Adakah anda bertanggungjawab untuk belanjawan sektor awam?
Jika ya, anda faham bahawa tekanan kewangan pada organisasi sektor awam meningkat.
Pengurus menghadapi pelbagai masalah bajet sektor awam. Menguruskan tanggungjawab kewangan mempunyai tugas yang sukar kerana kekurangan latihan, pemotongan dana atau ketidakupayaan untuk membuat perubahan.
Baca untuk jawapan kepada tiga masalah belanjawan sektor awam dan tingkatkan kemahiran menetapkan anggaran anda.
Tiga masalah belanjawan sektor awam dan bagaimana menyelesaikannya
1. "Saya tidak mempunyai kuasa untuk membuat perubahan yang diperlukan."
Masalah:
"Saya tidak mempunyai kuasa untuk membuat perubahan kepada bajet untuk kebaikan perkhidmatan. Saya tidak boleh menggunakan belanjawan gaji untuk membiayai jenis barangan dan perkhidmatan lain kerana gaji dilindungi. Saya tidak boleh mengubah tahap gaji kakitangan yang saya uruskan kerana ini tetap, dan jabatan kakitangan tidak membenarkan perubahan. "
Penyelesaian:
Sekiranya pemegang bajet, atau pengurus untuk mengawal perkhidmatan dengan secukupnya, mereka harus dapat mewujudkan struktur kakitangan yang sepadan dengan perkhidmatan tersebut. Sebarang perubahan kepada kakitangan harus dilakukan dalam konteks polisi personel organisasi. Di sesetengah organisasi, ini mungkin mengambil masa untuk dilaksanakan. Oleh itu, kos gaji akan ditetapkan dalam jangka pendek tetapi biasanya boleh diubah dalam jangka panjang dengan pelan semula organisasi, yang selalunya akan menjadi sebahagian daripada pelan pengurusan perubahan.
Untuk berjaya dalam organisasi, pemegang bajet mesti menjelaskan apa yang boleh dilakukan dengan simpanan yang dibuat pada belanjawan gaji. Contohnya, bolehkah mereka digunakan untuk menyokong bayaran kerja lebih masa atau sementara? Ini mungkin memberikan sedikit kelonggaran dalam cara sumber tenaga boleh digunakan dalam jangka pendek.
Nasihat terbaik untuk mencapai perubahan adalah untuk mengemukakan cadangan kepada pembuat keputusan organisasi. Memperoleh sokongan pengurusan kanan adalah penting untuk menyelaraskan kuasa membuat keputusan dengan tanggungjawab belanjawan.
Pemotongan belanjawan mungkin memerlukan pengurus untuk membuat rancangan alternatif untuk belanjawan mereka.
2. "Anggaran saya dipotong setengah tahun!"
Masalah:
"Saya menganggap diri saya mempunyai kemahiran kawalan belanjawan yang baik, tetapi saya kecewa dengan usaha saya untuk menguruskan belanjawan saya kerana anggaran saya sering dipotong tanpa amaran."
Penyelesaian:
Mengendalikan perbelanjaan sektor awam sering merupakan sebahagian daripada dasar fiskal kebangsaan. Hasilnya, penjimatan kecekapan telah dicari dari semua bidang kehidupan awam yang menerima pembiayaan awam: pasukan polis, angkatan tentera, pihak berkuasa tempatan, pihak berkuasa pendidikan dan kesihatan untuk menamakan beberapa. Ini lebih umum dalam masa penjimatan. Dalam keadaan ini, sukar untuk menetapkan belanjawan yang sempurna tanpa menghiraukan penjagaan yang diambil.
Pengurusan bajet yang konsisten sepanjang tahun adalah satu-satunya cara organisasi boleh kekal dalam bajet menjelang akhir tahun. Ini termasuk mengira unjuran pengeluaran bulanan.
Belanjawan boleh dipotong di beberapa kawasan untuk mengimbangi perbelanjaan yang berlebihan kepada orang lain. Pengurus yang mungkin telah mengendalikan belanjawan mereka dengan baik sepanjang tahun mungkin mengalami luka demi organisasi. Ini mungkin kelihatan tidak adil, tetapi ia membantu jika semua kakitangan mengetahui "gambaran besar" untuk organisasi mereka dan keperluan kewangan keseluruhannya.
