Budgetinställningen är avgörande för effektiv budgetkontroll. Budgetar bör korrekt återspegla de tjänster som tillhandahålls. Det finns flera budgetinställningsmetoder som kan användas för både utgifter och inkomstbudgetar.
Dessa tekniker kan användas oberoende eller i kombination, beroende på vilken typ av budget som genomförs.
De 6 mest använda budgetinställningsmetoderna är:
- Inkrementell budgetering
- Nollbaserad budgetering
- Kontant begränsad budgetering
- Resursbegränsad budgetering
- Aktivitetsbaserad budgetering
- Beredskapsbudgetning
1. Inkrementell budgetering
Den inkrementella budgetteringstekniken använder historisk inkomst- och utgiftsdata som utgångspunkt. Dessa data förvärvas vanligtvis från föregående års budget, konton eller en kombination av de två. Den historiska data används som utgångspunkt för att formulera budgeten för det följande året.
Budgeten kan fastställas genom att genomföra följande förfarande:
- Beakta varje budgetrubrik separat
- Lägg till eller subtrahera inflationsfaktorn till historiska data
- Justera för andra kända faktorer som besparingar eller godkänd tillväxt
fördelar
- Enkel
- Snabbt
- Exakt - endast om det är liten förändring i aktiviteten
nackdelar
- Historisk
- Överväger inga nödvändiga framtida förändringar
- Antag att basen är korrekt
- Förenar historiska fel
Inkrementell budgetering bör användas för utgifter som sannolikt inte kommer att förändras. Till exempel: När personal är konstant kan lönerna budgeteras för inkrementellt. Faktorer som löneökning på grund av bonus eller årlig inflation kan läggas till.
2. Nollbaserad budgetering
Den nollbaserade budgeteringstekniken är den mest rekommenderade och populära tekniken, eftersom den är kopplad till affärsplaneringsprocessen. Den nollbaserade budgeten förutsätter att alla budgetar härleds från första principerna och att organisationen kan börja budgeten på nytt - med en nollbas.
Budgeten baseras sedan på de mål som ska uppnås under perioden utan att nödvändigtvis referera till det förflutna.
fördelar
- Proaktiv och fokuserad på affärsmål
- Realistisk och korrekt
- Länkar till affärsplaner
Dis-Fördelar
- Tidskrävande
- Kräver tydliga mål
- Många organisationer kan inte börja med en nollbas eftersom de har tidigare åtaganden att upprätthålla. Detta kan omfatta befintlig personal, byggnader och kontrakt som de är skyldiga att fortsätta - åtminstone på kort sikt
Fördelarna med nollbaserad budgetering överväger vanligtvis nackdelarna. När det är möjligt bör nollbaserade principer antas, även om en organisation inte kan ha en komplett nollbasbaserad budget till att börja med.
3. Kontant begränsad budgetering
Kontantbegränsad budgetteringsteknik är lämplig när en gräns fastställs för de totala nettokostnaderna. Chefen måste bestämma vad som kan levereras inom denna kontantgräns och skapa en budget i enlighet därmed. Denna teknik kan vara svår att genomföra när målen för verksamheten för den perioden har fastställts utan hänsyn till kontantgränsen.
Budgeten kan fastställas genom att genomföra följande förfarande:
- Identifiera fasta kostnader, det vill säga de som inte kan minskas
- Sprid budgetsaldan över objekt som är flexibla
fördelar
- Tydliga parametrar på utgifterna
- Snabbt
- Ger incitament att öka besparingarna
nackdelar
- Tjänster kan behöva minska kvalitet, kvantitet eller båda för att hålla sig inom kontantgränsen
- Inte nödvändigtvis kopplad till affärsmål, vilket kan innefatta ett behov av förändring eller utveckling
- Antag att det finns tillräckligt med flexibilitet i budgeten att driva sig inom den totala kontantgränsen
- Flexibel - Det är inte praktiskt för efterfrågade / lagstadgade tjänster
4. Resursbegränsad budgetering
Resursbegränsad budgetering är användbar när resurser som utnyttjas av verksamheten är begränsade. Resursbegränsning gäller vanligtvis för:
- Personal
- Utrustning
- Fast egendom
- Finans (kontantbegränsad budget är en form av resursbegränsad budget)
Det finns många anledningar till att begränsa resurserna.
