O processo de definição do orçamento é crucial para um controle orçamentário efetivo. Os orçamentos devem refletir com precisão os serviços fornecidos. Existem várias técnicas de definição de orçamento que podem ser usadas para orçamentos de despesas e receitas.
Essas técnicas podem ser usadas independentemente ou em combinação, dependendo do tipo de orçamento implementado.
As 6 técnicas de definição de orçamento amplamente utilizadas são:
- Orçamento Incremental
- Orçamento baseado em zero
- Orçamento limitado em dinheiro
- Orçamento restrito por recursos
- Orçamento baseado em atividades
- Orçamento de contingência
1. Orçamento Incremental
A técnica de orçamento incremental usa dados históricos de receita e despesa como ponto de partida. Esses dados geralmente são adquiridos a partir do orçamento do ano anterior, contas ou uma combinação dos dois. Os dados históricos são usados como linha de base para formular o orçamento para o ano seguinte.
O orçamento pode ser definido através da implementação do seguinte procedimento:
- Considere cada rubrica orçamental separadamente
- Adicionar ou subtrair fator de inflação aos dados históricos
- Ajuste para outros fatores conhecidos, como economia ou crescimento aprovado
Vantagens
- Simples
- Rápido
- Preciso - somente se houver pouca mudança na atividade
Desvantagens
- Histórico
- Não considera quaisquer alterações futuras necessárias
- Assume que a base é precisa
- Erros históricos de compostos
O orçamento incremental deve ser usado para despesas que provavelmente não serão alteradas. Por exemplo: quando a equipe é constante, os salários podem ser orçados para incrementalmente. Fatores como aumento de remuneração devido a um bônus ou taxa de inflação anual podem ser adicionados.
2. Orçamento Base Zero
A técnica de orçamentação baseada em zero é a técnica mais recomendada e popular, pois está vinculada ao processo de planejamento de negócios. O orçamento baseado em zero pressupõe que todos os orçamentos são derivados dos primeiros princípios e que a organização pode iniciar o orçamento novamente - com uma base zero.
O orçamento é então baseado nos objetivos a serem alcançados no período de tempo, sem necessariamente se referir ao passado.
Vantagens
- Proativo e focado no objetivo comercial
- Realista e preciso
- Links nos planos de negócios
Desvantagens
- Demorado
- Requer objetivos claros
- Muitas organizações não podem começar com uma base zero, pois têm compromissos anteriores de manter. Isto pode incluir o pessoal existente, edifícios e contratos, que eles são obrigados a continuar - pelo menos a curto prazo
As vantagens do orçamento baseado em zero geralmente superam as desvantagens. Sempre que possível, princípios baseados em zero devem ser adotados, mesmo quando uma organização não pode ter um orçamento zero completo para começar.
3. Orçamento Limitado em Dinheiro
A técnica de orçamento limitado em dinheiro é apropriada quando um limite é definido na despesa líquida total. O gerente deve determinar o que pode ser entregue dentro desse limite de caixa e criar um orçamento de acordo. Essa técnica pode ser difícil de implementar quando os objetivos do negócio para esse período de tempo foram definidos sem considerar o limite de caixa.
O orçamento pode ser definido através da implementação do seguinte procedimento:
- Identificar custo fixo, ou seja, aqueles que não podem ser reduzidos
- Espalhe o saldo do orçamento em itens flexíveis
Vantagens
- Parâmetros claros sobre despesas
- Rápido
- Fornece incentivo para aumentar a economia
Desvantagens
- Os serviços podem ter que diminuir a qualidade, quantidade ou ambos para permanecer dentro do limite de caixa
- Não necessariamente vinculado a objetivos comerciais, que podem incluir a necessidade de mudança ou desenvolvimento
- Presume que há flexibilidade suficiente no orçamento para operar dentro do limite de caixa total
- Inflexível - Não é prático para serviços sob demanda / estatutários
4. Orçamento restrito por recursos
O orçamento restrito de recursos é útil quando os recursos a serem utilizados pelos negócios são restritos. A restrição de recursos geralmente se aplica a:
- Funcionários
- Equipamento
- Propriedade
- Finanças (orçamento limitado em dinheiro é uma forma de orçamento restrito de recursos)
Existem muitas razões para restringir recursos.
Por exemplo: pode ser benéfico para toda a organização restringir os números de funcionários. Isso pode ser necessário porque o recrutamento de uma equipe adicional em tempo integral é um compromisso contínuo que a organização talvez não consiga cumprir. Portanto, restringir recursos de pessoal é uma abordagem comum de definição de orçamento.
Vantagens
- Parâmetros claros sobre despesas
- Rápido
- Organização mantém forte controle sobre seus recursos
Desvantagens
- Nenhuma consideração do impacto prático da restrição de recursos e do impacto sobre os serviços
- Não vinculado a objetivos comerciais, que podem incluir a necessidade de mudança ou desenvolvimento
- Inflexível - Não é prático para serviços sob demanda / estatutários
5. Orçamento Baseado em Atividades
O orçamento baseado em atividades é baseado no custo de fornecer uma atividade ou serviço. Quando o orçamento precisa ser reduzido ou ajustado, cada atividade precisará ser examinada. Será necessária uma decisão sobre qual atividade deve ser interrompida ou reduzida.
Este método de orçamento só é possível se houver divisões claras entre cada atividade, para indicar claramente onde os recursos são alocados. Quando os recursos são compartilhados (como funcionários, instalações, etc.), a implementação do orçamento baseado em atividades é difícil. Serão necessários métodos precisos de alocação de recursos, como o tempo cobrado pela equipe, a alocação de metragem quadrada e o uso do utilitário, etc.
Vantagens
- Recursos são claramente compatíveis com a prestação de serviços
- Forma uma base para custeio unitário
- Destaca as atividades mais caras
Desvantagens
- A alocação de recursos pode não ser precisa
- Trabalho detalhado precisa ser realizado para isolar cada atividade e os recursos consumidos
- Não é prático para serviços em que é necessária uma abordagem flexível e / ou onde os recursos precisam ser movidos entre atividades em resposta à demanda
6. Orçamento Contingente
A técnica de orçamento de contingência usa uma abordagem ampla para orçamentação. Um esforço limitado é usado para estabelecer estimativas para cada rubrica orçamentária. Um valor de contingência é fornecido para compensar estimativas precárias, mudanças na demanda e recursos insuficientes.
O orçamento de contingência pode ser usado de maneira flexível em qualquer um dos títulos orçamentários. O nível da contingência dependerá de uma estimativa do risco de erro dentro do orçamento. Se considerarmos que o orçamento foi calculado com um nível de exatidão de 80%, uma contingência de 20% pode ser adicionada ao orçamento.
Vantagens
- Rápido
- Fácil
- Flexível
Desvantagens
- Impreciso - envolve muito trabalho de adivinhação
- Pensamento insuficiente dado à vinculação de serviços com finanças
- Difícil de monitorar
Qual o proximo?
É importante entender os diferentes fatores orçamentários que precisam ser considerados ao definir o orçamento. Esses fatores são o elemento de entrada que determinou as despesas e receitas e, portanto, o orçamento. Entender esses fatores permite que os responsáveis pelo orçamento pensem de forma criativa e implementem um controle efetivo.
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