Il processo di definizione del budget è cruciale per un controllo di bilancio efficace. I budget dovrebbero riflettere accuratamente i servizi forniti. Esistono diverse tecniche di impostazione del budget che possono essere utilizzate per i budget di spesa e di reddito.
Queste tecniche possono essere utilizzate indipendentemente o in combinazione, a seconda del tipo di budget implementato.
Le 6 tecniche di impostazione del budget ampiamente utilizzate sono:
- Bilancio incrementale
- Bilancio basato su zero
- Budget limitato in contanti
- Bilancio per risorse limitato
- Bilancio basato sull'attività
- Bilancio di contingenza
1. Bilancio incrementale
La tecnica di budgeting incrementale utilizza i dati storici delle entrate e delle spese come punto di partenza. Questi dati vengono generalmente acquisiti dal budget, dai conti o dalla combinazione dei due dell'anno precedente. I dati storici vengono utilizzati come riferimento per formulare il budget per l'anno successivo.
Il budget può essere impostato implementando la seguente procedura:
- Considerare separatamente ogni voce di bilancio
- Aggiungere o sottrarre il fattore di inflazione ai dati storici
- Regola per altri fattori noti come risparmi o crescita approvata
vantaggi
- Semplice
- Presto
- Preciso - solo se ci sono pochi cambiamenti nell'attività
svantaggi
- Storico
- Non considera eventuali cambiamenti futuri necessari
- Suppone che la base sia precisa
- Compone errori storici
Il budget incrementale dovrebbe essere utilizzato per spese che non dovrebbero cambiare. Ad esempio: quando lo staff è costante, i salari possono essere preventivati in modo incrementale. Si possono aggiungere fattori come l'aumento della retribuzione dovuto a un bonus o al tasso di inflazione annuale.
2. Bilancio a base zero
La tecnica di budgeting basata su zero è la tecnica più consigliata e popolare, in quanto è collegata al processo di pianificazione aziendale. Il budget a base zero presuppone che tutti i budget derivino dai primi principi e che l'organizzazione possa ricominciare il budget, con una base zero.
Il budget è quindi basato sugli obiettivi da raggiungere nel periodo di tempo, senza necessariamente riferirsi al passato.
vantaggi
- Proattiva e focalizzata sull'obiettivo aziendale
- Realistico e preciso
- Collegamenti a piani aziendali
Dis-vantaggi
- Richiede tempo
- Richiede obiettivi chiari
- Molte organizzazioni non possono iniziare con una base zero in quanto hanno impegni precedenti da mantenere. Questo può includere personale, edifici e contratti esistenti, che sono obbligati a continuare, almeno nel breve periodo
I vantaggi del bilancio basato su zero generalmente superano gli svantaggi. Ove possibile, dovrebbero essere adottati principi basati su zero, anche quando un'organizzazione non può avere un budget zero-base completo per cominciare.
3. Denaro contante limitato
La tecnica di budget limitato in contanti è appropriata quando un limite è fissato sulla spesa totale netta. Il gestore deve determinare cosa può essere consegnato entro questo limite di contanti e creare un budget di conseguenza. Questa tecnica può essere difficile da attuare quando gli obiettivi dell'azienda per quel periodo sono stati impostati senza considerare il limite di cassa.
Il budget può essere impostato implementando la seguente procedura:
- Identificare i costi fissi, cioè quelli che non possono essere ridotti
- Diffondi il bilancio del budget tra articoli flessibili
vantaggi
- Chiari parametri sulla spesa
- Presto
- Fornisce incentivi per aumentare i risparmi
svantaggi
- I servizi potrebbero dover diminuire qualità, quantità o entrambi per rimanere entro il limite di cassa
- Non necessariamente legati agli obiettivi di business, che possono includere necessità di cambiamento o sviluppo
- Presume che vi sia una sufficiente flessibilità nel budget per operare all'interno del limite di cassa complessivo
- Inflessibile - Non è pratico per i servizi a led / legali richiesti
4. Messa a punto del budget limitato
Il budget limitato per le risorse è utile quando le risorse che devono essere utilizzate dall'azienda sono limitate. La limitazione delle risorse di solito si applica a:
- Personale
- attrezzatura
- Proprietà
- Finanza (il budget limitato in contanti è una forma di budget limitato per risorse)
Ci sono molte ragioni per limitare le risorse.
