Etkili bütçe kontrolünün sağlanması için bütçelerin etkin bir şekilde izlenmesi ve yönetilmesi gerekir. Bütçelerin izlenmesi ve yönetilmesi arasındaki fark açık bir şekilde tanımlanmamış olsa da, onları ayıran belli özellikler vardır.
Bu ikisi genel olarak şu şekilde ayırt edilebilir:
| Bütçeleri izleme | Bütçeleri yönetme |
| Raporlanan gerçek gelir ve giderlerin doğruluğunun kontrol edilmesi; “gerçekleri” bütçelerle karşılaştırmak; varyansların hesaplanması; eğilimleri belirlemek; bütçeyi idare eden kişiye varyasyonları vurgulamak. | Bütçenin kontrol altında kalmasını sağlamak için izleme sonuçlarına dayalı olarak gerekli önlemlerin alınması. |
Bütçe kontrol süreci, fonların tahsis edilen kaynaklardan istenen çıktı seviyesine ve kalitesine uygun olarak kullanılmasını sağlar.
Bütçeleri kontrol etme süreci birkaç aşamaya ayrılabilir:
- Gerçek pozisyonun kurulması
- Gerçek bütçeyle karşılaştırılması
- Varyansların hesaplanması
- Varyans analizi yapmak - varyansın nedenlerini belirlemek
- Kontrole geçmek için harekete geçmek
Adım 1 - Gerçek Pozisyonu Belirleyin
Tüm kuruluşların gelir ve giderlerini kaydeden bir muhasebe sistemi vardır. Sisteme bağlı olarak, bütçeler bir tür bütçe kodu ile tanımlanacaktır. Gelir ve gider daha sonra bütçe koduna karşı kaydedilir. Bu, bütçe sahiplerinin gerçek bütçe pozisyonlarını istedikleri zaman belirleyebilmelerini sağlar.
Bu bilgiler normalde finansal yönetim raporunda verilmektedir. Raporun tarzı ve içeriği bir kuruluştan diğerine değişecek ve kullanılan finansal sisteme bağlı olacaktır.
Gerçek pozisyonu belirlemek için, bütçe sahibinin mevcut finansal bilgileri incelemesi ve anlaması gerekecektir. Bilgilerin ne kadar güncel olduğunu bilmeleri ve bekleyen tüm işlemler için bilgileri ayarlamaları gerekir. Bunlar, borçluları ve alacaklıları içerebilir. Bütçe sahibinin, bütçelerinin herhangi bir kısmının “taahhüt edildiğini” - yani mal ve hizmetlerin sipariş edilip edilmediğini ancak henüz alınmadığını - bilmesi gerekecektir.
Bu nedenle, asıl konumu belirlemek, kuruma bağlı olarak birkaç farklı kaynaktan bilgi gerektirebilir.
Adım 2 - Gerçek Bütçe ile karşılaştırın
1. Adımı tamamladıktan sonra toplanan bilgilerin, mali yılın başında belirlenen bütçeli rakamlarla karşılaştırılması gerekir. Fiili gelir ve gider başlıkları belirlenmiş bütçe gelir ve giderleriyle eşleşiyorsa, bu karşılaştırma basit olmalıdır.
Gerçek gelir ve gider ile bütçelenmiş gelir ve gider arasındaki farka “varyans” denir. Varyans analizi bütçe kontrol sürecinde önemli bir tekniktir.
Varyans analizi, “ Geliştirilmiş Bütçeyi Yönetme ” kitabımız gibi, diğer kaynaklarımızdan bazılarında ayrıntılı olarak tartışılmaktadır. Ayrıca UDEMY platformunda “Kamusal ve Kâr Amacı Gütmeyen Sektörde Bütçeleri Yönetmek” adlı çok iyi bir çevrimiçi kursu var;