Czy jesteś odpowiedzialny za budżet sektora publicznego?
Jeśli tak, rozumiesz, że rośnie presja finansowa na organizacje sektora publicznego.
Menedżerowie borykają się z różnymi problemami budżetowymi sektora publicznego. Zarządza odpowiedzialnością finansową ma trudną pracę z powodu braku szkoleń, cięć finansowania lub niemożności wprowadzenia zmian.
Czytaj dalej, aby uzyskać odpowiedzi na trzy problemy budżetowe sektora publicznego i poprawić swoje umiejętności ustawiania budżetu.
Trzy problemy budżetowe w sektorze publicznym i sposoby ich rozwiązywania
1. „Nie mam uprawnień do wprowadzania niezbędnych zmian”.
Problem:
„Nie mam uprawnień do wprowadzania zmian w budżecie dla dobra usługi. Nie mogę używać budżetów płacowych do finansowania innych rodzajów towarów i usług, ponieważ wynagrodzenia są chronione. Nie mogę zmienić poziomu wynagrodzenia personelu, którym zarządzam, ponieważ są one naprawione, a dział personalny nie zezwala na zmiany. ”
Rozwiązanie:
Jeśli posiadacz budżetu lub menedżer ma odpowiednio kontrolować usługę, powinien być w stanie stworzyć strukturę kadrową, która odpowiada usłudze. Wszelkie zmiany w personelu powinny być przeprowadzane w kontekście polityki personalnej organizacji. W niektórych organizacjach wdrożenie może zająć trochę czasu. W związku z tym koszty wynagrodzeń zostaną ustalone w krótkim okresie, ale zazwyczaj można je zmienić w dłuższym okresie za pomocą planu reorganizacji, który często stanowi część planu zarządzania zmianą.
Aby pracować z powodzeniem w organizacji, posiadacz budżetu musi wyjaśnić, co można zrobić z oszczędnościami w budżetach płacowych. Na przykład, czy mogą być wykorzystane do obsługi nadgodzin lub płatności pracowników tymczasowych? Może to zapewnić pewną elastyczność w sposobie rozmieszczenia zasobów kadrowych w krótkim okresie.
Najlepszą radą do osiągnięcia zmian jest przedstawienie propozycji decydentom organizacji. Uzyskanie wsparcia ze strony kierownictwa wyższego szczebla ma zasadnicze znaczenie dla dostosowania mocy decyzyjnej do odpowiedzialności budżetowej.
Cięcia budżetowe mogą wymagać od menedżerów sporządzenia alternatywnego planu dla ich budżetu.
2. „Mój budżet jest zmniejszony w połowie roku!”
Problem:
„Uważam, że mam dobre umiejętności w zakresie kontroli budżetowej, ale jestem sfrustrowany wysiłkami, by zarządzać moim budżetem, ponieważ mój budżet jest często cięty bez ostrzeżenia”.
Rozwiązanie:
Kontrolowanie wydatków sektora publicznego jest często częścią krajowej polityki fiskalnej. W rezultacie poszukiwano oszczędności w zakresie efektywności ze wszystkich dziedzin życia publicznego, które otrzymują fundusze publiczne: siły policyjne, siły zbrojne, władze lokalne, władze oświatowe i służby zdrowia, aby wymienić tylko kilka. Jest to jeszcze bardziej powszechne w czasach oszczędności. W tych okolicznościach trudno jest ustalić idealny budżet niezależnie od podjętej opieki.
Konsekwentne zarządzanie budżetem przez cały rok to jedyny sposób, w jaki organizacja może pozostać w budżecie do końca roku. Obejmuje to obliczanie miesięcznych prognoz wyników.
Budżety mogą być cięte w niektórych obszarach, aby zrekompensować nadmierne wydatki w innych. Menedżerowie, którzy dobrze kontrolowali swoje budżety w ciągu roku, mogą doświadczyć cięć na rzecz organizacji. Może się to wydawać niesprawiedliwe, ale pomaga, jeśli wszyscy pracownicy są świadomi „dużego obrazu” ich organizacji i ogólnych wymagań finansowych.
