Proces ustalania budżetu ma kluczowe znaczenie dla skutecznej kontroli budżetowej. Budżety powinny dokładnie odzwierciedlać świadczone usługi. Istnieje kilka technik ustawiania budżetu, które mogą być wykorzystywane zarówno do budżetów wydatków, jak i dochodów.
Techniki te można stosować niezależnie lub w połączeniu, w zależności od rodzaju realizowanego budżetu.
6 powszechnie stosowanych technik ustawiania budżetu to:
- Budżetowanie przyrostowe
- Budżetowanie w oparciu o zero
- Budżetowanie ograniczone gotówką
- Budżetowanie ograniczone zasobami
- Budżetowanie oparte na aktywności
- Budżetowanie awaryjne
1. Budżetowanie przyrostowe
Technika przyrostowego budżetowania wykorzystuje dane historyczne dotyczące dochodów i wydatków jako punkt wyjścia. Dane te są zazwyczaj uzyskiwane z budżetu na rok poprzedni, rachunków lub kombinacji tych dwóch. Dane historyczne są wykorzystywane jako podstawa do sformułowania budżetu na następny rok.
Budżet można ustawić, wykonując następującą procedurę:
- Rozważ każdą pozycję budżetu oddzielnie
- Dodaj lub odejmij współczynnik inflacji do danych historycznych
- Dostosuj do innych znanych czynników, takich jak oszczędności lub zatwierdzony wzrost
Zalety
- Prosty
- Szybki
- Dokładne - tylko w przypadku niewielkich zmian w aktywności
Niedogodności
- Historyczny
- Nie bierze pod uwagę żadnych niezbędnych przyszłych zmian
- Zakłada, że baza jest dokładna
- Łączy błędy historyczne
Budżetowanie przyrostowe powinno być wykorzystywane w przypadku wydatków, które prawdopodobnie się nie zmienią. Na przykład: gdy personel jest stały, wynagrodzenia można budżetować stopniowo. Można dodać takie czynniki, jak wzrost wynagrodzenia z tytułu premii lub rocznej stopy inflacji.
2. Budżetowanie zerowe
Technika budżetowania oparta na zerach jest najbardziej zalecaną i popularną techniką, ponieważ jest powiązana z procesem planowania biznesowego. Budżet zerowy zakłada, że wszystkie budżety pochodzą z pierwszych zasad i że organizacja może rozpocząć budżet od nowa - z zerową bazą.
Budżet opiera się następnie na celach do osiągnięcia w danym okresie, niekoniecznie odnosząc się do przeszłości.
Zalety
- Proaktywne i skoncentrowane na celu biznesowym
- Realistyczne i dokładne
- Linki do biznesplanów
Niedogodności
- Czasochłonne
- Wymaga jasnych celów
- Wiele organizacji nie może zacząć od bazy zerowej, ponieważ mają wcześniejsze zobowiązania do utrzymania. Może to obejmować istniejący personel, budynki i umowy, które są zobowiązani kontynuować - przynajmniej w krótkim okresie
Zalety budżetowania zerowego zazwyczaj przewyższają wady. Tam, gdzie to możliwe, należy przyjąć zasady oparte na zerach, nawet jeśli organizacja nie może mieć pełnego budżetu zerowego na początku.
3. Ograniczone budżetowanie w gotówce
Technika budżetowania z ograniczoną kwotą gotówki jest odpowiednia, gdy limit jest ustalany na łączne wydatki netto. Menedżer musi określić, co może zostać dostarczone w ramach tego limitu gotówki i odpowiednio utworzyć budżet. Technika ta może być trudna do wdrożenia, gdy cele firmy na ten okres zostały ustalone bez uwzględnienia limitu gotówkowego.
Budżet można ustawić, wykonując następującą procedurę:
- Zidentyfikuj koszt stały, czyli taki, którego nie można zmniejszyć
- Rozłóż saldo budżetu na pozycje elastyczne
Zalety
- Jasne parametry dotyczące wydatków
- Szybki
- Zachęca do zwiększenia oszczędności
Niedogodności
- Usługi mogą wymagać obniżenia jakości, ilości lub obu, aby utrzymać limit gotówki
- Niekoniecznie związane z celami biznesowymi, które mogą obejmować potrzebę zmiany lub rozwoju
- Zakłada, że budżet jest wystarczająco elastyczny, aby działać w ramach ogólnego limitu gotówki
- Nieelastyczne - nie jest praktyczne w przypadku usług opartych na popycie / ustawowych
4. Ograniczone budżetowanie zasobów
Budżet ograniczony do zasobów jest przydatny, gdy zasoby wykorzystywane przez firmę są ograniczone. Ograniczenie zasobów zwykle dotyczy:
- Personel
- Sprzęt
- własność
- Finanse (budżet ograniczony budżetem jest formą budżetu ograniczonego zasobami)
Istnieje wiele powodów ograniczania zasobów.
