Você é responsável por um orçamento do setor público?
Nesse caso, você entende que a pressão financeira sobre as organizações do setor público está aumentando.
Os gerentes enfrentam uma variedade de problemas orçamentários do setor público. Administra com responsabilidade financeira tem um trabalho difícil devido à falta de treinamento, cortes de financiamento ou incapacidade de fazer mudanças.
Leia as respostas a três problemas orçamentários do setor público e melhore suas habilidades de definição de orçamento.
Três problemas orçamentários do setor público e como resolvê-los
1. “Eu não tenho autoridade para fazer as mudanças necessárias.”
Problema:
“Não tenho autoridade para fazer alterações no orçamento para o bem do serviço. Não posso usar orçamentos salariais para financiar outros tipos de bens e serviços porque os salários são protegidos. Eu não posso mudar o nível de pagamento da equipe que eu gerencio porque eles são fixos, e o departamento de pessoal não permite mudanças. ”
Solução:
Se um detentor de orçamento ou gerente tiver que controlar adequadamente um serviço, ele deverá ser capaz de criar uma estrutura de pessoal que corresponda ao serviço. Quaisquer mudanças no pessoal devem ser realizadas dentro do contexto das políticas de pessoal da organização. Em algumas organizações, isso pode levar tempo para ser implementado. Portanto, os custos salariais serão fixados no curto prazo, mas geralmente podem ser alterados a longo prazo com um plano de reorganização, que muitas vezes fará parte de um plano de gerenciamento de mudanças.
Para trabalhar com sucesso dentro da organização, o titular do orçamento deve esclarecer o que pode ser feito com as economias feitas nos orçamentos salariais. Por exemplo, eles podem ser usados para suportar horas extras ou pagamentos temporários de equipe? Isso pode fornecer alguma flexibilidade na maneira como os recursos de pessoal podem ser implantados no curto prazo.
O melhor conselho para conseguir mudanças é apresentar uma proposta aos tomadores de decisão da organização. É essencial obter apoio da gerência sênior para alinhar o poder de decisão com a responsabilidade orçamentária.
Cortes orçamentários podem exigir que os gerentes façam um plano alternativo para seu orçamento.
2. "Meu orçamento é cortado no meio do ano!"
Problema:
“Eu me considero ter boas habilidades de controle orçamentário, mas estou frustrado em meus esforços para administrar meu orçamento porque meu orçamento é frequentemente cortado sem aviso prévio.”
Solução:
Controlar os gastos do setor público é muitas vezes parte de uma política fiscal nacional. Como resultado, foram obtidas poupanças de eficiência em todas as áreas da vida pública que recebem financiamento público: a força policial, as forças armadas, as autoridades locais, as autoridades de educação e saúde, para citar algumas. Isso é ainda mais prevalente em um momento de austeridade. Nestas circunstâncias, é difícil definir o orçamento perfeito, independentemente dos cuidados tomados.
A gestão consistente do orçamento ao longo do ano é a única maneira de uma organização permanecer dentro do orçamento até o final do ano. Isso inclui o cálculo das projeções mensais dos resultados.
Orçamentos podem ser cortados em algumas áreas para compensar o excesso de gastos em outros. Os gerentes que podem ter controlado bem seus orçamentos durante o ano podem sofrer cortes em nome da organização. Isso pode parecer injusto, mas ajuda se todos os funcionários estiverem cientes do “quadro geral” de sua organização e dos requisitos financeiros gerais.
O aspecto mais frustrante do processo é quando as alterações de orçamento são feitas sem aviso ou explicação. Se os gerentes tiverem que passar por cortes orçamentários no meio do ano fiscal, o que afetará seus planos, as razões para as mudanças sempre devem ser explicadas com antecedência.
Os gerentes orçamentários também devem informar a gerência sênior sobre o impacto que os cortes orçamentários terão sobre o alcance dos objetivos. Isso só pode ser feito com precisão se o gerente realmente entender os fatores orçamentários, o perfil de seu orçamento e onde eles estão atingindo o plano original.
Quando são feitas alterações nos orçamentos, o detentor do orçamento deve fazer uma nova previsão de todo o orçamento e, em seguida, desenvolver um novo plano para o serviço.
Treinamento e boa comunicação são essenciais para resolver problemas orçamentários do setor público.
3. “Ninguém na organização possui treinamento financeiro adequado.”
Problema:
“Nesta organização, não houve treinamento financeiro para os titulares de orçamento. Não é surpresa que tenhamos gasto demais, porque ninguém recebeu nenhum treinamento. No entanto, sempre parece haver dinheiro de emergência suficiente para ajudar nosso serviço, então ninguém parece se preocupar! ”
Solução:
Este é um dos problemas orçamentários mais comuns do setor público.
O treinamento financeiro é essencial quando uma organização tem um orçamento descentralizado. É vital treinar cada membro do pessoal responsável por um orçamento.
A formação financeira é técnica e pode ser difícil de fornecer internamente, pois a equipe financeira não possui as habilidades de treinamento apropriadas. Os orçamentos de treinamento também podem ser limitados, e geralmente são alvo de cortes orçamentários quando o dinheiro precisa ser economizado, mas essa é uma abordagem de curto alcance. O financiamento para treinamento deve ser priorizado para que a equipe possa tomar decisões financeiras eficazes e ajudar a economizar dinheiro para a organização no futuro.
O tempo do treinamento também é importante. Os funcionários podem freqüentemente se juntar e deixar a organização, por isso é recomendado um programa de treinamento contínuo. Este treinamento deve ser em diferentes níveis, para que todos os funcionários possam desenvolver suas habilidades em relação ao seu papel na gestão de orçamentos.
Se o treinamento interno não puder ser realizado, haverá cursos externos disponíveis. Estes cursos são dirigidos por entidades representativas do setor e por institutos e associações profissionais. Há também empresas de treinamento que oferecem cursos de treinamento externos e sob medida.
Também é possível obter ajudas de treinamento, como livros, vídeos e materiais didáticos, para ajudar os donos de orçamentos com seu autodesenvolvimento. Existem muitos produtos no mercado, mas a maioria está focada no financiamento do setor privado. Isso não ajuda os gerentes na solução de problemas orçamentários do setor público.
A série de livros da HB Publications é específica do setor público e fornece excelente material didático para ajudar os gerentes a aprimorar suas habilidades.
O que você pode fazer a seguir?
A solução de problemas orçamentários do setor público exige competência financeira. Nosso livro “Gerenciando o Orçamento Devolvido” estabelece outros problemas e soluções que você pode achar úteis.
Para desenvolver suas próprias habilidades financeiras, faça o download do nosso guia de qualificação de orçamento gratuito. O guia leva você através de alguns aspectos importantes da criação de um orçamento e contém exercícios para ajudá-lo a aplicar o conhecimento teórico no local de trabalho.