Para garantir o controle orçamentário efetivo, os orçamentos devem ser efetivamente monitorados e gerenciados. Embora a diferença entre monitorar e gerenciar orçamentos não esteja claramente definida, há certas características que os diferenciam.
Os dois podem ser amplamente diferenciados da seguinte forma:
| Monitorando orçamentos | Gerenciando orçamentos |
| Verificação da precisão das receitas e despesas reais reportadas; comparando “efetivos” com orçamentos; cálculo de variações; identificando tendências; destacando variações para a pessoa que gerencia o orçamento. | Tomar as medidas necessárias, com base nos resultados do monitoramento, para garantir que o orçamento permaneça sob controle. |
O processo de controle orçamentário garante que os recursos estejam sendo utilizados de acordo com o nível e a qualidade da produção exigida dos recursos alocados.
O processo de controle de orçamentos pode ser dividido em várias etapas:
- Estabelecimento da posição real
- Comparando o real com o orçamento
- Calculando Variações
- Realizando análise de variância - estabelecendo razões para variações
- Tomar medidas para exercer controle
Passo 1 - Estabelecer Posição Real
Todas as organizações possuem algum tipo de sistema contábil que registra suas receitas e despesas. Dependendo do sistema, os orçamentos serão identificados por alguma forma de código de orçamento. A receita e a despesa são então registradas em relação ao código do orçamento. Isso permite que os detentores de orçamento identifiquem sua posição real no orçamento a qualquer momento.
Esta informação é normalmente fornecida no relatório de gestão financeira . O estilo e o conteúdo do relatório variarão de uma organização para outra e dependerão do sistema financeiro usado.
Para estabelecer a posição real, o titular do orçamento precisará examinar e entender as informações financeiras disponíveis. Eles precisarão saber como as informações estão atualizadas e ajustá-las para quaisquer transações pendentes. Estes podem incluir devedores e credores. O titular do orçamento também precisará saber se alguma parte de seu orçamento foi “comprometida” - isto é, se os bens e serviços foram solicitados, mas ainda não recebidos.
Portanto, estabelecer a posição real pode exigir informações de várias fontes diferentes, dependendo da organização.
Passo 2 - Compare Real com Orçamento
Depois de concluir a Etapa 1, as informações coletadas devem ser comparadas com os números orçados definidos no início do ano financeiro. Essa comparação deve ser simples se as rubricas reais de receitas e despesas corresponderem às receitas e despesas orçamentadas.
A diferença entre a receita e despesa real e a receita e despesa orçada é chamada de “variação”. A análise de variância é uma técnica importante no processo de controle orçamentário.
A análise de variação é discutida em detalhes em alguns de nossos outros recursos, como o nosso livro “ Gerenciando o Orçamento Devolvido ”. Também temos um curso on-line muito bom sobre a plataforma UDEMY, chamado “Gerenciando Orçamentos no Setor Público e Sem Fins Lucrativos”, que explica as variações ...