Untuk memastikan kawalan belanjawan yang berkesan, belanjawan mesti dipantau dan diurus dengan berkesan. Walaupun perbezaan antara pemantauan dan pengurusan belanjawan tidak jelas, ada ciri-ciri tertentu yang memisahkannya.
Kedua-duanya boleh dibezakan secara meluas seperti berikut:
| Memantau belanjawan | Menguruskan belanjawan |
| Memeriksa ketepatan pendapatan dan perbelanjaan sebenar yang dilaporkan; membandingkan "sebenar" dengan belanjawan; variasi pengiraan; mengenal pasti trend; menonjolkan variasi kepada orang yang menguruskan bajet. | Mengambil tindakan yang perlu, berdasarkan hasil pemantauan, untuk memastikan belanjawan masih dalam kawalan. |
Proses kawalan belanjawan memastikan dana digunakan mengikut tahap dan kualiti output yang diperlukan dari sumber yang diperuntukkan.
Proses mengawal belanjawan boleh dibahagikan kepada beberapa langkah:
- Menetapkan kedudukan sebenar
- Membandingkan sebenar dengan belanjawan
- Mengira variasi
- Mengendalikan analisis varians - mewujudkan sebab untuk variasi
- Mengambil tindakan untuk menguasai
Langkah 1 - Tetapkan Kedudukan Sebenar
Semua organisasi mempunyai beberapa bentuk sistem perakaunan yang mencatatkan pendapatan dan perbelanjaan mereka. Bergantung kepada sistem, belanjawan akan dikenalpasti oleh beberapa bentuk kod anggaran. Pendapatan dan perbelanjaan kemudian direkodkan dengan kod belanjawan. Ini membolehkan pemegang bajet mengenal pasti kedudukan bajet sebenar mereka pada bila-bila masa.
Maklumat ini biasanya disediakan dalam laporan pengurusan kewangan . Gaya dan kandungan laporan akan berubah dari satu organisasi ke organisasi yang lain dan bergantung kepada sistem kewangan yang digunakan.
Untuk menetapkan kedudukan sebenar, pemegang bajet perlu memeriksa dan memahami maklumat kewangan yang tersedia. Mereka perlu tahu bagaimana maklumat terkini dan menyesuaikannya untuk sebarang urus niaga yang belum dijelaskan. Ini mungkin termasuk penghutang dan pemiutang. Pemegang anggaran juga perlu tahu jika mana-mana bahagian anggaran mereka telah "dilakukan" - iaitu jika barang dan jasa telah dipesan tetapi belum diterima.
Oleh itu, mewujudkan kedudukan sebenar mungkin memerlukan maklumat daripada beberapa sumber yang berbeza bergantung kepada organisasi.
Langkah 2 - Bandingkan Sebenar dengan Anggaran
Selepas melengkapkan Langkah 1, maklumat yang dikumpulkan perlu dibandingkan dengan angka yang dianggarkan yang ditetapkan pada awal tahun kewangan. Perbandingan ini sepatutnya mudah jika tajuk pendapatan dan perbelanjaan sebenar sepadan dengan anggaran pendapatan dan perbelanjaan yang ditetapkan.
Perbezaan antara pendapatan dan perbelanjaan sebenar dan pendapatan dan perbelanjaan yang dianggarkan dipanggil "varians". Analisis variasi adalah teknik penting dalam proses kawalan belanjawan.
Analisis variasi dibincangkan secara terperinci dalam beberapa sumber lain, seperti buku " Mengurus Anggaran Terfokus ". Kami juga mempunyai kursus dalam talian yang sangat baik di platform UDEMY yang disebut "Menguruskan Belanjawan dalam Sektor Awam dan Bukan Keuntungan" yang menerangkan perbezaan dengan jelas ...