Är du ansvarig för en offentlig budget?
Om så är fallet förstår du att det ekonomiska trycket på offentliga organisationer ökar.
Cheferna står inför en rad offentliga budgetproblem. Hantering med ekonomiskt ansvar har ett svårt arbete på grund av brist på utbildning, finansieringsnedskärningar eller oförmåga att göra förändringar.
Läs vidare för svar på tre offentliga budgetproblem och förbättra dina budgetinställningar.
Tre offentliga budgetproblem och hur man löser dem
1. "Jag har inte befogenhet att göra nödvändiga ändringar."
Problem:
"Jag har inte befogenhet att göra ändringar i budgeten för tjänsten. Jag kan inte använda lönebudgetar för att finansiera andra typer av varor och tjänster, eftersom lönerna är skyddade. Jag kan inte ändra lönenivå för den personal som jag klarar av eftersom dessa är lätta och personalavdelningen tillåter inte ändringar. "
Lösning:
Om en budgetinnehavare eller chef ska kontrollera en tjänst på ett tillfredsställande sätt, bör de kunna skapa en personalstruktur som matchar tjänsten. Eventuella förändringar i bemanningen bör utföras inom ramen för organisationens personalpolicy. I vissa organisationer kan det ta tid att genomföra. Lönekostnaderna kommer därför att fastställas på kort sikt men kan vanligtvis ändras på längre sikt med en omorganisationsplan som ofta kommer att ingå i en förändringsplan.
För att kunna arbeta framgångsrikt inom organisationen måste budgetinnehavaren klargöra vad som kan göras med besparingar på lönebudgetar. Kan de till exempel användas för att stödja övertid eller tillfälligt anställda betalningar? Detta kan ge viss flexibilitet i hur personalresurser kan utnyttjas på kort sikt.
Det bästa rådet att nå förändringar är att lägga fram ett förslag till organisationens beslutsfattare. Att få stöd från ledande befattningshavare är avgörande för att anpassa beslutskraften till budgetansvar.
Budgetnedskärningar kan kräva att cheferna gör en alternativ plan för sin budget.
2. "Min budget är halverad genom året!"
Problem:
"Jag anser att jag har goda budgetkontrollfärdigheter, men jag är frustrerad i mina insatser för att hantera min budget eftersom min budget ofta skärs utan varning."
Lösning:
Att styra offentliga utgifter är ofta en del av en nationell finanspolitik. Som ett resultat har man sökt effektivitetsbesparingar från alla delar av det offentliga livet som får offentlig finansiering: polisstyrkan, väpnade styrkor, lokala myndigheter, utbildnings- och hälsotillstånd för att nämna några. Detta är ännu mer utbrett i en tid av åtstramning. Under dessa omständigheter är det svårt att ställa in den perfekta budgeten, oavsett den vårda vården.
Konsekvent budgethantering under hela året är det enda sättet att en organisation kan hålla sig inom budgeten vid årsskiftet. Detta inkluderar beräkning av månatliga utfallsprognoser.
Budgetar kan sänkas på vissa områden för att kompensera för överskjutande utgifter i andra. Chefer som kanske har kontrollerat sina budgetar väl under året kan uppleva nedskärningar för organisationens skull. Det kan tyckas orättvist, men det hjälper till om all personal är medveten om den "stora bilden" för sin organisation och de totala finansiella kraven.
Den mest frustrerande aspekten av processen är när budgetändringar görs utan varning eller förklaring. Om cheferna måste uppleva budgetnedskärningar halvvägs under budgetåret, vilket kommer att påverka sina planer, ska orsakerna till förändringar alltid förklaras i förväg.
Budgetansvariga måste också informera den höga ledningen om vilka konsekvenser budgetbesparingarna kommer att få för att uppnå målen. Detta kan bara göras exakt om chefen verkligen förstår budgetfaktorerna, profilen för deras budget och var de är i att uppnå den ursprungliga planen.
När budgetändringar görs bör budgetinnehavaren ompröva hela budgeten och sedan utveckla en ny plan för tjänsten.
Utbildning och god kommunikation är avgörande för att lösa offentliga budgetproblem.
3. "Ingen i organisationen har rätt finansiell utbildning."
Problem:
"I denna organisation har det inte skett någon finansiell utbildning för budgetinnehavare. Det är inte en överraskning att vi har över utgifter, eftersom ingen har fått någon utbildning. Men det verkar alltid finnas tillräckligt med akuta pengar för att hjälpa vår service, så ingen verkar oroa dig! "
Lösning:
Detta är ett av de vanligaste offentliga budgetproblemen.
Finansiell utbildning är nödvändig när en organisation har en decentraliserad budget. Det är viktigt att träna varje anställd som har ansvaret för en budget.
Finansiell utbildning är teknisk och kan vara svår att leverera internt, eftersom finanspersonalen inte har lämpliga utbildningsförmåga. Utbildningsbudgetar kan också vara begränsade och är ofta ett mål för budgetnedskärningar när pengar behöver sparas, men det här är en kortsiktighet. Finansiering för utbildning bör prioriteras så att personalen kan fatta effektiva ekonomiska beslut och hjälpa till att spara organisationens pengar i framtiden.
Timing av träningen är också viktig. Anställda kan ofta gå med och lämna organisationen, så ett pågående utbildningsprogram rekommenderas. Denna utbildning bör ligga på olika nivåer, så att alla anställda kan utveckla sin kompetens i förhållande till deras roll i förvaltningen av budgetar.
Om intern utbildning inte kan levereras, finns externa kurser tillgängliga. Dessa kurser drivs av representativa organ inom sektorn och av professionella institut och föreningar. Det finns också träningsföretag som levererar både externa och skräddarsydda kurser.
Det är också möjligt att få utbildningshjälpmedel, till exempel böcker, videor och läromedel, för att hjälpa budgetinnehavare med egenutveckling. Det finns många produkter på marknaden, men de flesta är inriktade på privat sektor. Detta hjälper inte cheferna att lösa offentliga budgetproblem.
HB Publications serier är specifika för den offentliga sektorn och ger utmärkt läromedel för att hjälpa cheferna att förbättra sina färdigheter.
Vad kan du göra nästa?
Att lösa offentliga budgetproblem kräver ekonomisk kompetens. Vår bok "Hantera den avvecklade budgeten" beskriver andra problem och lösningar som du kan finna användbara.
För att utveckla dina egna ekonomiska färdigheter, ladda ner vår kostnadsfria guide för budgetinställningar. Guiden tar dig igenom några viktiga aspekter av att skapa en budget och innehåller övningar som hjälper dig att tillämpa teoretisk kunskap på arbetsplatsen.