Om effectieve budgettaire controle te waarborgen, moeten de budgetten effectief worden gemonitord en beheerd. Hoewel het verschil tussen het bewaken en beheren van budgetten niet duidelijk is gedefinieerd, zijn er bepaalde kenmerken die hen onderscheiden.
De twee kunnen grofweg als volgt worden onderscheiden:
| Budgetten bewaken | Budgetten beheren |
| Controle van de juistheid van de gerapporteerde werkelijke inkomsten en uitgaven; "werkelijke waarden" vergelijken met budgetten; varianties berekenen; trends identificeren; variaties benadrukken voor de persoon die het budget beheert. | De nodige actie ondernemen, op basis van de monitoringresultaten, om ervoor te zorgen dat het budget onder controle blijft. |
Het begrotingscontroleproces zorgt ervoor dat middelen worden gebruikt in overeenstemming met het niveau en de kwaliteit van de output die van de toegewezen middelen wordt verlangd.
Het proces om budgetten te beheersen, kan in verschillende stappen worden opgesplitst:
- Realisatie van de positie
- Feitelijk vergelijken met budget
- Variaties berekenen
- Variantie-analyse uitvoeren - redenen voor afwijkingen vaststellen
- Actie ondernemen om controle uit te oefenen
Stap 1 - Realisatie van de positie
Alle organisaties hebben een vorm van een boekhoudsysteem dat hun inkomsten en uitgaven registreert. Afhankelijk van het systeem worden budgetten geïdentificeerd door een of andere vorm van budgetcode. Inkomsten en uitgaven worden vervolgens geboekt op basis van de budgetcode. Op deze manier kunnen budgethouders op elk moment hun werkelijke budgetpositie bepalen.
Deze informatie wordt normaal gesproken verstrekt in het financieel managementrapport . De stijl en inhoud van het rapport variëren van organisatie tot organisatie en zijn afhankelijk van het gebruikte financiële systeem.
Om de werkelijke positie vast te stellen, moet de budgethouder de beschikbare financiële informatie onderzoeken en begrijpen. Ze moeten weten hoe actueel de informatie is en deze aanpassen voor openstaande transacties. Deze kunnen debiteuren en crediteuren omvatten. De budgethouder zal ook moeten weten of een deel van zijn budget "gecommitteerd" is, dat wil zeggen als goederen en diensten zijn besteld maar nog niet zijn ontvangen.
Daarom kan het vaststellen van de werkelijke positie afhankelijk van de organisatie informatie uit verschillende bronnen vereisen.
Stap 2 - Werkelijk vergelijken met budget
Na het voltooien van stap 1 moet de verzamelde informatie worden vergeleken met de begrote cijfers die aan het begin van het boekjaar zijn vastgesteld. Deze vergelijking moet eenvoudig zijn als de werkelijke inkomsten en uitgaven dezelfde zijn als die van de vastgestelde gebudgetteerde baten en lasten.
Het verschil tussen de werkelijke inkomsten en uitgaven en de gebudgetteerde inkomsten en uitgaven wordt een "variantie" genoemd. Variantieanalyse is een belangrijke techniek in het budgetcontroleproces.
Variantieanalyse wordt uitgebreid besproken in enkele van onze andere bronnen, zoals ons boek ' Managing the Devolved Budget '. We hebben ook een zeer goede online cursus over het UDEMY-platform genaamd "Beheren van budgetten in de publieke en non-profitsector", wat afwijkingen duidelijk verklaart ...