効果的な予算管理を確実にするために、予算は効果的に監視され管理されなければなりません。予算の監視と管理の違いは明確に定義されていませんが、それらを区別する特定の特性があります。
この2つは、次のように大きく区別できます。
| 予算を監視する | 予算を管理する |
| 報告された実際の収入と支出の正確さをチェックする。 「実績」と予算を比較する。分散の計算傾向を特定する予算を管理する人にバリエーションを強調する。 | モニタリング結果に基づいて、予算を確実に管理できるようにするために必要な措置を講じる。 |
予算管理プロセスは、割り当てられたリソースから要求される生産のレベルと質に従って資金が確実に利用されるようにします。
予算管理のプロセスは、いくつかのステップに分けられます。
- 実際のポジションを確立する
- 実際の予算との比較
- 差異の計算
- 分散分析の実行 - 分散の理由の確立
- 抑制するための行動
ステップ1 - 実際の立場を確立する
すべての組織は彼らの収入と支出を記録する何らかの会計システムを持っています。システムによっては、予算は何らかの形式の予算コードによって識別されます。収支は予算コードに対して記録されます。これにより、予算保有者は、いつでも実際の予算ポジションを特定することができます。
この情報は通常、 財務管理報告書に記載されています。レポートのスタイルと内容は組織によって異なり、使用する金融システムによって異なります。
実際の立場を確定するために、予算保有者は利用可能な財務情報を検討し理解する必要があります。彼らは、情報がどれほど最新であるかを知り、未解決の取引に対してそれを調整する必要があります。これらには債務者や債権者が含まれることがあります。予算保有者は、予算の一部が「確定」されているかどうか、つまり商品やサービスが注文されているがまだ受け取っていないかどうかも知る必要があります。
したがって、実際のポジションを確立するには、組織によってはいくつかの異なる情報源からの情報が必要になる場合があります。
ステップ2 - 実績と予算の比較
ステップ1の完了後、収集された情報は、会計年度の初めに設定された予算値と比較される必要があります。実際の収入と支出の見出しが設定された予算の収入と支出の見出しと一致する場合、この比較は簡単なはずです。
実際の収支と予算の収支との差は、「差異」と呼ばれます。差異分析は、予算管理プロセスにおいて重要な技術です。
分散分析については、著書「 管理予算の削減 」のように、その他の資料で詳しく説明しています。また、差異を明確に説明した「公共部門と非営利部門の予算管理」というUDEMYプラットフォームに関する非常に優れたオンラインコースもあります。