Budsjettinnstillingsprosessen er avgjørende for effektiv budsjettkontroll. Budsjetter bør nøyaktig gjenspeile tjenestene som tilbys. Det finnes flere budsjettinnstillingsteknikker som kan brukes til både utgifts- og inntektsbudsjett.
Disse teknikkene kan brukes uavhengig eller i kombinasjon, avhengig av hvilken type budsjett som implementeres.
De 6 brukte budsjettinnstillingene er:
- Økt budsjettering
- Nullbasert budsjettering
- Kontantbegrenset budsjettering
- Ressursbegrenset budsjettering
- Aktivitetsbasert budsjettering
- Beredskapsbudsjett
1. Inkrementell budsjettering
Den inkrementelle budsjetteringsteknikken bruker historisk inntekts- og utgiftsdata som utgangspunkt. Disse dataene er vanligvis kjøpt fra forrige års budsjett, kontoer eller en kombinasjon av de to. De historiske dataene brukes som utgangspunkt for å formulere budsjettet for det følgende året.
Budsjettet kan settes ved å gjennomføre følgende prosedyre:
- Vurder hver budsjettoverskrift separat
- Legg til eller trekk inflasjonsfaktoren til de historiske dataene
- Juster for andre kjente faktorer som besparelser eller godkjent vekst
Fordeler
- Enkel
- Rask
- Nøyaktig - bare hvis det er liten endring i aktivitet
ulemper
- Historisk
- Vurderer ikke eventuelle fremtidige endringer
- Forutsetter at basen er nøyaktig
- Forbind historiske feil
Inkrementell budsjettering bør brukes til utgifter som ikke vil endre seg. For eksempel: når ansatte er konstant, kan lønn bli budsjettert for inkrementelt. Faktorer som lønnsøkning på grunn av bonus eller årlig inflasjonsrate kan legges til.
2. Nullbasert budsjettering
Den nullbaserte budsjetteringsteknikken er den mest anbefalte og populære teknikken, da den er knyttet til forretningsplanleggingsprosessen. Det nullbaserte budsjettet forutsetter at alle budsjetter kommer fra første prinsipper, og at organisasjonen kan starte budsjettet på nytt - med en nullbase.
Budsjettet er da basert på målene som skal oppnås i tidsperioden, uten nødvendigvis å referere til fortiden.
Fordeler
- Proaktiv og fokusert på forretningsmessige mål
- Realistisk og nøyaktig
- Lenker til forretningsplaner
Dis-fordeler
- Tidkrevende
- Krever klare mål
- Mange organisasjoner kan ikke starte med en nullbase som de har tidligere forpliktelser til å opprettholde. Dette kan omfatte eksisterende ansatte, bygninger og kontrakter, som de er forpliktet til å fortsette - i hvert fall på kort sikt
Fordelene med nullbasert budsjettering oppveier generelt ulempene. Når det er mulig, bør nullbaserte prinsipper vedtas, selv når en organisasjon ikke kan ha et komplett nullbasebudget til å begynne med.
3. Kontant Begrenset Budsjettering
Kontantbegrenset budsjettteknikk er hensiktsmessig når en grense er satt på totale nettoutgifter. Lederen må bestemme hva som kan leveres innenfor denne kontantgrensen og opprette et budsjett tilsvarende. Denne teknikken kan være vanskelig å implementere når målene for virksomheten for den perioden har blitt satt uten å vurdere kontantgrensen.
Budsjettet kan settes ved å gjennomføre følgende prosedyre:
- Identifiser faste kostnader, det vil si de som ikke kan reduseres
- Spred budsjettbalansen på tvers av elementer som er fleksible
Fordeler
- Fjern parametere på utgiftene
- Rask
- Gir incitament til å øke besparelsene
ulemper
- Tjenester må kanskje redusere kvalitet, kvantitet eller begge deler for å holde seg innenfor kontantgrensen
- Ikke nødvendigvis knyttet til forretningsmessige mål, som kan inkludere et behov for endring eller utvikling
- Antar at det er nok fleksibilitet i budsjettet til å operere innenfor den samlede kontantgrensen
- Ufleksibel - Det er ikke praktisk for etterspørsel / lovbestemte tjenester
4. Ressursbegrenset budsjettering
Ressursbegrenset budsjettering er nyttig når ressurser som skal utnyttes av virksomheten, er begrenset. Ressursbegrensning gjelder vanligvis for:
- Personale
- Utstyr
- Eiendom
- Finans (kontanter begrenset budsjett en form for ressursbegrenset budsjett)
Det er mange grunner til å begrense ressursene.