Aspek yang paling mengecewakan proses ialah apabila perubahan anggaran dibuat tanpa peringatan atau penjelasan. Sekiranya pengurus perlu mengalami pemotongan belanjawan di pertengahan tahun kewangan, yang akan menjejaskan rancangan mereka, sebab-sebab perubahan perlu dijelaskan terlebih dahulu.
Pengurus belanjawan juga harus memaklumkan kepada pengurusan kanan tentang kesan pemotongan anggaran untuk pencapaian objektif. Ini hanya boleh dilakukan dengan tepat jika pengurus benar-benar memahami faktor-faktor bajet, profil belanjawan mereka dan di mana mereka berada dalam mencapai pelan asal.
Apabila perubahan kepada belanjawan dibuat, pemegang anggaran harus meramal semula keseluruhan belanjawan, dan kemudian mengembangkan rencana baru untuk layanan tersebut.
Latihan dan komunikasi yang baik adalah penting untuk menyelesaikan masalah bajet sektor awam.
3. "Tidak seorang pun dalam organisasi mempunyai latihan kewangan yang betul."
Masalah:
"Dalam organisasi ini, tiada latihan kewangan untuk pemegang bajet. Tidak menghairankan bahawa kami mempunyai lebih daripada perbelanjaan, kerana tidak ada yang menerima latihan. Bagaimanapun, selalu ada wang kecemasan yang cukup untuk membantu perkhidmatan kami, jadi tidak ada yang bimbang! "
Penyelesaian:
Ini adalah salah satu masalah bajet sektor awam yang paling biasa.
Latihan kewangan adalah penting apabila organisasi mempunyai belanjawan yang diseluruh. Adalah penting untuk melatih setiap kakitangan yang mempunyai tanggungjawab untuk belanjawan.
Latihan kewangan adalah teknikal dan sukar untuk disampaikan secara dalaman, kerana kakitangan kewangan tidak mempunyai kemahiran latihan yang sesuai. Belanjawan latihan juga mungkin terhad, dan selalunya menjadi sasaran pemotongan belanjawan apabila wang perlu diselamatkan, tetapi ini adalah pendekatan yang berpandangan pendek. Pembiayaan untuk latihan perlu diberi keutamaan supaya kakitangan dapat membuat keputusan kewangan yang berkesan dan membantu menyelamatkan wang organisasi pada masa akan datang.
Masa latihan juga penting. Pekerja sering boleh menyertai dan meninggalkan organisasi, jadi program latihan yang berterusan adalah disyorkan. Latihan ini sepatutnya berada di tahap yang berbeza, supaya semua kakitangan dapat mengembangkan kemahiran mereka berkaitan dengan peranan mereka dalam menguruskan belanjawan.
Sekiranya latihan dalaman tidak dapat dihantar, maka kursus luaran boleh didapati. Kursus-kursus ini dijalankan oleh badan-badan perwakilan sektor dan oleh institusi profesional dan persatuan. Terdapat juga firma latihan yang menyampaikan kursus latihan luaran dan terdahulu.
Ia juga mungkin untuk mendapatkan bantuan latihan, seperti buku, video dan bahan pembelajaran, untuk membantu pemegang bajet dengan pembangunan diri mereka. Terdapat banyak produk di pasaran, tetapi kebanyakannya tertumpu kepada kewangan sektor swasta. Ini tidak membantu pengurus menyelesaikan masalah bajet sektor awam.
Siri buku oleh HB Publications adalah khusus kepada sektor awam dan menyediakan bahan pembelajaran yang sangat baik untuk membantu pengurus meningkatkan kemahiran mereka.
Apa yang boleh anda lakukan seterusnya?
Menyelesaikan masalah bajet sektor awam memerlukan kecekapan kewangan. Buku kami "Menguruskan Belanjawan Terpilih" menetapkan masalah dan penyelesaian lain yang mungkin anda dapati berguna.
Untuk membangunkan kemahiran kewangan anda sendiri, muat turun panduan kemahiran anggaran belanjawan kami. Panduan ini membawa anda melalui beberapa aspek penting dalam menubuhkan belanjawan dan mengandungi latihan untuk membantu anda menggunakan pengetahuan teoritis di tempat kerja.