Ben je verantwoordelijk voor een overheidsbudget?
Zo ja, dan begrijpt u dat de financiële druk op publieke organisaties toeneemt.
Managers hebben te maken met een groot aantal budgetproblemen in de publieke sector. Beheer met financiële verantwoordelijkheid heeft een moeilijke baan vanwege een gebrek aan opleiding, bezuinigingen of het onvermogen om wijzigingen aan te brengen.
Lees verder voor antwoorden op drie budgetproblemen in de publieke sector en verbeter uw vaardigheden voor het bepalen van uw budget.
Drie begrotingsproblemen in de publieke sector en hoe deze op te lossen
1. "Ik ben niet bevoegd om de nodige wijzigingen aan te brengen."
Probleem:
"Ik heb niet de bevoegdheid om wijzigingen aan te brengen in het budget voor het welzijn van de service. Ik kan salarisbudgetten niet gebruiken om andere soorten goederen en diensten te financieren omdat salarissen worden beschermd. Ik kan het beloningsniveau van het personeel dat ik beheer niet veranderen omdat deze vast zijn en de personeelsafdeling geen wijzigingen toestaat. "
Oplossing:
Als een budgethouder of manager een service adequaat moet kunnen beheren, moeten ze een personeelsstructuur kunnen maken die overeenkomt met de service. Alle personeelswijzigingen moeten worden uitgevoerd in het kader van het personeelsbeleid van de organisatie. In sommige organisaties kan dit tijd kosten om te implementeren. Daarom zullen de salariskosten op korte termijn worden vastgesteld, maar kunnen ze meestal op de langere termijn worden gewijzigd met een reorganisatieplan, dat vaak deel zal uitmaken van een plan voor verandermanagement.
Om succesvol te kunnen werken binnen de organisatie, moet de budgethouder verduidelijken wat er kan worden gedaan met besparingen op salarisbudgetten. Kunnen ze bijvoorbeeld worden gebruikt ter ondersteuning van overuren of tijdelijke stafbetalingen? Dit kan enige flexibiliteit bieden in de manier waarop personeelsmiddelen op korte termijn kunnen worden ingezet.
Het beste advies om veranderingen te bereiken, is door een voorstel te presenteren aan de besluitvormers van de organisatie. Het verkrijgen van ondersteuning van het hoger management is van essentieel belang om de beslissingsbevoegdheid in lijn te brengen met budgettaire verantwoordelijkheid.
Bezuinigingen kunnen ertoe leiden dat managers een alternatief plan moeten maken voor hun budget.
2. "Mijn budget wordt halverwege het jaar verlaagd!"
Probleem:
"Ik beschouw mezelf als een persoon met goede budgettaire beheersvaardigheden, maar ik ben gefrustreerd over mijn inspanningen om mijn budget te beheren, omdat mijn budget vaak zonder waarschuwing wordt gekort."
Oplossing:
Het beheersen van overheidsuitgaven is vaak onderdeel van een nationaal fiscaal beleid. Dientengevolge werd efficiëntiebesparingen gezocht van alle gebieden van het openbare leven die publieke financiering ontvangen: de politie, strijdkrachten, lokale autoriteiten, onderwijs en gezondheidsautoriteiten om er maar een paar te noemen. Dit komt nog meer voor in tijden van soberheid. In deze omstandigheden is het moeilijk om het perfecte budget in te stellen, ongeacht de zorg die wordt besteed.
Consequent budgetbeheer gedurende het jaar is de enige manier waarop een organisatie tegen het einde van het jaar binnen het budget kan blijven. Dit omvat het berekenen van maandelijkse outturn-projecties.
In sommige gebieden kunnen de budgetten worden verlaagd om te hoge uitgaven in andere te compenseren. Managers die hun budget wellicht gedurende het jaar goed hebben beheerd, kunnen bezuinigingen krijgen in het belang van de organisatie. Dit lijkt misschien oneerlijk, maar het helpt als alle medewerkers zich bewust zijn van het 'grote plaatje' voor hun organisatie en de algehele financiële vereisten.