Najbardziej frustrującym aspektem procesu jest zmiana budżetu bez ostrzeżenia lub wyjaśnienia. Jeśli menedżerowie muszą doświadczyć cięć budżetowych w połowie roku budżetowego, co wpłynie na ich plany, przyczyny zmian należy zawsze wyjaśnić z wyprzedzeniem.
Zarządzający budżetem muszą również informować kierownictwo wyższego szczebla o wpływie cięć budżetowych na osiągnięcie celów. Można to zrobić dokładnie, jeśli menedżer naprawdę rozumie czynniki budżetowe, profil ich budżetu i miejsce, w którym osiągają pierwotny plan.
Gdy wprowadzane są zmiany w budżecie, posiadacz budżetu powinien ponownie przewidzieć cały budżet, a następnie opracować nowy plan usługi.
Szkolenia i dobra komunikacja są niezbędne do rozwiązywania problemów budżetowych w sektorze publicznym.
3. „Nikt w organizacji nie ma odpowiedniego szkolenia finansowego”.
Problem:
„W tej organizacji nie było szkoleń finansowych dla posiadaczy budżetu. Nie jest niespodzianką, że mamy ponad wydatki, ponieważ nikt nie otrzymał żadnego szkolenia. Jednak zawsze wydaje się, że jest wystarczająco dużo pieniędzy na pomoc, aby pomóc naszym usługom, więc nikt nie wydaje się martwić! ”
Rozwiązanie:
Jest to jeden z najczęstszych problemów budżetowych w sektorze publicznym.
Szkolenie finansowe jest niezbędne, gdy organizacja ma zdecentralizowany budżet. Ważne jest, aby szkolić każdego członka personelu odpowiedzialnego za budżet.
Szkolenia finansowe mają charakter techniczny i mogą być trudne do zrealizowania wewnętrznie, ponieważ personel finansowy nie posiada odpowiednich umiejętności szkoleniowych. Budżety na szkolenia mogą być również ograniczone i często są celem cięć budżetowych, gdy trzeba zaoszczędzić pieniądze, ale jest to podejście krótkowzroczne. Finansowanie szkoleń powinno być traktowane priorytetowo, tak aby personel mógł podejmować skuteczne decyzje finansowe i pomóc zaoszczędzić pieniądze organizacji w przyszłości.
Ważny jest również czas szkolenia. Pracownicy często mogą dołączyć do organizacji i ją opuścić, dlatego zaleca się prowadzenie stałego szkolenia. Szkolenie to powinno odbywać się na różnych poziomach, aby wszyscy pracownicy mogli rozwijać swoje umiejętności w odniesieniu do ich roli w zarządzaniu budżetami.
Jeśli szkolenia wewnętrzne nie mogą zostać zrealizowane, dostępne są kursy zewnętrzne. Kursy te prowadzone są przez organy reprezentujące sektor oraz przez profesjonalne instytuty i stowarzyszenia. Istnieją również firmy szkoleniowe, które prowadzą zarówno szkolenia zewnętrzne, jak i indywidualne.
Możliwe jest również uzyskanie pomocy szkoleniowych, takich jak książki, filmy i materiały szkoleniowe, aby pomóc posiadaczom budżetu w samodzielnym rozwoju. Istnieje wiele produktów na rynku, ale większość koncentruje się na finansowaniu sektora prywatnego. Nie pomaga to menedżerom w rozwiązywaniu problemów budżetowych w sektorze publicznym.
Seria książek wydawnictwa HB Publications jest specyficzna dla sektora publicznego i zapewnia doskonały materiał do nauki, aby pomóc menedżerom w doskonaleniu ich umiejętności.
Co możesz zrobić dalej?
Rozwiązywanie problemów budżetowych sektora publicznego wymaga kompetencji finansowych. Nasza książka „Zarządzanie budżetem zdecentralizowanym” określa inne problemy i rozwiązania, które mogą okazać się przydatne.
Aby rozwinąć własne umiejętności finansowe, pobierz nasz bezpłatny przewodnik po ustawieniach budżetowych. Przewodnik poprowadzi Cię przez kilka ważnych aspektów tworzenia budżetu i zawiera ćwiczenia, które pomogą Ci zastosować wiedzę teoretyczną w miejscu pracy.