Um eine wirksame Haushaltskontrolle zu gewährleisten, müssen die Haushalte effektiv überwacht und verwaltet werden. Obwohl der Unterschied zwischen Überwachung und Verwaltung von Budgets nicht klar definiert ist, gibt es bestimmte Merkmale, die sie unterscheiden.
Die beiden lassen sich grob wie folgt unterscheiden:
| Überwachung der Budgets | Budgets verwalten |
| Überprüfung der Richtigkeit der ausgewiesenen tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben; Vergleichen von „Istwerten“ mit Budgets; Abweichungen berechnen; Trends erkennen; Hervorheben von Abweichungen bei der Person, die das Budget verwaltet. | Ergreifen der erforderlichen Maßnahmen auf der Grundlage der Überwachungsergebnisse, um sicherzustellen, dass das Budget weiterhin im Griff ist. |
Durch den Haushaltskontrollprozess wird sichergestellt, dass die Mittel entsprechend dem Umfang und der Qualität des Outputs verwendet werden, der aus den zugewiesenen Ressourcen erforderlich ist.
Der Prozess der Budgetkontrolle kann in mehrere Schritte unterteilt werden:
- Istposition ermitteln
- Vergleich mit dem Budget
- Abweichungen berechnen
- Varianzanalyse durchführen - Gründe für Abweichungen festlegen
- Maßnahmen ergreifen, um die Kontrolle auszuüben
Schritt 1 - Istposition ermitteln
Alle Organisationen verfügen über ein Buchhaltungssystem, das ihre Einnahmen und Ausgaben aufzeichnet. Je nach System werden Budgets durch eine Art Budgetcode identifiziert. Einnahmen und Ausgaben werden dann gegen den Haushaltscode verbucht. Auf diese Weise können die Budgetbesitzer zu jedem Zeitpunkt ihre tatsächliche Budgetposition ermitteln.
Diese Informationen sind normalerweise im Finanzmanagementbericht enthalten . Stil und Inhalt des Berichts sind von Organisation zu Organisation unterschiedlich und hängen vom verwendeten Finanzsystem ab.
Um die tatsächliche Position zu ermitteln, muss der Haushaltsinhaber die verfügbaren Finanzinformationen prüfen und verstehen. Sie müssen wissen, wie aktuell die Informationen sind, und sie für ausstehende Transaktionen anpassen. Dazu können Schuldner und Gläubiger gehören. Der Budgetinhaber muss auch wissen, ob ein Teil seines Budgets „gebunden“ ist, dh ob Waren und Dienstleistungen bestellt wurden, aber noch nicht eingegangen sind.
Für die Ermittlung der tatsächlichen Position können daher je nach Organisation Informationen aus verschiedenen Quellen erforderlich sein.
Schritt 2 - Istwert mit Budget vergleichen
Nach Abschluss von Schritt 1 werden die gesammelten Informationen mit den zu Beginn des Geschäftsjahres festgelegten budgetierten Zahlen verglichen. Dieser Vergleich sollte einfach sein, wenn die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben denen der festgelegten Einnahmen und Ausgaben entsprechen.
Die Differenz zwischen den tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben und den budgetierten Einnahmen und Ausgaben wird als "Abweichung" bezeichnet. Die Varianzanalyse ist eine wichtige Technik im Haushaltskontrollprozess.
Die Varianzanalyse wird in einigen unserer anderen Ressourcen ausführlich beschrieben, wie z. B. in unserem Buch „ Das verwaltete Budget verwalten “. Wir haben auch einen sehr guten Online-Kurs auf der UDEMY-Plattform mit der Bezeichnung "Budgetverwaltung im öffentlichen Sektor und im Non-Profit-Sektor", in dem die Abweichungen eindeutig erklärt werden.