Er du ansvarlig for et offentlig budsjett?
I så fall forstår du at det økonomiske presset på offentlige organisasjoner øker.
Ledere står overfor en rekke offentlige budsjettproblemer. Forvaltning med økonomisk ansvar har en vanskelig jobb på grunn av mangel på opplæring, finansieringskutt eller manglende evne til å gjøre endringer.
Les videre for svar på tre offentlige budsjettproblemer og forbedre budsjettinnstillingene dine.
Tre offentlige budsjettproblemer og hvordan de skal løses
1. "Jeg har ikke fullmakt til å foreta nødvendige endringer."
Problem:
"Jeg har ikke fullmakt til å gjøre budsjettendringer for tjenestens gode. Jeg kan ikke bruke lønnsbudsjetter til å finansiere andre typer varer og tjenester fordi lønn er beskyttet. Jeg kan ikke endre lønnsnivået til de ansatte jeg klarer fordi disse er løst, og personellavdelingen tillater ikke endringer. "
Løsning:
Hvis en budsjettinnehaver eller leder skal tilstrekkelig kontrollere en tjeneste, bør de kunne opprette en bemanningsstruktur som samsvarer med tjenesten. Eventuelle endringer i bemanning skal utføres innenfor rammen av organisasjonens personalepolitikk. I enkelte organisasjoner kan dette ta tid å implementere. Lønnskostnader vil derfor bli løst på kort sikt, men kan vanligvis endres på lengre sikt med en omorganiseringsplan, som ofte vil være en del av en forandringsplan.
For å kunne jobbe vellykket i organisasjonen, må budsjettinnehaveren avklare hva som kan gjøres med besparelser på lønnsbudsjetter. Kan de for eksempel bli brukt til å støtte overtid eller midlertidig betalinger? Dette kan gi litt fleksibilitet i hvordan bemanningsressurser kan utnyttes på kort sikt.
Det beste rådet for å oppnå endringer er å presentere et forslag til organisasjonens beslutningstakere. Å skaffe toppledelse er avgjørende for å tilpasse beslutningsprosessen med budsjettansvar.
Budsjettkutt kan kreve at ledere gjør en alternativ plan for budsjettet.
2. "Mitt budsjett er kuttet halvveis gjennom året!"
Problem:
"Jeg anser meg selv å ha gode budsjettkontroll ferdigheter, men jeg er frustrert i min innsats for å administrere budsjettet min fordi budsjettet min blir ofte kuttet uten advarsel."
Løsning:
Styring av offentlig sektor er ofte en del av en nasjonal finanspolitikk. Som et resultat har man søkt effektivitetsbesparelser fra alle områder av det offentlige liv som mottar offentlig finansiering: politistyrken, væpnede styrker, lokale myndigheter, utdannings- og helsemyndigheter for å nevne noen få. Dette er enda mer utbredt i en tid med austerity. Under slike omstendigheter er det vanskelig å sette det perfekte budsjettet uavhengig av omsorgstiltaket.
Konsekvent budsjettforvaltning gjennom hele året er den eneste måten en organisasjon kan holde innenfor budsjettet ved årsskiftet. Dette inkluderer beregning av månedlige utgangsprognoser.
Budsjetter kan bli kuttet på enkelte områder for å kompensere for overskytende utgifter i andre. Ledere som kanskje har styrt sine budsjett godt i løpet av året, kan oppleve kutt for organisasjonens skyld. Dette kan virke urettferdig, men det hjelper hvis alle ansatte er klar over det "store bildet" for deres organisasjon og de samlede økonomiske kravene.
Det mest frustrerende aspektet av prosessen er når budsjettendringer gjøres uten advarsel eller forklaring. Hvis ledere må oppleve budsjettkutt midtveis gjennom regnskapsåret, som vil påvirke deres planer, skal årsakene til endringer alltid forklares på forhånd.
Budsjettforvaltere må også informere toppledelsen om hvilken innvirkning budsjettkuttene vil ha på målsettingen. Dette kan bare gjøres nøyaktig hvis lederen virkelig forstår budsjettfaktorene, profilen til budsjettet og hvor de er i å oppnå den opprinnelige planen.
Når endringer i budsjetter gjøres, bør budsjettinnehaveren re-prognose hele budsjettet, og deretter utvikle en ny plan for tjenesten.
Opplæring og god kommunikasjon er viktig for å løse offentlige budsjettproblemer.
3. "Ingen i organisasjonen har riktig økonomisk opplæring."
Problem:
"I denne organisasjonen har det ikke vært økonomisk trening for budsjettinnehavere. Det er ikke en overraskelse at vi har overforbruk, fordi ingen har fått noe trening. Men det ser alltid ut til å være nok nødpenger til å hjelpe vår tjeneste, så ingen synes å bekymre deg! "
Løsning:
Dette er et av de vanligste offentlige budsjettproblemer.
Finansiell trening er viktig når en organisasjon har et devolved budsjett. Det er viktig å trene hvert medarbeider som har ansvar for et budsjett.
Finansiell opplæring er teknisk og kan være vanskelig å levere internt, ettersom finansmedarbeidere ikke har de nødvendige opplæringsevner. Treningsbudsjetter kan også være begrensede, og er ofte et mål for budsjettbesparelser når penger må reddes, men dette er en kortsiktig tilnærming. Finansiering for opplæring bør prioriteres slik at ansatte kan ta effektive økonomiske beslutninger og bidra til å spare organisasjonens penger i fremtiden.
Timing av treningen er også viktig. Ansatte kan ofte bli med og forlate organisasjonen, så det anbefales at et løpende treningsprogram. Denne opplæringen skal være på ulike nivåer, slik at alle ansatte kan utvikle sine ferdigheter i forhold til deres rolle i å styre budsjetter.
Hvis intern trening ikke kan leveres, er eksterne kurs tilgjengelig. Disse kursene drives av representative organer i sektoren og av profesjonelle institutter og foreninger. Det er også opplæringsfirmaer som leverer både eksterne og tilpassede opplæringskurs.
Det er også mulig å få opplæringshjelpemidler, for eksempel bøker, videoer og læringsmateriell, for å hjelpe budsjettinnehavere med egenutvikling. Det er mange produkter på markedet, men de fleste er fokusert på privat sektor finans. Dette hjelper ikke ledere med å løse offentlige budsjettproblemer.
HB Publications-serien er spesifikk for offentlig sektor og gir utmerket læringsmateriell for å hjelpe ledere til å forbedre sine ferdigheter.
Hva kan du gjøre neste?
Å løse offentlige budsjettproblemer krever økonomisk kompetanse. Vår bok "Managing the Devolved Budget" angir andre problemer og løsninger som du kan finne nyttige.
For å utvikle dine egne økonomiske ferdigheter, last ned vår gratis budsjettinnstilling ferdighetsguide. Guiden tar deg gjennom noen viktige aspekter ved å sette opp et budsjett og inneholder øvelser for å hjelpe deg med å bruke teoretisk kunnskap på arbeidsplassen.