Till exempel kan det vara till nytta för hela organisationen att begränsa personalantal. Det kan krävas eftersom rekrytering av ytterligare heltidspersonal är ett pågående engagemang som organisationen kanske inte kan uppfylla. Att begränsa personalresursen är därför en gemensam budgetinriktning.
fördelar
- Tydliga parametrar på utgifterna
- Snabbt
- Organisationen upprätthåller stark kontroll över sina resurser
nackdelar
- Ingen hänsyn tas till de praktiska konsekvenserna av att begränsa resurserna och påverkan på tjänsterna
- Ej kopplad till affärsmål, vilket kan innefatta ett behov av förändring eller utveckling
- Flexibel - Det är inte praktiskt för efterfrågade / lagstadgade tjänster
5. Aktivitetsbaserad budgetering
Aktivitetsbaserad budgetering baseras på kostnaden för att tillhandahålla en aktivitet eller tjänst. När budgeten behöver minskas eller justeras måste varje verksamhet undersökas. Ett beslut kommer att krävas om vilken aktivitet som ska upphöra eller minskas.
Denna budgeteringsmetod är endast möjlig om det finns tydliga uppdelningar mellan varje aktivitet, för att tydligt ange var resurser fördelas. När resurser delas (t.ex. personal, lokaler etc.) är det svårt att genomföra den aktivitetsbaserade budgeten. Noggranna resursfördelningsmetoder som tid som belastas av personal, fördelning av kvadratmeter och användningsanvändning etc. kommer att krävas.
fördelar
- Resurser är tydligt anpassade till sin tjänsteleverans
- Formulerar en bas för enhetskostnad
- Uppmärksammar de dyraste aktiviteterna
nackdelar
- Resursallokering kanske inte är korrekt
- Detaljerade arbetet måste vidtas för att isolera varje aktivitet och de förbrukade resurserna
- Det är inte praktiskt för tjänster där ett flexibelt tillvägagångssätt krävs och / eller där resurser behöver flyttas mellan aktiviteter som svar på efterfrågan
6. Beredskapsbudgetning
Beredningsbudgetteringstekniken använder en bred strategi för budgettering. Begränsad insats används för att fastställa uppskattningar för varje budgetrubrik. Ett beredskapsbelopp tillhandahålls för att kompensera för dåliga uppskattningar, förändringar i efterfrågan och otillräckliga resurser.
Beredskapsbudgeten kan användas flexibelt över alla budgetposter. Nivån på beredskapen beror på en uppskattning av risken för fel inom budgeten. Om det anses att budgeten har beräknats till en precisionsnivå på 80%, kan en 20% beredskap läggas till budgeten.
fördelar
- Snabbt
- Lätt
- Flexibel
nackdelar
- Felaktig - innebär mycket gissning
- Otillräcklig tanke på att länka tjänsten med ekonomi
- Svårt att övervaka
Vad nästa?
Det är viktigt att förstå de olika budgeteringsfaktorer som måste beaktas när budgeten fastställs. Dessa faktorer är det inmatade elementet som bestämde utgifterna och inkomsterna, och därmed budgeten. Förstå dessa faktorer gör det möjligt för budgetmakarna att tänka kreativt och genomföra effektiv kontroll.
Att använda rätt budgetinställningsmetoder är avgörande för att fastställa realistiska budgetar. Läs mer om alla viktiga aspekter som krävs för att ställa in budgetar från vår kostnadsfria guide för budgetinställningar. Inlärningsresursen innehåller exempel och övningar som gör att du kan tillämpa din teoretiska kunskap i praktiken.