Ad esempio: potrebbe essere utile per l'intera organizzazione limitare i numeri del personale. Ciò potrebbe essere necessario perché il reclutamento di un ulteriore personale a tempo pieno è un impegno costante che l'organizzazione potrebbe non essere in grado di soddisfare. Quindi, limitare le risorse di personale è un approccio di impostazione del budget comune.
vantaggi
- Chiari parametri sulla spesa
- Presto
- L'organizzazione mantiene un forte controllo sulle sue risorse
svantaggi
- Nessuna considerazione dell'impatto pratico della limitazione delle risorse e dell'impatto sui servizi
- Non collegato agli obiettivi aziendali, che possono includere necessità di cambiamento o sviluppo
- Inflessibile - Non è pratico per i servizi a led / legali richiesti
5. Budgeting basato sull'attività
Il bilancio basato sulle attività si basa sul costo di fornire un'attività o un servizio. Quando il budget deve essere ridotto o adeguato, ogni attività dovrà essere esaminata. Sarà necessaria una decisione su quale attività dovrebbe essere cessata o ridotta.
Questo metodo di budgeting è possibile solo se vi sono chiare divisioni tra ciascuna attività, per indicare chiaramente dove sono allocate le risorse. Quando le risorse sono condivise (come personale, locali, ecc.) L'implementazione del budget basato sull'attività è difficile. Saranno richiesti metodi accurati di allocazione delle risorse come il tempo addebitato dallo staff, l'allocazione della metratura e l'utilizzo dell'utilità, ecc.
vantaggi
- Le risorse sono chiaramente abbinate alla fornitura di servizi
- Costituisce una base per i costi unitari
- Sottolinea le attività più costose
svantaggi
- L'allocazione delle risorse potrebbe non essere accurata
- È necessario intraprendere un lavoro dettagliato per isolare ogni attività e le risorse consumate
- Non è pratico per i servizi in cui è richiesto un approccio flessibile e / o dove è necessario spostare le risorse tra le attività in risposta alla domanda
6. Bilancio di contingenza
La tecnica del budget di contingenza utilizza un approccio ampio al budget. Lo sforzo limitato viene utilizzato per stabilire stime per ciascuna voce di bilancio. Viene fornito un importo di contingenza per compensare stime scarse, variazioni della domanda e risorse insufficienti.
Il bilancio per le emergenze può essere utilizzato in modo flessibile in tutte le rubriche del bilancio. Il livello della contingenza dipenderà da una stima del rischio di errore all'interno del budget. Se si ritiene che il budget sia stato calcolato con un livello di accuratezza dell'80%, è possibile aggiungere al budget un contingency del 20%.
vantaggi
- Presto
- Facile
- Flessibile
svantaggi
- Impreciso - comporta un sacco di lavoro di indovinare
- Pensiero insufficiente dato al collegamento del servizio con la finanza
- Difficile da monitorare
Che cosa succederà?
È importante comprendere i diversi fattori di budget che devono essere considerati quando si imposta il budget. Questi fattori sono l'elemento di input che ha determinato la spesa e il reddito, e quindi il budget. La comprensione di questi fattori consente ai responsabili del budget di pensare in modo creativo e implementare un controllo efficace.
L'utilizzo delle corrette tecniche di impostazione del budget è fondamentale per la definizione di budget realistici. Scopri di più su tutti gli aspetti importanti necessari per impostare i budget dalla nostra guida gratuita sulle 'Competenze per l'impostazione del budget'. La risorsa di apprendimento contiene esempi ed esercizi che ti consentono di applicare le tue conoscenze teoriche nella pratica.