لضمان الرقابة الفعالة على الميزانية ، يجب مراقبة الميزانيات وإدارتها بشكل فعال. على الرغم من عدم تحديد الفرق بين مراقبة وإدارة الميزانيات بشكل واضح ، إلا أن هناك بعض الخصائص التي تميزها.
يمكن التمييز بين الاثنين على النحو التالي:
| رصد الميزانيات | إدارة الميزانيات |
| التحقق من دقة الإيرادات الفعلية والنفقات المبلغ عنها ؛ مقارنة "القيم الفعلية" بالميزانيات ؛ حساب الفروق. تحديد الاتجاهات ؛ تسليط الضوء على الاختلافات للشخص الذي يدير الميزانية. | اتخاذ الإجراءات اللازمة ، بناءً على نتائج المراقبة ، لضمان بقاء الميزانية تحت السيطرة. |
تضمن عملية مراقبة الميزانية استخدام الأموال وفقًا لمستوى وجودة المخرجات المطلوبة من الموارد المخصصة.
يمكن تقسيم عملية التحكم في الميزانيات إلى عدة خطوات:
- إنشاء الموقف الفعلي
- مقارنة الفعلي مع الميزانية
- حساب الفروق
- إجراء تحليل التباين - تحديد أسباب الفروق
- اتخاذ إجراءات لممارسة السيطرة
الخطوة 1 - تحديد الموقف الفعلي
جميع المنظمات لديها شكل من أشكال نظام المحاسبة الذي يسجل إيراداتها ونفقاتها. اعتمادًا على النظام ، سيتم تحديد الميزانيات عن طريق شكل من أشكال رمز الميزانية. يتم بعد ذلك تسجيل الدخل والنفقات مقابل رمز الميزانية. وهذا يمكّن أصحاب الميزانية من تحديد موضعهم الفعلي في الميزانية في أي وقت.
يتم تقديم هذه المعلومات عادةً في تقرير الإدارة المالية . سيختلف نمط ومحتوى التقرير من مؤسسة إلى أخرى وسيعتمدان على النظام المالي المستخدم.
لتحديد الوضع الفعلي ، سيحتاج صاحب الميزانية إلى فحص وفهم المعلومات المالية المتاحة. سيحتاجون إلى معرفة مدى حداثة المعلومات وتعديلها لأي معاملات معلقة. قد تشمل هذه المدينين والدائنين. سيحتاج صاحب الميزانية أيضًا إلى معرفة ما إذا كان قد تم "الالتزام" بأي جزء من ميزانيته - أي ما إذا كان قد تم طلب السلع والخدمات ولكن لم يتم استلامها بعد.
لذلك ، قد يتطلب إنشاء المركز الفعلي معلومات من عدة مصادر مختلفة اعتمادًا على المنظمة.
الخطوة 2 - مقارنة الفعلي مع الميزانية
بعد الانتهاء من الخطوة 1 ، تتم مقارنة الاحتياجات التي تم جمعها بأرقام الموازنة المحددة في بداية السنة المالية. يجب أن تكون هذه المقارنة بسيطة إذا كانت عناوين الإيرادات والنفقات الفعلية تطابق عناوين الإيرادات والنفقات المحددة في الميزانية.
يسمى الفرق بين الدخل الفعلي والنفقات والإيرادات والنفقات المدرجة في الميزانية "الفرق". تحليل التباين هو أسلوب مهم في عملية مراقبة الميزانية.
تمت مناقشة تحليل التباين بالتفصيل في بعض مواردنا الأخرى ، مثل كتابنا " إدارة الميزانية المنقولة ". لدينا أيضًا دورة جيدة جدًا عبر الإنترنت على نظام UDEMY تسمى "إدارة الميزانيات في القطاع العام وغير الربحي" والتي توضح الفروق بوضوح ...