For at sikre en effektiv budgetkontrol skal budgetterne overvåges og styres effektivt. Skønt forskellen mellem overvågning og styring af budgetter ikke er klart defineret, er der visse karakteristika, der adskiller dem fra hinanden.
De to kan bredt skelnes som følger:
| Overvågningsbudgetter | Administrere budgetter |
| Kontrol af nøjagtigheden af de indberettede faktiske indtægter og udgifter sammenligne "aktualer" med budgetter; beregning af afvigelser identificere tendenser fremhæve variationer til den person, der forvalter budgettet. | At træffe de nødvendige foranstaltninger baseret på overvågningsresultaterne for at sikre, at budgettet forbliver i kontrol. |
Budgetkontrolprocessen sikrer, at midlerne udnyttes i overensstemmelse med niveauet og kvaliteten af den produktion, der kræves af de tildelte ressourcer.
Processen med at kontrollere budgetter kan opdeles i flere trin:
- Etablering af faktisk stilling
- Sammenligning af faktiske med budget
- Beregning af afvigelser
- Gennemførelse af variansanalyse - etablering af årsager til afvigelser
- At træffe foranstaltninger for at udøve kontrol
Trin 1 - Oprettelse af faktiske position
Alle organisationer har en form for et regnskabssystem, der registrerer deres indtægter og udgifter. Afhængigt af systemet vil budgetter blive identificeret ved hjælp af en form for budgetkode. Indtægter og udgifter registreres herefter over budgetkoden. Dette gør det muligt for budgetindehavere at identificere deres faktiske budgetposition til enhver tid.
Disse oplysninger er normalt angivet i finansforvaltningsrapporten . Rapportens stil og indhold vil variere fra en organisation til en anden og vil være afhængig af det anvendte finansielle system.
For at fastslå den faktiske stilling skal budgetindehaveren undersøge og forstå de tilgængelige finansielle oplysninger. De skal vide, hvor aktuelt oplysningerne er og juster det for eventuelle udestående transaktioner. Disse kan omfatte skyldnere og kreditorer. Budgetindehaveren skal også vide, om en del af deres budget er "forpligtet" - dvs. hvis varer og tjenesteydelser er bestilt, men endnu ikke modtaget.
Derfor kan etablering af den faktiske position kræve information fra flere forskellige kilder afhængigt af organisationen.
Trin 2 - Sammenlign faktisk med budget
Efter at have gennemført trin 1, sammenlignes de informationer, der indsamles, med de budgetterede tal, der er fastsat i begyndelsen af regnskabsåret. Denne sammenligning bør være enkel, hvis de faktiske indtægter og udgiftsoverskrifter svarer til de af de fastsatte budgetterede indtægter og udgifter.
Forskellen mellem de faktiske indtægter og udgifter og de budgetterede indtægter og udgifter kaldes en "variance". Variansanalyse er en vigtig teknik i budgetkontrolprocessen.
Variansanalyse diskuteres detaljeret i nogle af vores andre ressourcer, som vores bog " Managing the Devolved Budget ". Vi har også et meget godt online kursus på UDEMY platformen kaldet "Administrere budgetter i den offentlige og non-profit sektor", der forklarer afvigelser klart ...