For eksempel: Det kan være til nytte for hele organisasjonen å begrense antall ansatte. Dette kan være påkrevd fordi rekruttering av en ekstra heltidspersonell er en kontinuerlig forpliktelse som organisasjonen kanskje ikke kan oppfylle. Derfor er begrensning av bemanningsressurs en felles budsjettinnstilling.
Fordeler
- Fjern parametere på utgiftene
- Rask
- Organisasjonen opprettholder sterk kontroll over sine ressurser
ulemper
- Ingen vurdering av den praktiske effekten av å begrense ressursene og virkningen på tjenestene
- Ikke knyttet til forretningsmessige mål, noe som kan omfatte behov for endring eller utvikling
- Ufleksibel - Det er ikke praktisk for etterspørsel / lovbestemte tjenester
5. Aktivitetsbasert budsjettering
Aktivitetsbasert budsjettering er basert på kostnaden for å levere en aktivitet eller tjeneste. Når budsjettet må reduseres eller justeres, må hver aktivitet undersøkes. Det kreves en beslutning om hvilken aktivitet som skal opphøre eller reduseres.
Denne budsjetteringsmetoden er bare mulig hvis det er klare skillelinjer mellom hver aktivitet, for å tydelig angi hvor ressursene er tildelt. Når ressurser deles (for eksempel ansatte, lokaler, etc.) er det vanskelig å implementere aktivitetsbasert budsjett. Nøyaktige ressursallokeringsmetoder som tid for personale, allokering av kvadratmottak og bruksbruk, etc. vil bli påkrevd.
Fordeler
- Ressurser er tydelig tilpasset tjenestetilbudet
- Danner en basis for enhetskostnad
- Fremhever de dyreste aktivitetene
ulemper
- Ressursallokering kan ikke være nøyaktig
- Detaljert arbeid må gjennomføres for å isolere hver aktivitet og ressursene som forbrukes
- Det er ikke praktisk for tjenester der en fleksibel tilnærming er nødvendig og / eller hvor ressurser må flyttes mellom aktiviteter som svar på etterspørsel
6. Beredskapsbudsjett
Beredskapsbudsjettteknikken bruker en bred tilnærming til budsjettering. Begrenset innsats brukes til å fastslå estimater for hver budsjettoverskrift. En beredskapsbeløp er gitt for å kompensere for dårlige estimater, endringer i etterspørsel og utilstrekkelige ressurser.
Beredskapsbudsjettet kan brukes fleksibelt over alle budsjettoverskriftene. Nivået på beredskapet vil avhenge av en estimering av risikoen for feil innenfor budsjettet. Hvis det vurderes at budsjettet er beregnet til et nøyaktighetsnivå på 80%, kan en 20% beredskap legges til budsjettet.
Fordeler
- Rask
- Lett
- fleksibel
ulemper
- Unøyaktig - innebærer mye gjett arbeid
- Utilstrekkelig tanke gitt til å knytte service med økonomi
- Vanskelig å overvåke
Hva nå?
Det er viktig å forstå de ulike budsjetteringsfaktorene som må vurderes når budsjettet settes. Disse faktorene er inngangselementet som bestemte utgiftene og inntektene, og dermed budsjettet. Å forstå disse faktorene gjør det mulig for budsjett beslutningstakere å tenke kreativt og gjennomføre effektiv kontroll.
Å bruke riktige budsjettinnstillingsteknikker er avgjørende for å sette realistiske budsjetter. Lær mer om alle de viktige aspektene som kreves for å sette budsjettene fra vår gratis veiledning for budsjettinnstilling. Læringsressursen inneholder eksempler og øvelser som gjør det mulig å anvende teoretisk kunnskap i praksis.