Untuk memastikan kontrol anggaran yang efektif, anggaran harus dipantau dan dikelola secara efektif. Meskipun perbedaan antara pemantauan dan pengelolaan anggaran tidak didefinisikan dengan jelas, ada beberapa karakteristik yang membedakannya.
Keduanya dapat dibedakan secara luas sebagai berikut:
| Memantau anggaran | Mengelola anggaran |
| Memeriksa keakuratan pendapatan dan pengeluaran aktual yang dilaporkan; membandingkan "aktual" dengan anggaran; menghitung varian; mengidentifikasi tren; menyoroti variasi pada orang yang mengelola anggaran. | Mengambil tindakan yang diperlukan, berdasarkan hasil pemantauan, untuk memastikan anggaran tetap terkendali. |
Proses kontrol anggaran memastikan dana digunakan sesuai dengan tingkat dan kualitas output yang dibutuhkan dari sumber daya yang dialokasikan.
Proses mengendalikan anggaran dapat dipecah menjadi beberapa langkah:
- Menetapkan posisi aktual
- Membandingkan aktual dengan anggaran
- Menghitung varian
- Melakukan analisis ragam - menetapkan alasan untuk ragam
- Mengambil tindakan untuk melakukan kontrol
Langkah 1 - Menetapkan Posisi Aktual
Semua organisasi memiliki beberapa bentuk sistem akuntansi yang mencatat pendapatan dan pengeluaran mereka. Bergantung pada sistem, anggaran akan diidentifikasi oleh beberapa bentuk kode anggaran. Penghasilan dan pengeluaran dicatat berdasarkan kode anggaran. Ini memungkinkan pemegang anggaran untuk mengidentifikasi posisi anggaran mereka yang sebenarnya pada suatu titik waktu.
Informasi ini biasanya disediakan dalam laporan manajemen keuangan . Gaya dan isi laporan akan bervariasi dari satu organisasi ke organisasi lain dan akan tergantung pada sistem keuangan yang digunakan.
Untuk menetapkan posisi aktual, pemegang anggaran perlu memeriksa dan memahami informasi keuangan yang tersedia. Mereka perlu mengetahui seberapa mutakhir informasi itu dan menyesuaikannya untuk setiap transaksi yang belum dibayar. Ini mungkin termasuk debitur dan kreditor. Pemegang anggaran juga perlu mengetahui apakah ada bagian dari anggaran mereka yang “berkomitmen” - yaitu apakah barang dan jasa telah dipesan tetapi belum diterima.
Oleh karena itu, menetapkan posisi aktual mungkin memerlukan informasi dari beberapa sumber berbeda tergantung pada organisasi.
Langkah 2 - Bandingkan Aktual dengan Anggaran
Setelah menyelesaikan Langkah 1, informasi yang dikumpulkan perlu dibandingkan dengan angka yang dianggarkan yang ditetapkan pada awal tahun keuangan. Perbandingan ini harus sederhana jika pos pendapatan dan pengeluaran aktual cocok dengan pos pendapatan dan pengeluaran yang dianggarkan.
Perbedaan antara pendapatan aktual dan pengeluaran dan pendapatan dan pengeluaran yang dianggarkan disebut “varians”. Analisis varians adalah teknik penting dalam proses kontrol anggaran.
Analisis varians dibahas secara rinci dalam beberapa sumber daya kami yang lain, seperti buku kami “ Mengelola Anggaran yang Dilimpahkan ”. Kami juga memiliki kursus online yang sangat baik pada platform UDEMY yang disebut "Mengelola Anggaran di Sektor Publik dan Nirlaba" yang menjelaskan perbedaan dengan jelas ...