For å sikre effektiv budsjettkontroll må budsjettene overvåkes og styres effektivt. Selv om forskjellen mellom overvåking og administrasjon av budsjetter ikke er klart definert, er det visse egenskaper som setter dem fra hverandre.
De to kan i stor grad skille seg ut som følger:
| Overvåkingsbudsjett | Administrere budsjetter |
| Kontrollerer nøyaktigheten av faktiske inntekter og utgifter rapportert; sammenligne "aktualer" med budsjetter; beregne avvik identifisere trender; markere variasjoner til personen som administrerer budsjettet. | Å ta de nødvendige tiltakene, basert på overvåkingsresultater, for å sikre at budsjettet forblir innenfor kontroll. |
Budsjettkontrollprosessen sikrer at midler utnyttes i samsvar med nivået og kvaliteten på produksjonen som kreves fra de tildelte ressursene.
Prosessen med å kontrollere budsjetter kan brytes ned i flere trinn:
- Etablere faktisk posisjon
- Sammenligner faktisk med budsjett
- Beregne avvik
- Gjennomføring av variansanalyse - grunnlag for avvik
- Å ta tiltak for å utøve kontroll
Trinn 1 - Opprett faktisk posisjon
Alle organisasjoner har noen form for et regnskapssystem som registrerer inntekter og utgifter. Avhengig av systemet, vil budsjetter bli identifisert ved hjelp av en form for budsjettkode. Inntekter og utgifter registreres deretter mot budsjettkoden. Dette gjør det mulig for budsjettinnehavere å identifisere deres faktiske budsjettposisjon når som helst.
Denne informasjonen er normalt gitt i finansforvaltningsrapporten . Stilen og innholdet i rapporten vil variere fra en organisasjon til en annen, og vil være avhengig av det brukte finansielle systemet.
For å fastslå den faktiske stillingen må budsjettinnehaveren undersøke og forstå den økonomiske informasjonen som er tilgjengelig. De trenger å vite hvor aktuelt informasjonen er og juster den for eventuelle utestående transaksjoner. Disse kan inkludere skyldnere og kreditorer. Budsjettinnehaveren vil også trenge å vite om en del av budsjettet har vært "forpliktet" - det vil si om varer og tjenester er bestilt, men ikke mottatt ennå.
Derfor kan etablering av den faktiske stillingen kreve informasjon fra flere forskjellige kilder avhengig av organisasjonen.
Trinn 2 - Sammenlign faktisk med budsjett
Etter å ha fullført trinn 1, blir de oppsamlede behovene sammenlignet med de budsjetterte tallene i begynnelsen av regnskapsåret. Denne sammenligningen bør være enkel dersom de faktiske inntekts- og utgiftsoverskuddene samsvarer med de innstilte budsjetterte inntektene og utgiftene.
Forskjellen mellom faktiske inntekter og utgifter og budsjetterte inntekter og utgifter kalles "varians". Variansanalyse er en viktig teknikk i budsjettkontrollprosessen.
Variansanalyse er omtalt i detalj i noen av våre andre ressurser, som vår bok " Managing the Devolved Budget ". Vi har også et veldig godt nettstudium på UDEMY-plattformen, kalt "Administrere budsjetter i offentlig og ikke-profitt sektor" som forklarer avvik klart ...