Para garantizar un control presupuestario efectivo, los presupuestos deben ser monitoreados y administrados de manera efectiva. Aunque la diferencia entre la supervisión y la gestión de los presupuestos no está claramente definida, hay ciertas características que los diferencian.
Los dos pueden distinguirse ampliamente de la siguiente manera:
| Presupuestos de monitoreo | Gestión de presupuestos |
| Verificación de la exactitud de los ingresos y gastos reales informados; comparando los "reales" con los presupuestos; calcular las desviaciones; identificar tendencias; Destacando las variaciones a la persona que gestiona el presupuesto. | Tomar las medidas necesarias, basadas en los resultados del monitoreo, para garantizar que el presupuesto permanezca dentro del control. |
El proceso de control presupuestario garantiza que los fondos se estén utilizando de acuerdo con el nivel y la calidad del producto requerido de los recursos asignados.
El proceso de control de presupuestos se puede dividir en varios pasos:
- Establecer posición actual
- Comparación real con presupuesto
- Cálculo de variaciones
- Realización de análisis de varianza - estableciendo razones para las varianzas
- Tomar medidas para ejercer el control.
Paso 1 - Establecer la posición actual
Todas las organizaciones tienen algún tipo de sistema de contabilidad que registra sus ingresos y gastos. Dependiendo del sistema, los presupuestos serán identificados por alguna forma de código de presupuesto. Los ingresos y gastos se registran luego en el código presupuestario. Esto permite a los responsables del presupuesto identificar su posición presupuestaria real en cualquier momento.
Esta información se proporciona normalmente en el informe de gestión financiera . El estilo y el contenido del informe variarán de una organización a otra y dependerán del sistema financiero utilizado.
Para establecer la posición real, el responsable del presupuesto deberá examinar y comprender la información financiera disponible. Deberán saber qué tan actualizada está la información y ajustarla para cualquier transacción pendiente. Estos pueden incluir los deudores y acreedores. El responsable del presupuesto también deberá saber si alguna parte de su presupuesto se ha “comprometido”, es decir, si los bienes y servicios se han pedido pero aún no se han recibido.
Por lo tanto, establecer la posición real puede requerir información de varias fuentes diferentes dependiendo de la organización.
Paso 2 - Comparar real con presupuesto
Después de completar el Paso 1, la información recopilada debe compararse con las cifras presupuestadas establecidas al inicio del año financiero. Esta comparación debe ser simple si los rubros de ingresos y gastos reales coinciden con los de los ingresos y gastos presupuestados establecidos.
La diferencia entre los ingresos y gastos reales y los ingresos y gastos presupuestados se denomina "variación". El análisis de varianza es una técnica importante en el proceso de control presupuestario.
El análisis de varianza se discute en detalle en algunos de nuestros otros recursos, como nuestro libro " Administrar el presupuesto devuelto ". También tenemos un muy buen curso en línea sobre la plataforma UDEMY llamado "Administración de presupuestos en el sector público y no lucrativo", que explica claramente las variaciones ...