Na przykład: ograniczenie liczby pracowników może być korzystne dla całej organizacji. Może to być wymagane, ponieważ rekrutacja dodatkowego personelu w pełnym wymiarze godzin jest ciągłym zobowiązaniem, którego organizacja może nie być w stanie spełnić. W związku z tym ograniczenie zasobów kadrowych jest wspólnym podejściem do ustalania budżetu.
Zalety
- Jasne parametry dotyczące wydatków
- Szybki
- Organizacja utrzymuje silną kontrolę nad swoimi zasobami
Niedogodności
- Bez uwzględnienia praktycznego wpływu ograniczenia zasobów i wpływu na usługi
- Nie związane z celami biznesowymi, które mogą obejmować potrzebę zmian lub rozwoju
- Nieelastyczne - nie jest praktyczne w przypadku usług opartych na popycie / ustawowych
5. Budżetowanie oparte na działalności
Budżetowanie oparte na aktywności opiera się na koszcie świadczenia usługi lub usługi. Gdy budżet musi zostać zmniejszony lub skorygowany, każde działanie będzie musiało zostać zbadane. Wymagana będzie decyzja, która działalność powinna zostać wstrzymana lub ograniczona.
Ta metoda budżetowania jest możliwa tylko wtedy, gdy istnieją wyraźne podziały między poszczególnymi działaniami, aby wyraźnie wskazać, gdzie przydzielane są zasoby. W przypadku udostępniania zasobów (takich jak personel, pomieszczenia itp.) Realizacja budżetu zadaniowego jest trudna. Wymagane będą dokładne metody alokacji zasobów, takie jak czas naliczany przez personel, przydzielanie powierzchni, wykorzystanie mediów itp.
Zalety
- Zasoby są wyraźnie dopasowane do ich świadczenia usług
- Tworzy bazę do kalkulacji kosztów jednostkowych
- Podkreśla najdroższe działania
Niedogodności
- Przydział zasobów może nie być dokładny
- Należy podjąć szczegółowe prace, aby wyizolować każde działanie i zużyte zasoby
- W przypadku usług, w których wymagane jest elastyczne podejście i / lub w których zasoby muszą być przenoszone między działaniami w odpowiedzi na popyt, nie jest praktyczne
6. Budżetowanie awaryjne
Technika budżetowania awaryjnego wykorzystuje szerokie podejście do budżetowania. Ograniczone wysiłki są wykorzystywane do ustalenia szacunków dla każdej linii budżetowej. Dostarczana jest kwota awaryjna w celu zrekompensowania słabych szacunków, zmian popytu i niewystarczających zasobów.
Budżet na nieprzewidziane wydatki może być wykorzystywany elastycznie w dowolnych pozycjach budżetowych. Poziom ewentualności zależeć będzie od oszacowania ryzyka błędu w ramach budżetu. Jeśli uzna się, że budżet został obliczony na poziomie dokładności 80%, do budżetu można dodać 20% kontyngentu.
Zalety
- Szybki
- Łatwy
- Elastyczne
Niedogodności
- Niedokładne - wymaga dużo zgadywania
- Niewystarczająca myśl o łączeniu usług z finansami
- Trudne do monitorowania
Co następne?
Ważne jest, aby zrozumieć różne czynniki budżetowania, które należy uwzględnić przy ustalaniu budżetu. Czynniki te stanowią element wejściowy, który określa wydatki i dochód, a tym samym budżet. Zrozumienie tych czynników pozwala twórcom budżetu myśleć kreatywnie i wdrażać skuteczną kontrolę.
Użycie właściwych technik ustawiania budżetu ma kluczowe znaczenie dla ustalenia realistycznych budżetów. Dowiedz się więcej o wszystkich ważnych aspektach wymaganych do ustalenia budżetów z naszego bezpłatnego przewodnika „Umiejętności ustawiania budżetu”. Zasób edukacyjny zawiera przykłady i ćwiczenia, które umożliwiają zastosowanie wiedzy teoretycznej w praktyce.