För att säkerställa en effektiv budgetkontroll måste budgetarna övervakas och hanteras effektivt. Även om skillnaden mellan övervakning och hantering av budgetar inte är tydligt definierad, finns det vissa egenskaper som skiljer dem från varandra.
De två kan i stor utsträckning särskiljas enligt följande:
| Övervakningsbudgetar | Hantera budgetar |
| Kontroll av noggrannhet av faktiska inkomster och utgifter som rapporterats jämföra "actuals" med budgetar; beräkna avvikelser; identifiera trender; markera variationer till den person som hanterar budgeten. | Att vidta nödvändiga åtgärder, baserat på övervakningsresultaten, för att säkerställa att budgeten ligger kvar inom kontrollen. |
Budgetkontrollprocessen säkerställer att medel utnyttjas i enlighet med nivån och kvaliteten på produktionen som krävs från de tilldelade resurserna.
Processen med att styra budgetar kan delas upp i flera steg:
- Fastställande av faktisk position
- Jämförande faktiskt med budget
- Beräkna avvikelser
- Genomförande av variansanalys - upprätta skäl för avvikelser
- Åtgärder för att utöva kontroll
Steg 1 - Upprätta faktisk position
Alla organisationer har någon form av ett redovisningssystem som registrerar sina inkomster och utgifter. Beroende på systemet kommer budgeten att identifieras med någon form av budgetkod. Inkomster och utgifter registreras sedan mot budgetkoden. Detta gör det möjligt för budgetinnehavarna att identifiera deras faktiska budgetposition när som helst.
Denna information ges normalt i den ekonomiska förvaltningsberättelsen . Rapportens stil och innehåll varierar från en organisation till en annan och kommer att vara beroende av det finansiella systemet som används.
För att fastställa den faktiska positionen måste budgetinnehavaren undersöka och förstå den ekonomiska informationen som finns tillgänglig. De måste veta hur aktuell informationen är och justera den för eventuella utestående transaktioner. Dessa kan innefatta gäldenärer och fordringsägare. Budgetinnehavaren behöver också veta om någon del av sin budget har blivit "engagerad" - det vill säga om varor och tjänster har beställts men ännu inte mottagits.
Därför kan upprättandet av den faktiska positionen kräva information från flera olika källor beroende på organisationen.
Steg 2 - Jämför faktiskt med budget
Efter att ha slutfört steg 1 jämförs de information som samlats med de budgeterade siffrorna som fastställdes i början av budgetåret. Denna jämförelse bör vara enkel om de faktiska inkomst- och utgiftsrubrikerna motsvarar de angivna budgeterade intäkterna och utgifterna.
Skillnaden mellan faktiska inkomster och utgifter och den budgeterade inkomsten och utgiften kallas en "varians". Variansanalys är en viktig teknik i budgetkontrollprocessen.
Variansanalys diskuteras i detalj i några av våra andra resurser, till exempel vår bok " Hantera den avvecklade budgeten ". Vi har också en mycket bra online-kurs på UDEMY-plattformen, kallad "Hantering av budgetar inom offentlig och ideell sektor" som förklarar skillnader tydligt ...