Larutan:
Mengontrol pengeluaran sektor publik sering menjadi bagian dari kebijakan fiskal nasional. Akibatnya, penghematan efisiensi telah dicari dari semua bidang kehidupan publik yang menerima dana publik: kepolisian, angkatan bersenjata, otoritas lokal, otoritas pendidikan dan kesehatan untuk beberapa nama. Ini bahkan lebih lazim di masa penghematan. Dalam keadaan ini, sulit untuk menetapkan anggaran yang sempurna terlepas dari perawatan yang dilakukan.
Manajemen anggaran yang konsisten sepanjang tahun adalah satu-satunya cara organisasi dapat tetap berada dalam anggaran pada akhir tahun. Ini termasuk menghitung proyeksi tenaga mesin bulanan.
Anggaran dapat dipotong di beberapa daerah untuk mengimbangi pengeluaran berlebih di tempat lain. Manajer yang mungkin telah mengendalikan anggaran mereka dengan baik selama tahun tersebut dapat mengalami pemotongan demi organisasi. Ini mungkin tampak tidak adil, tetapi akan membantu jika semua staf menyadari "gambaran besar" untuk organisasi mereka dan persyaratan keuangan secara keseluruhan.
Aspek yang paling membuat frustrasi dari proses ini adalah ketika perubahan anggaran dilakukan tanpa peringatan atau penjelasan. Jika manajer harus mengalami pemotongan anggaran di pertengahan tahun keuangan, yang akan memengaruhi rencana mereka, alasan perubahan harus selalu dijelaskan sebelumnya.
Manajer anggaran juga harus memberi tahu manajemen senior tentang dampak pemotongan anggaran terhadap pencapaian tujuan. Ini hanya dapat dilakukan secara akurat jika manajer benar-benar memahami faktor-faktor anggaran, profil anggaran mereka dan di mana mereka berada dalam mencapai rencana semula.
Ketika perubahan anggaran dilakukan, pemegang anggaran harus meramalkan ulang seluruh anggaran, dan kemudian mengembangkan rencana baru untuk layanan tersebut.
Pelatihan dan komunikasi yang baik sangat penting untuk menyelesaikan masalah anggaran sektor publik.
3. "Tidak seorang pun di organisasi memiliki pelatihan keuangan yang tepat."
Masalah:
“Di organisasi ini, belum ada pelatihan keuangan untuk pemegang anggaran. Tidak mengherankan bahwa kita memiliki pengeluaran berlebihan, karena tidak ada yang menerima pelatihan apa pun. Namun, sepertinya selalu ada cukup uang darurat untuk membantu layanan kami, jadi tidak ada yang khawatir! ”
Larutan:
Ini adalah salah satu masalah anggaran sektor publik yang paling umum.
Pelatihan keuangan sangat penting ketika organisasi memiliki anggaran devolusi. Sangat penting untuk melatih setiap anggota staf yang memiliki tanggung jawab untuk anggaran.
Pelatihan keuangan bersifat teknis dan mungkin sulit dilakukan secara internal, karena staf keuangan tidak memiliki keterampilan pelatihan yang sesuai. Anggaran pelatihan mungkin juga terbatas, dan seringkali menjadi target pemotongan anggaran ketika uang perlu diselamatkan, tetapi ini adalah pendekatan jangka pendek. Pendanaan untuk pelatihan harus diprioritaskan sehingga staf dapat membuat keputusan keuangan yang efektif dan membantu menghemat uang organisasi di masa depan.
Pengaturan waktu pelatihan juga penting. Karyawan dapat sering bergabung dan meninggalkan organisasi, sehingga program pelatihan yang berkelanjutan direkomendasikan. Pelatihan ini harus di tingkat yang berbeda, sehingga semua staf dapat mengembangkan keterampilan mereka dalam kaitannya dengan peran mereka dalam mengelola anggaran.
Jika pelatihan internal tidak dapat disampaikan, maka kursus eksternal tersedia. Kursus-kursus ini dijalankan oleh badan-badan perwakilan sektor ini dan oleh lembaga dan asosiasi profesional. Ada juga perusahaan pelatihan yang memberikan kursus pelatihan eksternal dan khusus.
Dimungkinkan juga untuk memperoleh alat bantu pelatihan, seperti buku, video dan materi pembelajaran, untuk membantu pemegang anggaran dalam pengembangan diri mereka. Ada banyak produk di pasar, tetapi sebagian besar berfokus pada keuangan sektor swasta. Ini tidak membantu manajer dalam memecahkan masalah anggaran sektor publik.
Seri buku oleh HB Publications khusus untuk sektor publik dan menyediakan bahan pembelajaran yang sangat baik untuk membantu manajer meningkatkan keterampilan mereka.
Apa yang dapat Anda lakukan selanjutnya?
Memecahkan masalah anggaran sektor publik membutuhkan kompetensi keuangan. Buku kami “Mengelola Anggaran yang Dilimpahkan” menguraikan masalah dan solusi lain yang mungkin berguna bagi Anda.
Untuk mengembangkan keterampilan keuangan Anda sendiri, unduh panduan keterampilan pengaturan anggaran gratis kami. Panduan ini akan membawa Anda melalui beberapa aspek penting dalam menyiapkan anggaran dan berisi latihan untuk membantu Anda menerapkan pengetahuan teoretis di tempat kerja.