प्रभावी बजटीय नियंत्रण सुनिश्चित करने के लिए, बजटों की प्रभावी रूप से निगरानी और प्रबंधन किया जाना चाहिए। यद्यपि बजटों की निगरानी और प्रबंधन के बीच अंतर स्पष्ट रूप से परिभाषित नहीं किया गया है, लेकिन कुछ निश्चित विशेषताएं हैं जो उन्हें अलग करती हैं।
दोनों को मोटे तौर पर निम्न प्रकार से जाना जा सकता है:
| बजट की निगरानी | बजट का प्रबंधन |
| रिपोर्ट की गई वास्तविक आय और व्यय की सटीकता की जाँच करना; बजट के साथ "वास्तविक" की तुलना करना; भिन्नताओं की गणना; रुझानों की पहचान करना; बजट का प्रबंधन करने वाले व्यक्ति के लिए विविधताओं को उजागर करना। | निगरानी परिणामों के आधार पर आवश्यक कार्रवाई करना, ताकि बजट नियंत्रण में रहे। |
बजटीय नियंत्रण प्रक्रिया यह सुनिश्चित करती है कि आवंटित संसाधनों से अपेक्षित स्तर और गुणवत्ता के अनुसार धन का उपयोग किया जा रहा है।
बजट को नियंत्रित करने की प्रक्रिया को कई चरणों में तोड़ा जा सकता है:
- वास्तविक स्थिति स्थापित करना
- बजट के साथ वास्तविक तुलना
- परिवर्तन की गणना
- विचरण विश्लेषण का संचालन करना - भिन्नताओं के कारणों को स्थापित करना
- नियंत्रण के लिए कार्रवाई करना
चरण 1 - वास्तविक स्थिति स्थापित करें
सभी संगठनों के पास एक लेखांकन प्रणाली है जो उनकी आय और व्यय को रिकॉर्ड करती है। सिस्टम के आधार पर, बजट कोड के कुछ रूप से बजट की पहचान की जाएगी। आय और व्यय तब बजट कोड के खिलाफ दर्ज किए जाते हैं। यह बजट धारकों को किसी भी समय उनकी वास्तविक बजट स्थिति की पहचान करने में सक्षम बनाता है।
यह जानकारी आम तौर पर वित्तीय प्रबंधन रिपोर्ट में प्रदान की जाती है। रिपोर्ट की शैली और सामग्री एक संगठन से दूसरे में भिन्न होगी और उपयोग की गई वित्तीय प्रणाली पर निर्भर करेगी।
वास्तविक स्थिति स्थापित करने के लिए, बजट धारक को उपलब्ध वित्तीय जानकारी की जांच और समझने की आवश्यकता होगी। उन्हें यह जानना होगा कि जानकारी कितनी चालू है और इसे किसी भी बकाया लेनदेन के लिए समायोजित करें। इनमें देनदार और लेनदार शामिल हो सकते हैं। बजट धारक को यह भी जानना होगा कि क्या उनके बजट का कोई हिस्सा "प्रतिबद्ध" किया गया है - अर्थात यदि माल और सेवाओं का आदेश दिया गया है लेकिन अभी तक प्राप्त नहीं हुआ है।
इसलिए, वास्तविक स्थिति की स्थापना के लिए संगठन के आधार पर कई अलग-अलग स्रोतों से जानकारी की आवश्यकता हो सकती है।
चरण 2 - बजट के साथ वास्तविक तुलना करें
चरण 1 को पूरा करने के बाद, इकट्ठा की गई आवश्यकताओं की तुलना वित्तीय वर्ष की शुरुआत में निर्धारित बजट आंकड़ों से की जानी चाहिए। यदि वास्तविक आय और व्यय शीर्ष निर्धारित बजट आय और व्यय से मेल खाते हैं तो यह तुलना सरल होनी चाहिए।
वास्तविक आय और व्यय और बजटीय आय और व्यय के बीच अंतर को "विचरण" कहा जाता है। बजटीय नियंत्रण प्रक्रिया में विविधता विश्लेषण एक महत्वपूर्ण तकनीक है।
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