Per garantire un controllo di bilancio efficace, i bilanci devono essere monitorati e gestiti in modo efficace. Sebbene la differenza tra monitoraggio e gestione dei budget non sia chiaramente definita, ci sono alcune caratteristiche che li distinguono.
I due possono essere ampiamente distinti come segue:
| Monitoraggio dei budget | Gestire i budget |
| Verifica dell'accuratezza delle entrate e delle spese effettive segnalate; confrontando "effettivi" con i budget; calcolo delle varianze; identificare le tendenze; evidenziando le variazioni alla persona che gestisce il budget. | Prendendo le misure necessarie, sulla base dei risultati del monitoraggio, per garantire che il budget rimanga sotto controllo. |
Il processo di controllo del bilancio garantisce che i fondi vengano utilizzati in base al livello e alla qualità della produzione richiesta dalle risorse assegnate.
Il processo di controllo dei budget può essere suddiviso in diversi passaggi:
- Stabilire la posizione attuale
- Confronto con il budget attuale
- Calcolo delle varianze
- Esecuzione dell'analisi della varianza - determinazione delle ragioni delle varianze
- Agire per esercitare il controllo
Passaggio 1: stabilire la posizione effettiva
Tutte le organizzazioni hanno una qualche forma di un sistema contabile che registra le loro entrate e spese. A seconda del sistema, i budget saranno identificati da una qualche forma di codice budget. Entrate e spese sono quindi registrate rispetto al codice di bilancio. Ciò consente ai titolari di budget di identificare la propria posizione di budget in qualsiasi momento.
Questa informazione è normalmente fornita nella relazione sulla gestione finanziaria . Lo stile e il contenuto del rapporto varieranno da un'organizzazione all'altra e dipenderanno dal sistema finanziario utilizzato.
Per stabilire la posizione effettiva, il titolare del budget dovrà esaminare e comprendere le informazioni finanziarie disponibili. Dovranno sapere quanto sono aggiornate le informazioni e regolarle per eventuali transazioni in sospeso. Questi possono includere debitori e creditori. Il titolare del budget dovrà anche sapere se una parte del proprio budget è stata "impegnata", cioè se i beni e i servizi sono stati ordinati ma non ancora ricevuti.
Pertanto, stabilire la posizione attuale potrebbe richiedere informazioni da diverse fonti a seconda dell'organizzazione.
Passaggio 2: confronto effettivo con budget
Dopo aver completato la fase 1, le informazioni raccolte devono essere confrontate con i dati preventivati fissati all'inizio dell'esercizio finanziario. Questo confronto dovrebbe essere semplice se le voci di entrate e spese effettive corrispondono a quelle delle entrate e delle spese fissate in bilancio.
La differenza tra entrate e spese effettive e entrate e uscite preventivate è detta "varianza". L'analisi della varianza è una tecnica importante nel processo di controllo del budget.
L'analisi della varianza è discussa in dettaglio in alcune delle nostre altre risorse, come il nostro libro " Gestire il budget devoluto ". Abbiamo anche un ottimo corso online sulla piattaforma UDEMY chiamato "Gestire i budget nel settore pubblico e non profit" che spiega chiaramente le variazioni ...