Het meest frustrerende aspect van het proces is wanneer budgetwijzigingen worden doorgevoerd zonder waarschuwing of uitleg. Als managers halverwege het financiële jaar een bezuiniging moeten meemaken die van invloed is op hun plannen, moeten de redenen voor wijzigingen altijd van tevoren worden uitgelegd.
Begrotingsmanagers moeten het hoger management ook informeren over de impact van bezuinigingen op de verwezenlijking van de doelstellingen. Dit kan alleen nauwkeurig worden gedaan als de manager de budgetfactoren, het profiel van hun budget en waar ze zijn bij het realiseren van het oorspronkelijke plan, echt begrijpt.
Wanneer er wijzigingen in de budgetten worden aangebracht, moet de budgethouder het hele budget opnieuw voorspellen en vervolgens een nieuw plan voor de service ontwikkelen.
Training en goede communicatie zijn essentieel voor het oplossen van budgetproblemen in de publieke sector.
3. "Niemand in de organisatie heeft een goede financiële opleiding."
Probleem:
"In deze organisatie is er geen financiële training voor budgethouders geweest. Het is geen verrassing dat we te veel hebben uitgegeven, omdat niemand een training heeft gehad. Er lijkt echter altijd genoeg noodgeld te zijn om onze service te helpen, dus lijkt niemand zich zorgen te maken! "
Oplossing:
Dit is een van de meest voorkomende begrotingsproblemen in de publieke sector.
Financiële training is essentieel wanneer een organisatie een gedecentraliseerd budget heeft. Het is essentieel om elk personeelslid dat verantwoordelijk is voor een begroting op te leiden.
Financiële training is technisch en kan intern moeilijk te leveren zijn, omdat financieel personeel niet over de juiste trainingsvaardigheden beschikt. Trainingsbudgetten kunnen ook beperkt zijn en zijn vaak een doelwit voor bezuinigingen wanneer geld moet worden bespaard, maar dit is een kortzichtige aanpak. Financiering voor training moet prioriteit krijgen, zodat medewerkers effectieve financiële beslissingen kunnen nemen en de organisatie geld kunnen besparen in de toekomst.
Timing van de training is ook belangrijk. Medewerkers kunnen vaak lid worden en de organisatie verlaten, dus een doorlopend trainingsprogramma wordt aanbevolen. Deze training zou op verschillende niveaus moeten plaatsvinden, zodat alle medewerkers hun vaardigheden kunnen ontwikkelen in relatie tot hun rol bij het beheren van budgetten.
Als interne training niet kan worden gegeven, zijn externe cursussen beschikbaar. Deze cursussen worden gegeven door representatieve instanties van de sector en door professionele instituten en verenigingen. Er zijn ook trainingsfirma's die zowel externe als op maat gemaakte trainingen aanbieden.
Het is ook mogelijk om trainingshulpmiddelen te krijgen, zoals boeken, video's en leermiddelen, om budgethouders te helpen bij hun zelfontplooiing. Er zijn veel producten op de markt, maar de meeste zijn gericht op financiering door de private sector. Dit helpt managers niet bij het oplossen van budgetproblemen in de publieke sector.
De reeks boeken van HB Publications is specifiek voor de publieke sector en biedt uitstekend leermateriaal om managers te helpen hun vaardigheden te verbeteren.
Wat kun je nu doen?
Het oplossen van budgettaire problemen van de publieke sector vereist financiële competentie. Ons boek 'Managing the Devolved Budget' beschrijft andere problemen en oplossingen die u wellicht nuttig vindt.
Voor het ontwikkelen van uw eigen financiële vaardigheden, downloadt u onze gids met gratis budgetinstellingen. De gids neemt je mee door enkele belangrijke aspecten van het opstellen van een budget en bevat oefeningen om je te helpen bij het toepassen van theoretische kennis op de werkplek.